Вопрос-ответ

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени?

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени? 10.07.2017

Процесс учета и оплаты суммированного рабочего времени вызывает вопросы у бухгалтеров и специалистов кадрового делопроизводства. Елена Коптева, руководитель отдела по расчету заработной платы Acsour, разобралась в необходимости ведения суммированного учета рабочего времени и его корректной оплаты в организации. 

Если предприятие в процессе своей деятельности организует непрерывный рабочий режим, то возникает необходимость введения графика сменности, при котором количество рабочих часов в неделю может отличаться от нормальной продолжительности рабочего времени в 40 часов. При этом нужно соблюдать законодательно установленную продолжительность рабочего времени за месяц в целом. 

При труде сверх установленной нормы сотрудник должен быть своевременно предупрежден о такой необходимости. В этом случае оформляют работу сверхурочно с соответствующей оплатой. Общее количество отработанных часов не должно быть более 120 в год и более четырех часов в течение двух идущих подряд дней. 

Согласно статье 104 Трудового кодекса, суммированный учет позволяет отслеживать законодательно установленную норму рабочего времени не в течение недели (не более 40 часов) или месяца, а за установленный на предприятии учетный период суммированного учета. 

Введение суммированного учета

Важно отметить, что введение суммированного учета обязательно для определенных работников и при вахтовом методе занятости, с учетным периодом длиной в месяц и квартал для определенных должностей.

В остальных же случаях учетный период устанавливается фирмой самостоятельно и прописывается во внутренних нормативных документах. Это может быть месячный, квартальный или годовой учетный период.

При этом сотрудник может отработать в каком-то месяце больше или меньше установленной законодательством нормы рабочего времени. 

Основная суть суммированного учета заключается в том, что по итогам периода сотрудник должен отработать установленную законодательством норму рабочего времени.

Например, в 2017 году – 1973 часа за годовой учетный период при 40-часовой рабочей неделе. Графики работ строятся с расчетом на учетный период в пределах установленной нормы.

Чем длиннее период, тем больше шансов у работодателя исключить возможность появления сверхурочных часов работы. 

Обратите внимание

Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику или выходным.

Если это рабочий праздничный день, то в табеле он отражается как «Я» –Явка, и минимальная доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в статье 153 ТК РФ не предусмотрено. 

Работодатели сталкиваются с основными трудностями по итогам учетного периода, когда требуется сравнить фактически отработанное время каждого сотрудника с законодательной нормой.

Здесь следует учитывать, что из регламентированной нормы исключается время, в течение которого работник не выполнял свои трудовые обязанности по обоснованным причинам.

Это могут быть ежегодный или учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей.

Таким образом, причины не должны быть связаны с уклонением от работы, например, с прогулами или простоями по вине работника. Законодательная норма рабочего времени в этих случаях уменьшается только на количество часов такого отсутствия, которые пришлись на рабочее время по графику сотрудника, то есть на количество часов, пропущенных специалистом по графику его работы. 

Индивидуальная норма

Предположим, что отпуск работника составляет 14 календарных дней, пять из которых приходятся на рабочие дни. При одиннадцатичасовом графике 55 часов исключаются из нормы рабочего времени для определения индивидуальной нормы. В итоге мы получаем индивидуальную норму, которую сравниваем в конце учетного периода с фактически отработанными часами. 

Формула расчета индивидуальной нормы

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени?

Отработанные часы сравниваются с индивидуальной нормой для определения переработанных/недоработанных часов в конце учетного периода, при увольнении сотрудника, при переходе с суммированного учета на его обычную форму.

Пример 1. Расчет часов переработки

В компании ведется суммированный учет. График 2–3 дня по 11 часов. Учетный период – квартал. За период сотрудник не пропускал рабочие дни. В этом случае норма по производственному календарю составит 488 часов.

Согласно табелю, сотрудником было фактически отработано 506 часов. Специалист полностью отработал свой график за каждый месяц без отсутствий, следовательно, его индивидуальная норма равняется 488 часам.

В конце учетного периода нужно сравнить фактически отработанные часы с индивидуальной нормой и получить количество переработанных часов: 

Отработано сверх нормы = Отработано всего часов – Индивидуальная норма = 506 часов – 488 часов = 18 часов 

Пример 2. Расчет часов переработки с учетом времени отсутствия

Сохраняем все условия, приведенные в предыдущем примере, но с одним изменением – на предприятии ведется суммированный учет. График 2–3 дня по 11 часов. Учетный период – квартал. В этом примере норма по производственному календарю составит 488 часов.

