Вопрос-ответ

Как правильно восстановить трудовой договор, если утеряно оба его экземпляра? Нужно его еще раз регистрировать в каких-то службах?

9 сентября 2021

Как правильно восстановить трудовой договор, если утеряно оба его экземпляра? Нужно его еще раз регистрировать в каких-то службах?

Трудовые вопросы

На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.

Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором.

Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».

Риски

Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.

Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.

Алгоритм действий

1. Утрачены оба экземпляра

ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.

При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.

При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.

2. Утрачен экземпляр трудового договора работника

Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

  • В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.
  • Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.
  • Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.
  • 3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем
  • В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.

В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд.

Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу.

Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом.

Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.

Итог

Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.

Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.

Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

  1. Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.
  2. Заказ услуги:  Нет
  3. Задать вопрос:  Нет
  4. Детальное описание: 

На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.

Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором.

Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».

Риски

Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.

Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.

Алгоритм действий

1. Утрачены оба экземпляра

ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.

При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.

При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.

2. Утрачен экземпляр трудового договора работника

Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

  • В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.
  • Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.
  • Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.
  • 3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем
  • В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.
Читайте также:  Работодатель не выплатил при увольнении зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Что делать? Какую ответственность за это несет работодатель?

В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд.

Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу.

Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом.

Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.

Итог

Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.

Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.

Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.

Детальная картинка: Array

Трудовой договор потерялся — Ассоциация Юристов России

При приеме нового сотрудника на работу стороны должны заключить трудовой договор, в котором указываются права и обязанности каждой стороны. Если в ходе проверки выяснится, что указанный документ отсутствует, то организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

При утере документа необходимо воссоздать потерянный договор. В действующем законодательстве отсутствуют требования и нормативы по процедуре восстановления пропавшего документа. Организация вправе самостоятельно разработать локальный нормативный акт по процедуре воссоздания утерянного документа.

Как восстановить договор при его утере работодателем

При заключении ТД подготавливается два экземпляра. Один их экземпляров остается у работодателя, второй передается работнику. Иногда может возникнуть ситуация, когда документ теряется и требуется его восстановление.

Организация вправе самостоятельно разработать процедуру восстановления, но обычно выполняются следующие действия:

  1. для воссоздания документа используется экземпляр работника;
  2. руководство организации просит работника представить свой экземпляр;
  3. на основании полученного от работника договора изготавливается дубликат;
  4. оригинал договора возвращается работнику.

В законодательных актах отсутствуют временные рамки, в течение которых организация обязана восстановить утерянный документ. Для исключения неприятных ситуаций рекомендуется прописать в локальных нормативных документах процедуру восстановления и сроки возврата оригинала работнику. В обычных ситуациях срок восстановления занимает не более одного дня.

Если утеряны оба экземпляра (работодателя и работника), то потребуется заключение нового договора. При подписании нового соглашения используется информация, указанная в карточке Т-2. При указании даты подписания используется текущая, а для приема используется фактическая дата. В новом договоре должна присутствовать информация, что новый документ был заключен вместо утерянного варианта.

Как восстановить документ при его утере работником

Не все работники бережно хранят полученные от работодателя документы. Для воссоздания ТД работник обращается в ОК с письменной просьбой восстановить утерянный документ.

Отдел кадров изготавливает дубликат договора и на основании письменного обращения сотрудника согласно ст. 62 ТК РФ выдает копию документа.

Срок исполнения не регламентируется, но в большинстве случаев не превышает трех дней.

Если сотруднику требуется нотариально заверенный экземпляр договора, то ОК может отказать в предоставлении заверенного экземпляра, если это не предусмотрено локальными нормативными актами. После получения дубликата работник может самостоятельно обратиться к нотариусу и заверить договор.

Как выглядит дубликат

По содержанию изготовленный дубликат ничем не отличается от оригинала. Единственными отличиями являются новый порядковый номер и дата документа. Дополнительно на документе ставиться штамп «Дубликат» и печать организации. Руководитель организации должен поставить подпись, тем самым заверив его подлинность. Выданный дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал.

