О. Я. Решетоваавтор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Сотрудник запросил у работодателя заверенную копию трудовой книжки, при этом ранее он подал заявление о выдаче трудовой книжки на руки и предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Что в таком случае должен сделать работодатель?

Трудовая книжка сотруднику выдана на руки, т.к. он написал заявление о переходе на электронную трудовую.

Ответ

Согласно требованиям ст. 62 ТК РФ работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе копию трудовой книжки, но только — в случае ее ведения (данная норма прямо установлена ст. 62 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации работодатель должен выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма  СТД-Р) за период работы у него способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью — при ее наличии у работодателя).

Обоснование

Работодатель может не вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 января 2020 г., если работник отказался от продолжения ее ведения.

С 1 января 2020 г. работодатели в установленном порядке формируют на всех работников сведения о трудовой деятельности в электронном виде (т.е. ведут так называемые электронные трудовые книжки) и представляют их для хранения в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Учитывая требования ст.

62 ТК РФ, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки (в случае ее ведения), справок о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных пенсионных взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.).

В связи с принятием Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — Кодекс) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» Кодекс дополнен статьей 66.

1, согласно которой работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20 января 2020 г. N 23н.

Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности:

• в период работы;
• при увольнении.

Эти сведения предоставляются за период работы у данного работодателя.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности работник подает письменно или направляет по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В заявлении указывается форма получения: на бумажном носителе (при этом сведения заверяются надлежащим образом) или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью (при ее наличии у работодателя).

Если работник не выбрал форму предоставления сведений, полагаем, что работодатель самостоятельно вправе решить, в какой из двух форм их предоставить (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения предоставляются по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.

Нужно соблюдать сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

• не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
• в день прекращения трудового договора — при увольнении.

Если сведения выданы работнику лично, рекомендуем фиксировать это под подпись. На сайте «Онлайнинспекция.рф» представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2020).

Если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, представленных в ПФР, работодатель обязан исправить или дополнить их по его письменному заявлению (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ). Путеводитель по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) {КонсультантПлюс}

Форма СТД-Р формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и работником (зарегистрированным лицом), и содержит сведения о трудовой деятельности работника (зарегистрированного лица), его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (далее — кадровые мероприятия) (п. 1.1 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)», утвержденного Приказом Минтруда России N 23н).

Несколько трудовых книжек у одного работника: что делать работодателю?

Надо признать, в жизни все время происходит «что-то» не так, как написано в нормативных актах. При этом решать эти сложные ситуации надо, соблюдая все требования закона. Например, довольно частая ситуация: по правилам у каждого работника должна быть одна трудовая книжка, но нередко оказывается, что у сотрудника их две, а то и больше. Законно ли наличие нескольких трудовых книжек? Что делать работодателю в таком случае?

Несмотря на то, что в законе подразумевается наличие только одной трудовой книжки у сотрудника, если их оказалось больше – это никаким образом не наказуемо.

Более того, в последних разъяснениях ПФР сказано, что для назначения пенсии сейчас важнее страховой стаж, данные о котором есть в фонде.

Однако если будет необходимо учесть какие-то периоды или стажи, которые надо будет подтверждать дополнительно, то это можно сделать при помощи как одной, так и нескольких трудовых книжек.

Получается, для «конечного пользователя» трудовой книжки – ПФР – не принципиально, сколько их у человека. Остается вопрос, что делать организации, если у ее сотрудника несколько таких документов. Тут надо разобраться, как так получилось – от этого будут зависеть и действия работодателя.

Дубликат

Самый простой и законный вариант, когда трудовая книжка не одна – это выдача дубликата. Человек мог подумать, что потерял ее, и потому оформил дубликат. Или в основном документе была неприятная запись об увольнении, формулировку которой суд изменил, после чего оформляется новая трудовая с измененной последней записью.

В любом случае, если речь идет о том, что одна из трудовых книжек – это дубликат, то только его вы и принимаете. Сам факт выдачи дубликата говорит о том, что оригинал документа утратил юридическую силу. Даже если на нем нет отметки о выдаче дубликата.