Фактически было отработано 407 часов. У сотрудника были отсутствия: нетрудоспособность на семь календарных дней со 2 по 8 апреля. По графику больничный лист выпал на четыре смены, то есть 44 часа отсутствия по рабочему графику.

Сотрудник находился в отпуске семь календарных дней с 20 по 26 июня. Отпуск выпал на пять смен по графику, то есть 55 часов отсутствия по рабочему графику. Итого 99 часов отсутствия за учетный период.

Это значит, что индивидуальная норма сотрудника составит: 488 часов – 99 часов = 389 часов (Индивидуальная норма = Норма – Часы отсутствия по графику). 

В конце учетного периода сравним фактически отработанные часы с индивидуальной нормой и получим количество переработанных часов: 407 часов – 389 часов = 18 часов (Отработано сверх нормы = Отработано всего часов – Индивидуальная норма). 

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени?

Переработки и недоработки

Если в течение учетного периода сотрудник отработал свыше индивидуальной нормы часов по одной из следующих причин: выход не в свою смену для замены другого работника или увеличение количества часов по производственной необходимости, то нужно начислить доплату за переработанное сверх нормы время: за первые два часа работы – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. Если же в учетном периоде сотрудник не смог отработать норму рабочих часов по причине неправильно составленного графика или перевода на другой график, это значит, что оплата фактически отработанного времени оказалась меньше, чем гарантировано работнику трудовым законодательством. В данном случае оплата неотработанных часов по вине работодателя производится в размере не ниже средней заработной платы сотрудника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (ч. 1 ст. 155 ТК РФ). Если отсутствует вина работника и компании, то за специалистом сохраняется не менее 2/3 тарифной ставки.

Праздничные и выходные дни

Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику или выходным.

Если это рабочий праздничный день, то в табеле он отражается как «Я» – Явка (не отражается как РВ), и минимальная доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в статье 153 ТК РФ не предусмотрено.

То есть сотрудник при условии полного отработанного графика получит свой оклад (при оплате по окладу) и доплату в размере одинарной ставки за праздничный день. Если это нерабочий по графику праздничный день, то в табеле он отражается как «РВ», и минимальная доплата за этот день должна быть произведена по общему правилу не менее чем в двойном размере в текущем месяце.

В данном случае работник получит свой оклад (при оплате по окладу) и доплату в размере двойной ставки за праздничный день. При подсчете сверхурочных часов по итогам учетного периода в праздничные дни работа, произведенная сверх нормы, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).

Оплата по среднему заработку

При расчете среднего заработка для всех случаев (кроме отпускных и больничных) следует рассчитывать средний часовой заработок (п. 13 Положения № 922 о среднем заработке).

Для выплаты отпускных и компенсации за неиспользованные отпуска нужно также рассчитать среднедневной заработок (п.

4, 9–11 Положения № 922 о среднем заработке), а для выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по уходу за ребенком, в свою очередь, рассчитывают среднедневной заработок в общем порядке. 

В заключение отмечу, что суммированный учет может быть установлен, когда определенная законодательством ежедневная и (или) еженедельная продолжительность рабочего времени не соблюдается. Предприятие самостоятельно разрабатывает графики и устанавливает учетный период.

При подсчете нормы рабочего времени для конкретного специалиста необходимо исключить периоды, когда сотрудник не работал по уважительным причинам. Исходя из этих цифр определяется количество часов, отработанных сверхурочно. Сверхурочные часы подсчитываются в конце учетного периода и подлежат отплате по правилам статьи 152 ТК РФ.

Для оплаты недоработанных часов необходимо установить их причину и оплатить в соответствующем размере. Работа в нерабочий праздничный день при суммированном учете производится в двойном размере и при подсчете в конце учетного периода не учитывается. Рабочий праздничный день при суммированном учете, как правило, доплачивается в одинарном размере.

Оплата по среднему заработку при суммированном учете производится исходя из среднечасовой ставки, кроме оплаты отпускных и больничных.

Источник: Бухгалтерия.ру

Суммированный учет рабочего времени. Как ввести и какой учетный период выбрать?

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени?

В этом случае разумно ввести суммированный учет рабочего времени. Здесь нужно ориентироваться на статью 104 ТК РФ, которая не только позволяет суммировать рабочее время из месяца в месяц, но и дает инструкции о том, как это следует делать.

Читайте также:  В организации намечается сокращение численности и штата работников. Когда нужно утвердить новое штатное расписание?  

Предлагаю подробно рассмотреть, что такое суммированный учет рабочего времени, а также как его правильно ввести в режим работы организации и какой учетный период выбрать.

Итак, часть первая статьи 104 ТК РФ гласит:

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.