все статьи

Что делать, если утерян трудовой договор

  • 20-05-2021
  • Наталья Кичина
  • 6 мин.

Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.

Почему исчезают оригиналы трудовых договоров

При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.

Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.

Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.

Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.

Последствия утери трудового договора

За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.

  1. По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:
  2. для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  3. для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;
  4. для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.

При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.

Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как исправить ситуацию

Если договор потерял сотрудник, кадровая служба обязана выдать ему дубликат. Делается это по письменному заявлению от работника. Срок исполнения не должен превышать трёх дней с момента обращения. Никаких средств за повторную выдачу документа брать нельзя. Дубликат оформляется бесплатно.

В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.

Нотариальное заверение законодательством не предусмотрено. Поэтому данный вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если сотрудник обратился с подобной просьбой, кадровик вправе отказать.

Важно! Локальными нормативными актами может быть предусмотрено нотариальное заверение копии трудового договора. Если на предприятии существует такой документ, оплачивать услуги нотариуса придется работодателю.

Для тех случаев, когда трудовой договор утерян на предприятии, законодательных норм повторного оформления нет. Поэтому каждый работодатель вправе сам определить сроки и порядок восстановления. Чтобы придать процедуре законность, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором прописать, что делать в случае утраты.

Например, в документе можно указать, что трудовой договор восстанавливается на основании экземпляра, хранящегося у работника. Важно подробно описать сроки и порядок создания дубликата.

Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора

Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале.

Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику.

Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.

Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.

В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.

Читайте также:  Работодатель дал распоряжение охране не пускать на территорию предприятия. Объяснений с его стороны нет. Законны ли  такие действия?

Восстанавливаем утраченные кадровые документы

Объясним процесс восстановления кадровых документов компании: локальных нормативных актов и графика отпусков, документов по охране труда, приказов по личному составу, трудовых договоров и трудовых книжек, личных дел и личных карточек, учетных форм (журналов и книг). Расскажем о сложностях данной задачи, а также какая возможна ответственность за отсутствие кадровых документов.

Восстанавливаем кадровую документацию

Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:

  • при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
  • с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
  • в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
  • порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
  • книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.

Риски и сложности

Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.

Во-первых, отсутствие документов несет для работодателя серьезные риски. Мы сейчас говорим даже не о ст. 5.27 КоАП РФ с ее штрафами в 50 и 70 1 тысяч рублей для организации. Мы о тех возможных последствиях, которые могут возникнуть в связи с отсутствием определенных документов у работодателя.

Например, риски близко познакомиться со штрафами до 500 000 2 руб.

от Федеральной миграционной службы либо получить административное приостановление деятельности компании 3 за отсутствие документов по охране труда, если проверяющие сочтут, что это создает угрозу жизни и здоровью сотрудников или третьих лиц. А ведь может случиться и совсем плохое.

Например, несчастный случай с тяжелыми последствиями или смертельным исходом.

Единственный способ для ответственных лиц организации (генерального директора, непосредственного руководителя, специалиста по охране труда) избежать в этом случае уголовной ответственности – это доказать, что в компании выполняются все необходимые нормативы, сотрудники прошли обучение и имеют соответствующие допуски. А как это сделать без документов? Результат их отсутствия – возможность лишиться свободы сроком до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет 4.

Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме дубликатов, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.

Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись

К этой группе документов относятся:

  • ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
    • являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
    • приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
  • ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
  • приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).

Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».

Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе).

Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем.

Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.

https://www.youtube.com/watch?v=EHrkHuINyM4\u0026pp=ygXvAdCa0LDQuiDQv9GA0LDQstC40LvRjNC90L4g0LLQvtGB0YHRgtCw0L3QvtCy0LjRgtGMINGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LTQvtCz0L7QstC-0YAsINC10YHQu9C4INGD0YLQtdGA0Y_QvdC-INC-0LHQsCDQtdCz0L4g0Y3QutC30LXQvNC_0LvRj9GA0LA_INCd0YPQttC90L4g0LXQs9C-INC10YnQtSDRgNCw0Lcg0YDQtdCz0LjRgdGC0YDQuNGA0L7QstCw0YLRjCDQsiDQutCw0LrQuNGFLdGC0L4g0YHQu9GD0LbQsdCw0YU_

Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.