Объясните сотруднику, что вести ему дальше будут уже только дубликат, а первую книжку пусть хранит дома – вдруг понадобится при оформлении пенсии.

Несколько мест работы одновременно

Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек.

Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.

Во-первых, это случаи, когда человек заканчивал аспирантуру. При таком раскладе надо быть трудоустроенным в вузе, а денег там, как правило, немного. Тем более, если к моменту поступления уже было неплохое место работы, терять его не хочется, а совмещать получится.

Кроме того, часто в ситуации с совместительством, точнее, тогда, когда именно оно должно быть, но по каким-то причинам человек и на второе место работы устраивается как на основное, появляются две трудовые книжки.

В результате к вам приходит потом устраиваться сотрудник и приносит обе книжки, в которых в одно и то же время стоят разные места работы. Объясните, что вы вести можете только одну – пусть человек выбирает, какую. Вторую пусть оставит дома – она может понадобиться в ПФРе.

Желание что-то скрыть в прошлом

Так тоже бывает, причем это не обязательно что-то криминальное. Например, в какой-то момент пришлось человеку принять предложение на более низкую должность, или вообще работал он не по специальности, а потом не хотел это афишировать. Сделал вид, что ту трудовую книжку потерял, завели новую, а теперь он приносит вам обе.

Может быть, что в какой-то момент имело место не очень приятное увольнение по виновной статье. Чтобы упростить себе дальнейшее трудоустройство, трудовую книжку с такой записью оставили дома, завели новую, а теперь это все уже не важно, но хочется перед пенсией все периоды работы учесть, вот и приносит сотрудник две книжки новому работодателю.

В этих и похожих случаях в трудовых книжках записи о работе будут не в один период, а последовательно – начало карьеры в одной, продолжение в другой. Вы, опять-таки, можете взять только одну, и логично, что это будет более поздняя. Работнику объясните, что при назначении пенсии в ПФР он сможет принести все трудовые, но вы вести ему будете только одну.

Вообще, при работе с трудовыми книжками надо понимать, что главная их задача – подтверждение стажа при назначении пенсии. При этом работодатель может вести каждому сотруднику только одну трудовую. Вот из этого и надо исходить – выбирать из всех принесенных одну, а с остальными ваш работник пойдет в ПФР, когда придет время пенсии.

Работодатель потерял трудовую книжку работника

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.

От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.

Единичная утеря трудовой книжки

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника1. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Оформляем дубликат

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат2.

Получаем заявление от работника

Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления3.

Документы, подтверждающие стаж

По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.

2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.

рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.

Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.

Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:

• трудовые договоры;
• справки с предыдущих мест работы;
• справки из государственного или муниципального архива;
• выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

• за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
• с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

https://www.youtube.com/watch?v=sRijxwMBjF4\u0026pp=ygWaAtCY0Lcg0L7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjQuCDQsdGL0LvQuCDQstGL0LrRgNCw0LTQtdC90Ysg0YLRgNGD0LTQvtCy0YvQtSDQutC90LjQttC60LguINCe0YIg0L_QvtC70L7QstC40L3RiyDQsdGL0LLRiNC40YUg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9C10Lkg0L3QsNGI0LjRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyINC_0L7Qu9GD0YfQuNC70Lgg0YHQv9GA0LDQstC60LgsINCwINC-0YIg0L7RgdGC0LDQu9GM0L3Ri9GFINC90LXRgiDQtNCw0L3QvdGL0YUuINCa0LDQuiDQsdGL0YLRjD_CoA%3D%3D

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13).

При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14.

Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли.

В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи.

А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы16.

Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя17. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде18.

Заполняем дубликат

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения19.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:

1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).

3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):

Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства20.

Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:

• в графе 2 – дата приема на работу;
• в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

• Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
• Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
• Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
• В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
• Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела21 (Пример 3).

4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).

5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении22.

6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении23.

Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки

Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки

Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет24 (п. 47 Правил).