Кто на предприятии должен заниматься учетом суммированного рабочего времени?Таким образом, суммированный учет рабочего времени – это специальный режим работы, подразумевающий отдельный способ подсчета нормы рабочего времени.

Однако для установления суммированного учета рабочего времени должны быть соблюдены определенные условия и должны быть причины.

Допустим, мы как раз в такой ситуации – у нас открывается колл-центр по работе с клиентами.

Подразумевается, что колл-центр должен работать круглосуточно, чтобы иметь возможность обрабатывать обращения из разных городов, в том числе находящихся и в других часовых поясах.

Круглосуточный режим работы, прежде всего, подразумевает под собой суммированный учет рабочего времени. Давайте рассмотрим, что же такое суммированный учет на практике.

Ежегодно на основании решения Правительства о переносе выходных и праздничных дней составляется производственный календарь, по которому определяется норма рабочего времени. Нормальной продолжительностью рабочего времени считается 40-часовая рабочая неделя. Ниже в таблице приведена норма рабочего времени на 2017 год.

Нормы рабочего времени на 2017 год

Таким образом, видна норма рабочего времени на каждый месяц, а все, что отработано свыше является сверхурочной работой. При этом в некоторых случаях это правило невозможно выполнить, и в одном месяце может наблюдаться переработка, а в другом – недоработка до нормы.

При суммированном учете рабочего времени переработка одного месяца компенсируется недоработкой другого. При этом соблюдается правило выполнения нормы рабочего времени за учетный период (на примере 2017 года: 1 квартал – 454 часа, полугодие – 942 часа, год – 1973 часа).

Это бесспорно удобно для работодателя, так как несоблюдение нормы рабочего времени в большую сторону (более 120 часов в год) или отсутствие оплаты сверхурочных часов в соответствии с законодательством грозит работодателю штрафами, а в случае недоработки – оплатой простоя по вине работодателя.

Как же правильно ввести суммированный учет?

  1. Необходимо составить графики работы, позволяющие обеспечить круглосуточный режим работы. Здесь не все так просто, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, необходимо учесть требования законодательства: согласно статье 110 ТК РФ, продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов; согласно статье 108 ТК РФ, в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается; работник должен быть обеспечен междусменным отдыхом согласно статье 107 ТК РФ. Работа в течение двух смен подряд запрещена согласно статье 103 ТК РФ. Во-вторых, необходимо соблюсти норму рабочего времени, так как работа в выходные дни запрещена согласно статье 113 ТК РФ, а число сверхурочных часов не должно превышать 120 в год. И, конечно, совершенно неправильно заранее включать переработку в график.
  2. Составив графики работы на длительный период, например на год, необходимо их проанализировать для установления наиболее выгодного для работников и работодателя учетного периода. Нужно определить, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к норме. Именно этот период стоит принять за учетный. Учетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие или год. Для каждой организации удобен свой период, но, как правило, чаще всего применяется квартальный период.
  3. Определив графики работы и учетный период, необходимо в обязательном порядке ввести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) порядок введения суммированного учета (ст. 104 ТК РФ) – главу с описанием категорий работников или подразделения, где применяется суммированный учет, причины введения суммированного учета, учетный период, а также графики сменности, применяемые в компании, порядок их введения, изменения, ознакомления работников. Так, статья 103 ТК РФ четко формулирует обязанность работодателя довести до сведения работников графики сменности не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. Именно в ПВТР приводится детальное описание, каким образом работодатель будет выполнять это требование.
  4. Завершающим этапом введения суммированного учета является доведение этой информации до работников. Все работники должны быть ознакомлены с изменениями ПВТР под роспись. Так как режим работы является одним из существенных и обязательных условий Трудового договора (ст. 57 ТК РФ), то при ознакомлении с изменениями локальных нормативных актов (ЛНА) необходимо соблюдать сроки согласно статье 74 ТК РФ, а именно – работники должны быть ознакомлены с ЛНА за два месяца до вступления его изменений в силу. Работников, которых непосредственно касаются изменения, необходимо письменно уведомить за два месяца до вступления в силу изменений, получить от них письменное согласие с этими изменениями и заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Это важно, так как существенно изменить трудовой договор можно только с согласия работника, в ином случае работник имеет право уволиться. При увольнении в связи с несогласием с изменениями труда, работнику полагается выходное пособие в размере двухнедельного заработка. Это важно знать и учитывать во избежание существенных рисков: за каждое нарушение может быть наложен штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). В конечном итоге, общий штраф на компанию может достигать нескольких миллионов рублей при несоблюдении всех требований трудового законодательства, особенно относительно учета рабочего времени.

