Вопрос-ответ

Обязан ли работодатель выдать по требованию работнику после его увольнения копию правил внутреннего трудового распорядка?

Обязан ли работодатель выдать по требованию работнику после его увольнения копию правил внутреннего трудового распорядка? Сотрудница организации попросила работодателя предоставить ей на руки заверенные копии правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда. Работодатель отказался предоставлять данные локальные акты, сославшись на то, что ТК РФ не обязывает его это делать. Сотрудница обратилась в суд.

В иске она потребовала обязать работодателя предоставить ей надлежащим образом заверенные копии правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда.

На повестке дня: определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.08.2022 № 88-12064/2022.

Предыстория: сотрудница организации попросила работодателя предоставить ей на руки заверенные копии правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда.

Работодатель отказался предоставлять данные локальные акты, сославшись на то, что ТК РФ не обязывает его это делать. Сотрудница обратилась в суд.

В иске она потребовала обязать работодателя предоставить ей надлежащим образом заверенные копии правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда.

Задействованные нормы: ст.ст. 22 и 62 ТК РФ.

За что спорили: возможность получения копий локальных актов.

Выступая в суде против заявленных исковых требований сотрудницы, представитель работодателя указывал, что работники не вправе требовать от работодателей предоставления локальных актов. 

Действующим законодательством на работодателя возложена обязанность по письменному заявлению сотрудника предоставить только копии документов, непосредственно связанных с работой данного сотрудника и содержащих персональную информацию о нем. Если запрашиваемые документы непосредственно не связаны с работой сотрудника, работодатель не должен снимать с них копии и передавать эти копии сотруднику.

Рассмотрев материалы дела, суд кассационной инстанции поддержал позицию работодателя и отказал работнице в удовлетворении заявленных ею исковых требований. Суд разъяснил, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). К документам, которые работодатель обязан предоставить по заявлению сотрудника, относят:

  • копии приказа о приеме на работу;
  • копии приказов о переводах на другую работу;
  • копии приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В то же самое время ст. 62 ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять работнику по его письменному заявлению копии коллективных договоров, соглашений и локальных актов, содержащих нормы трудового права (штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, о премировании и т.д.).

Со всеми указанными локальными актами работодатель обязан только ознакомить работника под подпись, но не обязан выдавать их копии по заявлению работника.

Если какой-либо документ не содержит персональных сведений конкретного работника, данный документ может не предоставляться по заявлению этого работника.

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю для взаимодействия с работником и касающаяся только конкретного работника.

В спорном случае запрашиваемые работницей документы не содержали ее персональных сведений, а являлись локальными актами работодателя. Таким образом, заключил суд, требования истца о выдаче копий правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда не подлежат удовлетворению.

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

  • – копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
  • – выписки из трудовой книжки;
  • – справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
  • – трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко! 

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть бесплатный урок из курса

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM\u0026pp=ygXjAdCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQstGL0LTQsNGC0Ywg0L_QviDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjiDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60YMg0L_QvtGB0LvQtSDQtdCz0L4g0YPQstC-0LvRjNC90LXQvdC40Y8g0LrQvtC_0LjRjiDQv9GA0LDQstC40Lsg0LLQvdGD0YLRgNC10L3QvdC10LPQviDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QvtGA0Y_QtNC60LA_

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 №152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см.

, например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.

Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр.

, указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав.

Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт Документ
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» Справка о среднем заработке за последние три месяца
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой
Статья 230 НК РФ Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

*  Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день.

Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда.

Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Читайте также:  В нашей компании произошла реорганизация путем присоединения. Как правильно сделать запись в трудовую книжку в графе Основание?

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.

39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были.

Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов.

Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его.

Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

  1. – заявление, написанное работником;
  2. – свой паспорт;
  3. – доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

https://www.youtube.com/watch?v=5y1mP2JjghQ\u0026pp=ygXjAdCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQstGL0LTQsNGC0Ywg0L_QviDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjiDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60YMg0L_QvtGB0LvQtSDQtdCz0L4g0YPQstC-0LvRjNC90LXQvdC40Y8g0LrQvtC_0LjRjiDQv9GA0LDQstC40Lsg0LLQvdGD0YLRgNC10L3QvdC10LPQviDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QvtGA0Y_QtNC60LA_

Директору ООО «Ромашка»

И. И. Зеленову

от менеджера Т. Д. Красновой

  • Заявление
  • о выдаче документов, связанных с работой
  • На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
  • – копию приказа о переводе на должность менеджера;
  • – копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013[1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.

1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ№ 9779‑X).

В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Приведем пример.

Верно.

Инспектор службы кадров                    Левченко                     Т. С. Левченко

24.08.2017

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003

Прокурор разъясняет — Прокуратура Ульяновской области

Может ли работник затребовать копии следующих документов: правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, штатного расписания, а также табели учета рабочего времени по отделу.

Должен ли работодатель их предоставить?