Если ошиблись при заполнении стажа

На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=sRijxwMBjF4\u0026pp=YAHIAQE%3D

В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи25.

Дубликат на вкладыш к трудовой

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки26.

Ответственность

За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В данном случае будет нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек27. За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть наложен штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц и предпринимателей – в размере от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб.);
• на организации – от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 руб.).

Если работодатель отказывается выдать дубликат

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату28. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.

О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ).

Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда29 (ст. 234 и 236 ТК РФ).

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.

Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником30.

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.)31.

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции32.

Если работник не забирает дубликат

Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки.

Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте.

После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки34 (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).

Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст.

 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления дубликата обычная35.

Книга учета трудовых книжек

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена»37 (Пример 4).

Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?

Специалисты Роструда рекомендовали38 действовать следующим образом:

• если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения;
• если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему;
• если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.

Массовая утрата трудовых книжек

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п.

 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50).

Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.

), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.

Если организация ликвидирована, как подтвердить свои пенсионные права?

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые.

Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии.

Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах — шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц

ОПФР по Бурятии.

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд.

К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке   из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.

А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?  

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель. Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права.

В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР.

Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах.

В какой архив следует обращаться — эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы.

В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются.

По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей.

К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии.

Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую,   будущим пенсионерам   и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто   документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов.

ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно.

Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками

С бумажными трудовыми книжками были проблемы, но мы к ним привыкли. Прогульщики заводили дубликаты. Кадровики заполняли с ошибками. Почта теряла эти книжки при пересылке.

https://www.youtube.com/watch?v=1JDuq-xE48o\u0026pp=ygWaAtCY0Lcg0L7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjQuCDQsdGL0LvQuCDQstGL0LrRgNCw0LTQtdC90Ysg0YLRgNGD0LTQvtCy0YvQtSDQutC90LjQttC60LguINCe0YIg0L_QvtC70L7QstC40L3RiyDQsdGL0LLRiNC40YUg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9C10Lkg0L3QsNGI0LjRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyINC_0L7Qu9GD0YfQuNC70Lgg0YHQv9GA0LDQstC60LgsINCwINC-0YIg0L7RgdGC0LDQu9GM0L3Ri9GFINC90LXRgiDQtNCw0L3QvdGL0YUuINCa0LDQuiDQsdGL0YLRjD_CoA%3D%3D

С электронными трудовыми сложности только начинаются. Работники изобретают новые способы скрыть увольнения за прогул. Осознано и не очень подставляют работодателей на штрафы и проверки. На примерах разбираем, как не допустить произвола работников.

Работника уволили за прогул, выдали справку СТД-Р с записью об увольнении по статье. Чтобы скрыть это, сотрудник при новом трудоустройстве принес предыдущую СТД-Р без «нехорошей» записи. Работодатель принял на работу прогульщика или пьяницу.

Другая история. Работница еще не уволилась из ООО «РогаКопыта», но уже ищет работу. Новому работодателю вместо СТД-Р от ООО «РогаКопыта» принесла СТД-Р об увольнении из ООО «Волна». Ее приняли по основному месту работы. Теперь у фирмы споры с Пенсионным фондом, фонд требует оформить ее по совместительству, потому что по основному она числится в ООО «РогаКопыта».

Мужчина сидел в тюрьме. Устроился на месяц куда-то. Получил СТД-Р. Новый работодатель не узнает о криминальном прошлом работника.

Почему так?

С электронными книжками стало проще скрыть предыдущие места работы. Если работник отказался от бумажной трудовой, книжку ему выдают на руки. Дальше сведения о приемах, увольнениях хранит Пенсионный фонд. А работник при необходимости и увольнении получает у работодателя справку СТД-Р со сведениями о работе у этого работодателя.

В итоге у сотрудника есть бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК и несколько справок СТД-Р от разных работодателей. При трудоустройстве он обязан показать, а не оставить кадровику 1 справку СТД-Р.

Как избежать неприятностей?