Есть те, кто принципиально откажется подписывать дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли».

Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно.

В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.

Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.

К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.

А еще лучше – сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы.

С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.

Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки. А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена взамен утерянной (), первоначально оформлена ».

Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись

К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы…

Дубликат трудового договора

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит какой-либо порядок действий в случае утери трудового договора одной из сторон.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя.

Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Соответственно, если экземпляр трудового договора утерян лишь одной из сторон, то восстановить его можно, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у другой стороны.

Подробнее о ситуации утраты трудового договора читайте здесь:

  • Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора
  • Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора

Если трудовой договор отсутствует у обеих сторон, т.е. как у работника, так и у работодателя:

наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений.

Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор.

В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке).

К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если же, вдруг вы не сможете восстановить трудовой договор работника, ввиду отсутствия других подтверждающих документов (например, приказ о приеме и т.д.

), то оформите с работником новый трудовой договор, отразив в нем фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу.

Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу (дата начала работы) – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке).

К договору рекомендуется также приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов о приеме, перевода, перемещении и т.п.) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

  • Если сохранена ксерокопия трудового договора, то можно на ее основе составить дубликат трудового договора.
  • Относительно вопроса о том, какими еще документами работник может подтвердить работу в организации:
  • В первую очередь, работник может подтвердить свою работу трудовой книжкой, так же при необходимости работник может запросить справку с места работы о периодах работы в организации.
  • Подробности в материалах Системы Кадры:
  • Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя.

Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора, то работодатель может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у него. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора работодателя, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора нужно выдать сотруднику.

Ситуация:Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах за подписью обеих сторон. Один экземпляр трудового договора передают сотруднику, другой – хранят у работодателя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Читайте также:  Можно ли перевести работника на другую работу во время прохождения им испытательного срока?

Если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора, то он может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у сотрудника. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора сотрудника, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора хранится у работодателя и имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.

Вероятна ситуация, когда у сотрудника также будет отсутствовать его экземпляр трудового договора. Наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений.

Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор.

В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке).

К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Иван Шкловец,заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация:Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора
  2. Ситуация: Нужно ли заключать письменный трудовой договор с сотрудником, который принят на работу до 1992 года и продолжает работать в организации. При приеме на работу трудовой договор был заключен в устной форме

Согласно действующему порядку трудовые отношения между сотрудником и работодателем возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме (ст. 16, 67 ТК РФ).

Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.

Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу.

Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке).

К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

  1. Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…
  2. Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…
  3. Образец трудового договора менеджера по продажамТрудовой договор менеджера по продажам — это документ, создаваемый в…

Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем

Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2020 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему.

Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.

е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.

и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.

сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.

и теперь не знаю как быть и как правильно..

Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:

За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.

Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.

Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.

И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.

Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.

А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2020, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2020, а условия не 2020 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).

Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.

  • И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.
  • Вы мыслили в верном направление, почти.
  • Но, задача кадровика еще и быть буфером, который между Работодателем-Работником, Работодателем-Проверяющими инстанциями.
  • Так, что сделайте так, как вам сказал юрист — оформите ТД 2012 года, как будто он никуда не исчезал.

Viktoriya Kochetkova, эксперт

  1. 4 марта, 22:47,7 месяцев назад
  2. 5
  3. Рейтинг обращения определяется активностью обсуждения: числом комментариев и одобрений (лайков).

Так-так-так — юридическая помощь онлайн © 2020 . © Фонд Так-так-так .

  • Для писем: info@taktaktak.ru
  • Фонд «Так-так-так» является членом Глобальной сети журналистских расследований

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.