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

  • При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
  • перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
  • требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
  • такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

Читайте также:  Можно ли в правилах внутреннего трудового распорядка предусмотреть, что еще одной мерой дисциплинарной ответственности является предупреждение?

Трудовое законодательство

Прямая ссылка на материал
Поделиться

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

  1. При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
  2. перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
  3. требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
  4. такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

Трудовое законодательство

Работодатель не обязан выдавать работнику копии ПВТР и Положения об о

    Вопрос о том, какие документы можно считать связанными с работой конкретного работника, а какие нельзя, нередко вызывает споры на практике. Согласно ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Перечень подлежащих выдаче работнику документов, изложенный в ст. 62 ТК РФ, исчерпывающим не является. Вопрос же о том, какие именно документы можно считать связанными с работой конкретного работника, а какие нельзя, нередко вызывает споры на практике. Есть мнение, что под документами, связанными с работой, следует понимать только те документы, которые содержат персональную информацию о работнике (см., например, определения Ставропольского краевого суда от 27 апреля 2022 г. № 33-3-3947/2022, Тверского областного суда от 23 марта 2021 г. № 33-686/2021). Также решил суд и в рассматриваемой ситуации. Работница просила выдать ей копии правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и положения об оплате труда, настаивала на том, что эти документы определяет режим ее работы и оплату труда, соответственно, являются документами, связанными с ее работой. Работодатель отказал, тогда работница обратилась в суд. Суд пояснил, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике, но не копии локальных нормативных актов. Статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии штатного расписания, ПВТР, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках и т.п. Аналогичную позицию зачастую занимают и другие суды (см., например, определения Краснодарского краевого суда от 21 июня 2022 г. № 33-19100/2022, Второго КСОЮ от 10 декабря 2019 г. № 8Г-104/2019). Однако Роструд по данному вопросу иногда высказывает противоположную точку зрения (см. ответы, размещенные на портале «Онлайнинспекция.РФ») (Определение Седьмого КСОЮ от 25 августа 2022 г. № 8Г-11043/2022). Источник Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей
    Вопрос о том, какие документы можно считать связанными с работой конкретного работника, а какие нельзя, нередко вызывает споры на практике. Согласно ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Перечень подлежащих выдаче работнику документов, изложенный в ст. 62 ТК РФ, исчерпывающим не является. Вопрос же о том, какие именно документы можно считать связанными с работой конкретного работника, а какие нельзя, нередко вызывает споры на практике. Есть мнение, что под документами, связанными с работой, следует понимать только те документы, которые содержат персональную информацию о работнике (см., например, определения Ставропольского краевого суда от 27 апреля 2022 г. № 33-3-3947/2022, Тверского областного суда от 23 марта 2021 г. № 33-686/2021). Также решил суд и в рассматриваемой ситуации. Работница просила выдать ей копии правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и положения об оплате труда, настаивала на том, что эти документы определяет режим ее работы и оплату труда, соответственно, являются документами, связанными с ее работой. Работодатель отказал, тогда работница обратилась в суд. Суд пояснил, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике, но не копии локальных нормативных актов. Статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии штатного расписания, ПВТР, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках и т.п. Аналогичную позицию зачастую занимают и другие суды (см., например, определения Краснодарского краевого суда от 21 июня 2022 г. № 33-19100/2022, Второго КСОЮ от 10 декабря 2019 г. № 8Г-104/2019). Однако Роструд по данному вопросу иногда высказывает противоположную точку зрения (см. ответы, размещенные на портале «Онлайнинспекция.РФ») (Определение Седьмого КСОЮ от 25 августа 2022 г. № 8Г-11043/2022). Источник Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей
Читайте также:  В какие сроки должна выплачиваться заработная плата работникам?

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде | Компания права Респект

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

  • копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
  • трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст.

62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой.

Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации.

Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Работая в организации, вряд ли кто-то сможет избежать процедуры знакомства с ее внутренними документами. Причем ознакомиться с ними важно не только потому, что этого требует работодатель, но еще и потому, что работнику самому не будет лишним узнать и понять «правила игры» в компании.

Ведь порядок взаимодействия сотрудников при осуществлении бизнес-процессов в каждой организации свой, и зависит он от многих факторов, включая организационные, юридические, экономические.

В статье мы расскажем, с какими основными документами организации работодатель должен ознакомить работника, а также каким способом, в какие сроки ему необходимо это сделать и как он будет отвечать перед законом, если не выполнит установленные ­требования об ознакомлении с документами.

Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
  • коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий.

Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации.

ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность ­правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), – положение о защите персональных данных;
  • локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), – положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

  • положения о структурных подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • положение о генеральном директоре;
  • положение о персонале;
  • положение о премировании;
  • положение о служебных командировках;
  • положение о дисциплинарной ответственности;
  • положение о материальной ответственности;
  • положение об аттестации работников;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об информационной безопасности;
  • инструкция по делопроизводству;
  • иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора – в процессе работы в ­организации. К ним относятся:

  • графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);