Кто ведет учет рабочего времени сотрудников

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Это нетрудоемкая процедура, если речь идет об обязательной отчетности.

Но она превращается в серьезную задачу, когда необходимо внедрить программные средства контроля деятельности коллектива.

В крупной компании за ее решение отвечает несколько подразделений – от отдела кадров до службы безопасности.

Понятие

Законодатель под учетом рабочего времени понимает ведение табеля, в котором отмечают рабочие дни и дни отдыха и на основании которого производят оплату труда. Формы для внесения сведений разрабатывает Госкомстат. Он может быть поденным или суммированным, в зависимости от того, работает специалист полную неделю или по скользящему графику.

Работодатель, заинтересованный в полной выработке часов, или клиент, оплачивающий работу исполнителя исходя из почасовых ставок, хотели бы получить развернутый отчет о реальной заполняемости рабочего времени.

Если час работы консультанта стоит 300 долларов, а консультанты высокого уровня, например, старшие менеджеры международной консалтинговой компании KPMG могут запросить и несколько тысяч долларов, клиент хотел бы знать, на что именно потрачено время, указанное в счете.

Для примера: в прошлом году стало известно, что международная консалтинговая компания McKinsey будет разрабатывать новую транспортную стратегию Москвы на период до 2049 года, предусматривающую применение новых информационных технологий, за 210 миллионов рублей. Если внутри компании учитывается каждая минута активности работника и применяются современные программные средства контроля израсходованного времени, то клиент может не получить развернутого отчета, на что пошли его деньги. 

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Точно фиксирующие время тайм-трекеры, формирующие для клиента отчеты, проиллюстрированные графиками эффективности, часто являются средством повышения уровня доверия между заказчиком и клиентом.

Обязанности работодателя

Организовывая учет рабочего времени, еще несколько лет назад работодатель был обязан начинать трудовой день работников с необходимости расписаться и поставить время прихода на работу в журнале. При этом рядом с ними должны были находиться часы, точно указывающие время. За это отвечал административный отдел.

Данные журнала передавали в отдел кадров, который заполнял табель Т-12, и далее информация поступала в бухгалтерию, отвечающую за расчет зарплаты. Теперь появились новые форматы.

Работодатель должен своевременно готовить документы, на основании которых происходит запись данных – приказы об отпусках, командировках, о привлечении к работе в выходные дни, о переводе на удаленный режим.

Также работодатель отвечает за программно-техническое обеспечение контроля – приобретение и установку программ кадрового анализа, тайм-трекеров, СКУД, внедрение системы электронных пропусков и средств биометрического распознавания, исключающего возможность отметить чужой карточкой якобы приход на работу задержавшегося специалиста.

Подразделения, отвечающие за контроль

За организацию контроля за использованием рабочего времени в компании, кроме руководства, могут отвечать пять подразделений:

  • административный отдел;
  • служба безопасности;
  • отдел кадров;
  • бухгалтерия;
  • ИТ-подразделение.

Задачи подразделений разнятся. Формально в нормативно-правовых актах не указывается, на кого возлагается обязанность по ведению табеля.

Но существует утвержденный профессиональный стандарт по профессии «бухгалтер», и там этой обязанности нет.

Возлагать решение задачи на работников отдела кадров невозможно, так как эти должности предусмотрены не во всех штатных расписаниях организаций. Чаще всего табели ведут секретари или делопроизводители.

Читайте также:  Кто меня уволит, если работодатель объявлен в розыск?  

Если речь идет о подсчете часов во всех видах консалтинга, от ИТ до финансового, практически всегда работа по проекту производится силами группы специалистов, взаимно дополняющих друг друга. Появляется функция проектного менеджера, отвечающего за эффективность использования времени членами команды.

Административный отдел

В полномочия его сотрудников, при условии ведения журнала вручную, входит контроль за ведением, правильностью заполнения, своевременностью передачи данных в кадры или бухгалтерию для подготовки табеля. Иногда работники административных подразделений берут функцию заполнения табеля на себя.

В обязанности подразделения также входит разработка внутренних регламентирующих документов, например, правил трудового распорядка. Иногда именно в этом подразделении создается отдельная должность табельщика – сотрудника, отвечающего за запись данных рабочего времени.

В квалификационном справочнике должностей указываются его должностные обязанности.

Этот специалист:

  • ведет табельный учет фактического времени работы;
  • контролирует время прибытия на рабочее место и ухода с него;
  • проверяет нахождение персонала на рабочих местах;
  • вносит данные в табель;
  • по итогам рабочего дня готовит сводный рапорт в отдел кадров о посещаемости, опозданиях, неявках и их причинах;
  • контролирует предоставление бюллетеней или справок об уходе за больными детьми или родственниками;
  • учитывает сверхурочные часы.