Если есть сомнения в достоверности предоставленной работником СТД-Р, запросите справку СТД-ПФР.

Это тоже сведения о трудовой деятельности, но их работник получает сам в Пенсионном фонде или на сайте госуслуг. Там пока не пишут причины увольнения, но есть информация обо всех работодателях с 2002 года.

Да, работник имеет право не предоставлять СТД-ПФР. Но это будет лишний повод задуматься, что что-то не так.

С адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж работодателя пришло письмо: «Прошу прислать на электронный адрес сведения о трудовой деятельности. Слесарь Котов И.И.». Кадровику письмо переслали через неделю. Она побоялась отправлять на неизвестную электронку официальный документ. «Отправишь, а потом на работника кредит оформят», — подумала кадровик. Фирму оштрафовали на 50 тысяч.

Почему так?

Работник с электронной трудовой книжкой вправе в любой момент запросить сведения о трудовой деятельности. И работодатель обязан выдать их по форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Иначе по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации от 30 до 50 тысяч рублей.

Как избежать штрафов?

Автоматизировать обработку заявлений работников. Тогда не пропустите сроки ответа и всегда установите автора электронного запроса.

В системе кадрового электронного документооборота СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Система распределит запрос кадровику, бухгалтеру или непосредственному руководителю работника. Установит срок ответа на заявление и сообщит работнику о готовности справки.

Установить порядок выдачи СТД-Р в локальном нормативном акте: указать электронный адрес работодателя, как фирма определяет, что электронный запрос написал работник, уточнить порядок из ст. 66.1 ТК РФ.

Пример формулировки ЛНА.

По заявлению работника работодатель выдает сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (кроме работников, на которых ведет трудовую книжку) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного КЭП работодателя) и способ их передачи (лично в отделе кадров, почтой на адрес, указанный работником в трудовом договоре; электронно в личный кабинет СБИС, на электронный адрес работника). Заявление направляет любым способом:

• электронно из личного кабинета СБИС;
• на бумажном носителе в отдел кадров;
• на адрес kadry@mi.ru с электронного адреса работника, ранее предоставленного работником работодателю в заявлении на бумажном носителе как адрес для переписки.

Мужчина работал в МВД, уволили за проступок. Новому работодателю сказал, что СТД-Р потерял. Его приняли так. А при проверке прокуратура оштрафовала фирму на 100 тысяч рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=1JDuq-xE48o\u0026pp=YAHIAQE%3D

Девушка пару месяцев работала в отделе проверок налоговой. Потом устроилась в коммерческую фирму, потом еще в одну. Последнему работодателю принесла СТД-Р с записью об увольнении из фирмы. Работодателя оштрафовали.

Парень отработал 3 месяца стажером в полиции и уволился. При новом трудоустройстве сказал, что это его первое место работы. Работодатель попал на штраф.

Почему так?

По закону о противодействии коррупции работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о приеме на работу бывшего муниципального или госслужащего. И о его найме по договору подряда с оплатой от 100 тысяч рублей в месяц тоже обязан сообщить. За такие нарушения Прокуратура штрафует от 100 до 500 тысяч. Срок давности по таким нарушениям 6 лет.

Порядок уведомления:

• Уведомление направляют по бывшему месту службы.Если госорган ликвидировали, нужно найти правопреемника и направить сообщение ему. На это указывал Минтруд в письме от 01.07.2016 № 18-2/В-421 и Верховный суд.8. Если на момент заключения трудового (гражданско-правового) договора с бывшим государственным (муниципальным) служащим государственный (муниципальный) орган, в котором данное лицо проходило государственную (муниципальную) службу, реорганизован или упразднен, соответствующее сообщение подлежит направлению в государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа.В случае когда функции реорганизованного (упраздненного) государственного (муниципального) органа распределены между несколькими государственными (муниципальными) органами, допустимо направление соответствующих сведений в любой государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
• Уведомляют о служащих с должностью из спецперечня, утвержденного Указом Президента, муниципальными или госорганами. Обычно спецперечни выкладывают на сайтах этих органов. Вот, например, список должностей полиции.
• Уведомлять нужно, если с момента службы прошло меньше 2 лет. Даже в том случае, когда сотрудник поработал в коммерческих структурах, а потом пришел к вам. Это подтверждает Верховный суд.6. При рассмотрении дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 КоАП РФ следует учитывать, что предусмотренная частью 4 статьи 12 Федерального закона «О противодействии коррупции» обязанность подлежит исполнению в течение двух лет после увольнения гражданина с государственной или муниципальной службы независимо от последнего места работы бывшего государственного (муниципального) служащего и количества заключенных им за этот период трудовых договоров. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
• Форма уведомления не утверждена, должна содержать: ФИО, должность, обязанности сотрудника, реквизиты договора и приказа о приеме на работу.