Чаще всего такая должность вводится в штатное расписание строительных или производственных предприятий с большим количеством персонала. Но можно возложить обязанности табельщика отдельным приказом на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров.

У табельщика могут быть работники в подчинении.

Целесообразно составить регламент работы специалиста, описывающий каждую возможную ситуацию: контроль за использованием суммированного рабочего времени, переработки, контроль времени работников на удаленном доступе.

Служба безопас ности

Это подразделение отвечает за организационные и технические меры, обеспечивающие достоверный контроль за использованием рабочего времени.

В сферу компетенции входят ручное отмечание времени прихода, ухода, перерывов сотрудников, введение и контроль системы электронных пропусков, установка и обслуживание СКУД, направление служебных записок руководству о принятии мер к нарушителям режима.

Также служба безопасности согласовывает документы, связанные с применением иных программных средств контроля за использованием времени, расследует дисциплинарные нарушения.

  • Отдел кадров
  • В большинстве организаций функция контроля за использованием рабочего времени, суммированного или поденного, возложена на отдел кадров.
  • Специалисты отдела:
  • заполняют табели – бумажные по форме Т-12 и в электронном виде по форме Т-13;
  • ведут кадровые программы;
  • формируют документы, оправдывающие отсутствие персонала (приказы об отпусках, командировках, бюллетени) и вводят их электронные копии в базу данных;
  • отслеживают соблюдение индивидуальных графиков при установлении сотруднику режима гибкого или скользящего рабочего времени;
  • отслеживают все случаи переработок;
  • создают и вводят в базу данных документы, связанные с работой в выходные дни и сверхурочными, это также приказы руководителя и письменные согласия работников;
  • организуют ведение суммированного учета времени;
  • передают сведения в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Обычно эти функции описывают в положении о подразделении и в должностных инструкциях конкретных работников отдела кадров, отвечающих за контроль работы работников предприятия и за сравнение фактических результатов с плановыми.

Бухгалтерия

В ряде компаний учет рабочего времени объединен с бухгалтерским в рамках работы с единой программой ведения кадровой документации и расчета зарплаты.

Для бухгалтерии важно получить уже готовый табель и сопровождающие его документы, объясняющие отсутствие или дополнительную работу по повышенной ставке в выходные или сверхурочно.

Далее происходит автоматический, в рамках бухгалтерской программы, расчет заработной платы с использованием всех вводных.

ИТ-подразделение

В компаниях, где, помимо требуемых законодательством систем учета рабочего времени в целях правильного расчета зарплаты, применяется тайм-трекинг, задачу контроля выполняют работники ИТ-подразделений.

После того как выбрана, установлена и доработана программа контроля часов и расчета заплаты, часто возникает необходимость приобретения и установки тайм-трекеров, особенно на компьютеры, предоставленные персоналу на удаленном доступе.

При выборе тайм-трекера особое внимание следует уделить тем, которые синхронизируются с кадровыми приложениями и обмениваются данными.

Проектный менеджер

При создании рабочей группы по работе над проектом при решении задачи контроля эффективности использования временных ресурсов необходимо исключить из должностной инструкции любые обязанности, имеющие признаки обычной, административной текущей деятельности и отвлекающие время от проекта. В программе, контролирующей исполнение проекта, менеджер ведет учет рабочего времени, потраченного именно на работу над проектом. Такой контроль необходим для оценки эффективности проекта и доходности клиента, принятия стратегических решений по развитию бизнеса компании.

Корректность ввода данных

Если возникает спор о правильности начисления зарплаты и ведения табеля, переходящий на рассмотрение суда, вопрос, кто отвечает за учет рабочего времени сотрудника, оказывается немаловажным.

Когда организацию вынуждают выплатить штраф или существенные суммы морального ущерба за неверный расчет зарплаты, связанный с неправильными записями, виновного в ошибке сотрудника требуется привлечь к ответственности. Но чтобы это сделать, сотрудник обязан вносить записи об отработанном времени коллектива согласно должностной инструкции.

Данные полномочия необходимо возложить на конкретное подразделение или специалиста внутренними регламентами, утвержденными на уровне руководства, и должностными инструкциями.

Программные средства

Можно разделить программы учета рабочего времени на две группы: кадровые и бухгалтерские приложения и тайм-трекеры. Первые отвечают за кадры и расчет заплаты по российскому законодательству, вторые обеспечивают работодателю контроль эффективности работы сотрудников.

Среди наиболее часто используемых программ:

  • «1 С: Зарплата и управление персоналом». Ее используют многие российские компании, она содержит все формы унифицированной отчетности и корректный справочник причин отсутствия персонала или поводов для начисления сверхурочных;
  • «Парус – Кадры». Программа обеспечивает только кадровый учет, без начисления зарплаты, и синхронизируется с бухгалтерским приложением того же разработчика. В качестве отдельной опции добавлен журнал ведения отпускных и больничных. Наилучшим образом подходит для госслужащих;
  • «Босс-Кадровик». Содержит все предусмотренные законодательством формы, отражает действующие требования по охране труда и их влияние на режим дня и учет рабочего времени, помогает рассчитать заработную плату;
  • Navision HR. Полноценное приложение для управления персоналом с функцией ведения журнала контроля рабочего времени. Синхронизируется с некоторыми тайм-трекерами, но имеет все минусы, связанные с использованием софта от зарубежных разработчиков;
  • SAP HCM. Внедряется на крупных предприятиях. Содержит все необходимые кадровому и проектному менеджеру функции. Посчитает не только заплаты на основе данных записи рабочего времени, но и премию на основании анализа достижения ключевых показателей эффективности.

В первую очередь нужно выбрать кадровую программу, затем определиться с необходимостью тайм-трекера. При установке тайм-трекера надо помнить, что коллектив или отдельные подразделения должны быть уведомлены о его использовании и согласны с этим условием.

Стоимость тайм-трекера может быть довольно высока. При отсутствии необходимости установки исходя из требований законодательства стоит обратить внимание на бесплатные приложения. Компания в первую очередь должна обеспечить учет рабочего времени в целом и только потом по отдельным проектам.  

11.02.2021

Сложные вопросы суммированного учета рабочего времени

Все сложнее работодателю соответствовать требованиям рынка, ожиданиям мобильных клиентов в рамках нормальной продолжительности рабочего времени и восьмичасового рабочего дня.

Все больше организаций вынуждены менять продолжительность рабочего времени и режимы работы работников, чтобы не только выполнить пожелания клиентов, но и обеспечить гибкое реагирование на тенденции рынка труда определенных специальностей.

Рассмотрим один из способов реагирования – суммированный учет рабочего времени.

1. Что такое суммированный учет рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.

2001 № 197-ФЗ определяет в статье 104 понятие «суммированный учет рабочего времени» как период, в течение которого работодатель может не соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в том числе превышая установленные продолжительности каждого из видов рабочего времени, НО в конце учетного периода количество отработанного времени должно соответствовать норме.

Изменение продолжительности рабочего времени приводит к установлению особого режима рабочего времени, т.е. способа чередования времени отдыха и времени работы, при котором увеличение продолжительности дневной смены приводит к уменьшению времени отдыха, ибо в сутках количество часов остается неизменным.

Зачастую эта возможность порождает у работодателей желание вообще не предоставлять ежедневный, еженедельный отдых, но их продолжительность установлена так же четко, как и продолжительность ежедневной и еженедельной работы. Допускается лишь миграция времени отдыха либо времени работы в другие части учетного периода.

Причем невозможность соблюдения установленной для данной категории работников продолжительности ежедневной или еженедельной работы должна быть обоснована фактами, т.е.

до введения суммированного учета рабочего времени должны быть сделаны не только расчеты численности и занятости персонала, но и приведены объективные данные необходимости труда именно этой продолжительности.

2. Как ввести суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ гласит, что «порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка». И при буквальном применении данной нормы можно считать, что в правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) вполне достаточно включить только упоминание о наличии суммированного учета рабочего времени. Но это не так.

Работодатель обязан нормативными локальными актами устанавливать все особенности трудовой деятельности на данном предприятии. Учету рабочего времени, регулированию режима работы законодателем уделяется особое внимание, потому что:

  • это гарантии работнику в использовании его времени,
  • налогообложение каждой из сторон трудовых отношений является источником пополнения бюджета,
  • именно труд работника подлежит социальному страхованию. А труд, осуществляемый без переработок, всегда более производителен и менее травмоопасен.

Необходимость определения нормативными локальными актами работодателя (далее по тексту – НЛА) режима рабочего времени установлена трудовым законодательством для нормального рабочего времени, для сокращенной продолжительности рабочего времени, для неполного рабочего времени, для ненормированного рабочего дня и иных режимов работы.

Читайте также:  Работодатель заключил с работником ученический договор. Обязан ли работодатель вносить при этом запись в трудовую книжку?