Как избежать штрафов?

Запрашивать бумажную трудовую. Если она утеряна, просить справку СТД-ПФР. В ней не написаны должности работника, но есть наименования работодателей до 01.01.2020. Это хотя бы натолкнет на мысль о госслужбе и уведомлении.

Установить письменную форму сообщения о службе. Экс-чиновник и так обязан уведомлять работодателя. Но закон не пишет, в какой форме. Чтобы работник потом не сказал, что извещал устно, работодатели при приеме на работу страхуются:

• и вручают уведомление об этом,
• или подписывают с работником опись полученных от него сведений о трудовой деятельности (например получено СТД-Р с записью об увольнении из ООО «РогаКопыта»),
• или включают обязанность извещать письменно в текст заявления о приеме на работу, в ЛНА или в договор ГПХ.

сотрудников по базам МВД, ФНС…

Пример формулировки в ПВТР, ТД, ГПД.

Работник (исполнитель) обязан не позднее 3 календарных дней с момента заключения настоящего договора письменно сообщить работодателю (заказчику), замещал ли он в течение 2 предшествующих лет должности государственной или муниципальной службы, перечень которых установлен нормативными правовыми актами РФ.

Пример формулировки Уведомления.

https://www.youtube.com/watch?v=b-mFgTccT_g\u0026pp=ygWaAtCY0Lcg0L7RgNCz0LDQvdC40LfQsNGG0LjQuCDQsdGL0LvQuCDQstGL0LrRgNCw0LTQtdC90Ysg0YLRgNGD0LTQvtCy0YvQtSDQutC90LjQttC60LguINCe0YIg0L_QvtC70L7QstC40L3RiyDQsdGL0LLRiNC40YUg0YDQsNCx0L7RgtC-0LTQsNGC0LXQu9C10Lkg0L3QsNGI0LjRhSDRgdC-0YLRgNGD0LTQvdC40LrQvtCyINC_0L7Qu9GD0YfQuNC70Lgg0YHQv9GA0LDQstC60LgsINCwINC-0YIg0L7RgdGC0LDQu9GM0L3Ri9GFINC90LXRgiDQtNCw0L3QvdGL0YUuINCa0LDQuiDQsdGL0YLRjD_CoA%3D%3D

Просим не позднее 3 календарных дней с момента получения настоящего уведомления письменно сообщить в отдел кадров ООО «ЗолотоеДно», замещали ли вы в течение 2 предшествующих лет должности государственной или муниципальной службы, перечень которых установлен нормативными правовыми актами Российской Федерации. Запрос связан с требованиями ч. 2 ст. 12 ФЗ от 25.12.08 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции». Уведомляем вас, что в случае несообщения сведений заключенный с вами договор подлежит прекращению согласно ч. 3 ст. 12 закона 273-ФЗ на основании п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Уведомлять, даже если госслужба — это вы. Госучреждения не всегда сообщают о найме экс-чиновника. И раньше суды соглашались, что тут нет коррупционного риска. С 2020 года судебная практика изменилась. Уведомлять должны работодатели всех форм собственности, в том числе бюджетные учреждения.