И именно совокупное законодательное требование отражения в НЛА действующих на предприятии режимов работы и необходимость полного и достоверного учета рабочего времени всех работников определяет включение в ПВТР всех режимов рабочего времени, всех условий его учета.

Создание отдельного локального акта необходимо в сложных ситуациях, при наличии нескольких графиков работы, при иных особенностях учета рабочего времени.

Важно помнить, что законодательно установлена обязательность указания в правилах внутреннего трудового распорядка действующих на предприятии режимов работы и способов учета рабочего времени, независимо есть ли на предприятии отдельный соответствующий локальный акт. Все изменения локального регулирования учета рабочего времени осуществляются с участием профсоюза (при его наличии).

Суммированный учет рабочего времени сопровождает трудовую деятельность по различным графикам работы. Работа по графику подлежит обязательному регулированию трудовым договором работника и НЛА работодателя, в том числе и правилами внутреннего трудового распорядка, со всеми особенностями актуализации текстов названных документов.

При установлении суммированного учета рабочего времени сведения о данном способе учета рабочего времени необходимо включить в тексты трудовых договоров тех работников, кому поручена соответствующая трудовая функция.

Изменения условий трудового договора по инициативе работодателя вносятся порядком, установленным главой 12 Трудового кодекса Российской Федерации, с уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также с уведомлением работника о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала трудовой деятельности в измененных условиях.

Только сведения о суммированном учете рабочего времени, внесенные в:

  • коллективный договор (при его наличии),
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • нормативные локальные акты (при необходимости),
  • трудовой договор работника,

— позволяют работодателю считать, что суммированный учет рабочего времени на предприятии введен.

3. Как считать количество рабочего времени в пределах установленного учетного периода

Количество рабочего времени в течение всего установленного периода учета рабочего времени должно быть равно нормальной продолжительности.

Нормальную продолжительность рабочего времени за весь учетный период каждый работодатель обязан определять самостоятельно, ибо Трудовой кодекс Российской Федерации установил только нормальную продолжительность рабочего времени в неделю – это 40 часов.

Но недели в учетном периоде бывают разные: когда-то месяц начинается с пятницы или с иного рабочего дня, когда-то с выходного, когда- то в месяце случаются праздники и предпраздничные дни. А еще и сами месяцы могут различаться количеством дней.

Для обеспечения всех работников равным правом на нормальную продолжительность рабочего времени применяется Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.

2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» (далее по тексту Приказ № 588).

На основании Приказа № 588 каждым работодателем перед наступлением нового календарного года утверждается норма рабочего времени для всех режимов работы, так называемый производственный календарь.

При суммированном учете рабочего времени итоговое значение учтенного отработанного работником времени должно совпадать с итоговым значением рассчитанной нормы рабочего времени за установленный период учета.

Как установить суммированный учет рабочего времени

Организации и ИП не всегда могут соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Предприятия ЖКХ, сферы обслуживания, энергетики, экстренных служб реагирования функционируют круглосуточно, и здесь возможны переработки у сотрудников. В таких случаях для экономии на оплате сверхурочных Трудовой кодекс разрешает ввести суммированный учет рабочего времени.

Правильно выбранный период суммированного учета помогает оптимизировать затраты на ФОТ. Подробнее об этом узнаете на нашем новом антикризисном курсе.

 

Общие правила

Суммированный учет предполагает подсчет рабочего времени не за неделю, а за более продолжительный учетный период — например, месяц, два месяца или квартал. При этом общее количество отработанных часов, разделенное на число недель, не должно превышать нормальной продолжительности.

Какие правила действуют для суммированного учета времени:

  1. ИП или организация вводят такой режим, когда по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная нормальная продолжительность труда. Трудовая инспекция может посчитать нарушением прав работников суммированный учет только для экономии на зарплате.
  2. Процедуру можно установить в целом по организации или для отдельных видов работ. Учетный период выбирают так, чтобы сохранить нормальное число рабочих часов за него. Здесь учитывают нормативную продолжительность рабочей недели для сотрудника и количество недель.
  3. Для сотрудников с неполным рабочим временем уменьшают количество нормальных рабочих часов за период учета.
Важно! Работодатель должен обосновать, что работа при суммированном учете рабочего времени выходит за рамки нормальной продолжительности. Например, как при вахтовом методе (ст. 300 ТК РФ), сменном характере (ст. 103 ТК РФ) или гибком рабочем графике (ст. 102 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет длительность учетного периода. По Трудовому кодексу тот не может быть больше 3 месяцев для персонала с вредными или опасными условиями труда и больше 12 месяцев для остальных категорий работников. 

Ведомственные приказы, отраслевые соглашения или коллективный договор могут определять иную максимальную длительность учетного периода. В любом случае она не может составлять больше года.

Как правильно выбрать период суммированного учета, читайте в нашем экспертном материале

График суммированного учета

Работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время. При 40-часовой рабочей неделе проблем это не вызывает. Дни или часы проставляют в табеле учета рабочего времени.

Для суммированного учета целесообразно вести отдельный график (график сменности). Форма этого документа нормативными актами не установлена, поэтому каждый работодатель утверждает его самостоятельно. 

  • Обычно для графика сменности берут за образец форму табеля учета рабочего времени.
  • Читайте про оформление временного замещения по графику сменности в нашем экспертном материале.
  • В графике указывают норму рабочего времени при суммированном учете, выходные и рабочие дни, начало и конец рабочего дня (смены), перерывы и периоды отдыха.
  • При его заполнении стоит учитывать, что ряд категорий работников имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени или неполное рабочее время. 
  • Например, по ст. 92 ТК РФ это:
  • работники до 16 лет — 24 часа / нед.;
  • 16-18 лет — 35 ч / нед;
  • инвалиды I или II группы — 35 ч / нед.;
  • работники с вредными условиями труда 3 или 4 степени, либо опасными условиями труда — 36 ч / нед.

Все эти нюансы обязательно нужно отражать в графике.

Суммированный учет на практике вызывает много вопросов, потому что всегда есть нюансы оплаты труда в разное время. На что стоит обратить внимание кадровику.

В целом за учетный период не должно возникать переработок. Они обязательно оплачиваются как сверхурочная работа. Постоянные переработки говорят о том, что график составлен неверно, или предприятию не хватает работников.

Труд в ночное время регулируется не графиком сменности, а общими правилами по ст. 96 ТК РФ. Ночные часы учитывают и оплачивают отдельно, как и сверхурочные.

Смены в субботу и воскресенье оплачиваются как обычные рабочие дни, если для работника графиком сменности установлены другие выходные дни. Работа в праздничный день учитывается отдельно.

Иногда бывает, что сотрудник не полностью отрабатывает учетный период. Причины могут быть разные: отпуска, временная нетрудоспособность, досрочное увольнение. В этом случае рассчитывают сокращенный норматив рабочего времени. От учетного периода отнимают время, пропущенное по уважительной причине.

Правильно выбранный период суммированного учета поможет сэкономить ФОТ. Посмотрите в кейсе, как у ваших коллег получилось сократить затраты на 600 000 с помощью суммированного учета.

Алгоритм введения процедуры

Порядок ведения суммированного учета определяется в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Разрабатывать отдельное положение или регламент не обязательно, но кадровикам иногда удобнее работать с отдельным документом.

Читайте про утверждение и ввод в действие Правил внутреннего трудового распорядка в нашем экспертном материале.

То есть работодатель имеет право выбрать один из двух вариантов:

  1. Полностью прописать всю процедуру в ПВТР.
  2. Разработать и утвердить отдельное положение о суммированном учете, в котором подробно описать процессы, ответственность и привести формы документов. В ПВТР указать общие правила.

Скачайте образец формулировок в ПВТР для второго варианта здесь.

Совет ПВТР утверждают приказом с учетом получения мотивированного мнения профсоюза, не обязательно положительного, согласно ст. 372 ТК РФ.

Оплата при суммированном учете рабочего времени

Работодатели самостоятельно выбирают систему оплаты труда, с учетом нормативных требований, и закрепляют ее в трудовых договорах с работниками. Обычно при суммированном учете выбирают один из двух вариантов установления базовой величины:

  • месячный должностной оклад;
  • часовая тарифная ставка (ЧТС).

Систему по окладу удобно применять, когда учетный период составляет месяц. Фактически отработанное время за каждую неделю может отличаться, но в целом количество труда будет соответствовать окладу.

Если учетный период составляет больше месяца, то оплату лучше рассчитывать по часовой тарифной ставке. Так работодатель избежит ситуации, когда количество труда в каждом месяце отличается, а зарплату сотрудник получает одну и ту же.

Для определения часовой тарифной ставки берут за основу оклад и нормы рабочего времени по производственному календарю, рассчитанные в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ №588н от 13 августа 2009 года. Итоговая оплата определяется как произведение ЧТС и фактически отработанного времени.

Трудовой кодекс содержит много нюансов оплаты труда: сверхурочные, ночное время, простой, сохранение среднего заработка. Разобраться, как правильно установить режим рабочего времени, чтобы не переплачивать и не нарушать закон, поможет наш курс «Стратегическое управление графиками работы»