Сотрудник уходит на пенсию. А Пенсионный фонд его документы не принимает. Потому что номер какого-то приказа в бумажной трудовой не совпадает с номером, который работодатель сообщил Пенсионному фонду в отчетах СЗВ-ТД. Пенсионный отправил работника разбираться с работодателем. Теперь у работника задержка с пенсией, а у работодателя необходимость подавать новый отчет.

Почему так?

Не совпали данные в бумажной трудовой и электронных сведениях. Это может происходить из-за того, что бухгалтерия работает в одной программе, кадровики в другой. У бухгалтерии одна нумерация, у кадров своя. Отчеты СЗВ-ТД поручают отправлять то бухгалтерам, то кадровикам, то IT-специалисту.

Как избежать неприятностей?

1. Выбирайте СБИС, чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД в момент приема, увольнения. СБИС до отправки в фонд перепроверит, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитываетесь ли второй раз за уволенного. Система покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
2. Не оформляйте изменение зарплаты через перевод. Это лишний повод допустить ошибку.

   Любой перевод работодатель должен отражать в СЗВ-ТД. А значит, сообщать эту информацию в Пенсионный фонд. Даже если у работника бумажная трудовая книжка.

Крупная организация. Директор изменил название «Отдел закупок» на «Департамент». Кадровику пришлось целый день оформлять 100 приказов о переводе, 100 допсоглашений к трудовым договорам и 100 отчетов СЗВ-ТД. А в следующем квартале «Департаменты» заменили на «Управления». Кадровик допустила ошибки. А значит, опять сложности с пенсией у работников, необходимость исправлять СЗВ-ТД у работодателей. Как исправить ошибки в СЗВ-ТД — читать статью.

Почему так?

Кадровик оформила смену названия переводом. При переводе нужно подписать множество документов с работником и сдать СЗВ-ТД. Даже по работникам с бумажными трудовыми. Чем больше документов, тем больше ошибок.

Штрафы за СЗВ-ТД маленькие — 300–500 рублей за каждое нарушение. Но их выписывает инспекция труда. И если ошибку в отчете не исправить, Пенсионный передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может зацепить и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы в 50 тысяч рублей.

Как избежать неприятностей?

1. Автоматизировать заполнение и проверку документов.Загружайте сканы паспорта СБИС, и нейросеть распознает данные. Введет их без ошибок. Отработает за службу безопасности — проверит работника по базам МВД, ФНС. Установите СБИС-проверку СЗВ-ТД.

СБИС отличит Королеву от Королёвой.

Your browser does not support the video tag.

1. Не делать приказы о переводе в подразделениях и сэкономить время на другие хорошие дела. Смена названия подразделения без изменения фактического места работы не является переводом. Не пишите в трудовом договоре название подразделения, укажите это в штатном расписании. Лучше штатное, чем вносить изменения в трудовой договор. Если не меняется трудовой договор, тогда не нужно подписывать с работниками допсоглашение к ТД и приказ о переводе.

У предыдущего работодателя работница написала заявление об отказе от бумажной и выборе электронной трудовой. А при новом трудоустройстве задумала вернуть бумажную трудовую и попросила завести ей новую ТК в связи с утерей.

Работодатель завел ей бумажную ТК, передал в Пенсионный фонд сведения о выборе работником бумажной ТК.

А потом из Пенсионного фонда позвонили и предложили уничтожить новенькую бумажную книжку, поскольку работник раньше уже выбрал ЭТК.

Почему так?

Работник вправе 1 раз перейти с бумажной на электронную трудовую. Вернуться к бумажным уже нельзя. Но если работодатель по заявлению работника завел ему новую бумажную книжку, то и уничтожать ее теперь тоже нельзя, это противоречит ст. 65 ТК РФ.

Как избежать неприятностей?

Сохранить заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки и не переживать. Новый работодатель закон не нарушает. Он не несет ответственности за выдачу новой трудовой книжки с первым местом работы у этого работодателя.

Ведете кадровый учет в другой системе? Поможем!

СБИС возьмет данные о сотрудниках из сторонней системы. Вам останется только нажать «Отправить».

Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.

Управление персоналом

Подключить

Последние новости