Учебный отпуск Трудовой кодекс — статья 173 — относит к государственным гарантиям образования. Порядок его предоставления, оформления и оплаты несколько отличается от ежегодного оплачиваемого отпуска. Рассмотрим эти особенности в нашей статье.

ТК РФ указывает на несколько моментов, которые необходимо учитывать при оформлении отпуска в связи с обучением (далее — ОСО):

• ОСО можно взять только по основному месту работы;
• вуз должен иметь государственную аккредитацию, что подтверждается отдельной справкой из учебного заведения или включением нужных данных в справку-вызов;
• работник получает высшее профессиональное образование (далее — ВПО) впервые; исключение составляет случай, когда новое ВПО получается по инициативе работодателя;
• для получения ОСО работник должен предоставить справку-вызов из вуза и письменно попросить об отпуске, написав соответствующее заявление.

Чтобы оформить учебный отпуск, работнику необзходимо написать заявление. Как правильно оформить документ, рассмотрим далее.

Заявление на учебный отпуск: образец

• В заявление нужно включить всю информацию, которая повлияет на предоставление, оформление и оплату учебного отпуска.
• Образец заявления на учебный отпускможно скачать здесь, по ссылке ниже:
• 
• Скачать образец заявления на учебный отпуск
• Должным образом согласованное заявление будет являться основанием как для приказа на отпуск, так и для связанных с ним расчетов с работодателем.
• Как оформляется приказ на отпуск, читайте в статье «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск — образец и бланк».
• Бланк приказа подойдет и для оформления учебного отпуска.

Прочие условия по ОСО могут быть включены в трудовой или коллективный договор. Как правило, это «смягчающие» условия. По ТК РФ работодатель обязан предоставить ОСО только в предусмотренных случаях, а по договору с работником отпуск может быть предоставлен и в других ситуациях. Например, можно оформить отпуск, даже если у учебного заведения нет госаккредитации.

Сколько длится и как оплачивается отпуск по учебе в 2023 году

Оплата учебного отпуска по Трудовому кодексу предусматривает различия в зависимости от формы обучения и от того, для чего предоставляется ОСО.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законом «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 № 273-ФЗ установлены различные типы ВПО, в том числе образование по стандартам бакалавриата, специалитета и магистратуры. Предметом рассмотрения в ст. 173 ТК РФ являются конкретно эти виды. Однако могут быть и другие по иным нормативам.

Основные нюансы длительности и оплаты ОСО в соответствии со ст. 173 ТК РФ представлены в таблице:

ВПО	Для чего предоставляется ОСО	Максимальная длительность ОСО	Оплата
Бакалавриат, специалитет, магистратура	Вступительные экзамены	15 календарных дней	Нет
Аттестация в подготовительных отделениях вузов	15 календарных дней	Нет
Промежуточные аттестации при очной форме обучения	15 календарных дней	Нет
Сдача госэкзаменов при очной форме обучения	1 месяц	Нет
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и сдача итоговых госэкзаменов при очной форме обучения	4 месяца	Нет
Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах на заочном или очно-заочном обучении	40 календарных дней	Есть
Получение высшего образования в сокращенные сроки на 2-м курсе для заочного или очно-заочного обучения	50 календарных дней	Есть
Промежуточная аттестация на 3-м и следующих курсах на заочном или очно-заочном обучении	50 календарных дней	Есть
Государственная итоговая аттестация на заочном или очно-заочном обучении	до 4 месяцев	Есть

Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении в магистратуре, если уже есть диплом бакалавра? Ответ на данный вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Расчет компенсации ОСО всегда идет по среднему заработку. В бухучете затраты на оплату учебного отпуска отражаются на счетах учета затрат:

• Дт 20 (25,26,44…) Кт 70 — оплата учебного отпуска;
• Дт 20 (25,26,44…) Кт 69 — страхвзносы;
• Дт 70 Кт 68 — НДФЛ с отпуска.

О порядке уплаты НДФЛ с отпускных, читайте здесь.

По ст. 173 ТК РФ при желании работника, обучающегося заочно или очно-заочно, может быть предоставлена рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. Такое предоставление допускается:

• на период до 10 месяцев перед итоговой аттестацией;
• с оплатой 50% среднего заработка за высвобожденное время.

Как оплачивается учебный отпуск аспирантам, разъяснила Д. Н. Конькова, инспектор Минтруда и соцзащиты. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с мнением чиновника.

Обязан ли работодатель оплачивать расходы, связанные с учебой

Помимо временных затрат на процесс учебы работник несет и другие расходы:

• на учебные материалы и пособия;
• на проезд к месту обучения и обратно;
• на аренду жилья на период сессии (защиты), если место обучения находится в другом городе и т. п.

По нормативам ТК РФ работодатель обязуется оплатить только расходы на проезд до вуза и обратно:

• 1 раз в год;
• для заочников;
• при условии успешной учебы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что понимать под «успешной учебой», специально не разъясняется. Поэтому, если обучающийся результативно сдает промежуточные экзамены (аттестации) и продолжает обучение, учебу можно считать успешной.

Оплата работодателем иных расходов не является обязательной. Дополнительные компенсации могут предусматриваться договорами с работниками.

Предоставлять и оплачивать ли учебный отпуск, если работник получает второе высшее образование? Ответ на вопрос узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно. 

Отдельные нюансы по предоставлению и оплате отпуска

1. ОСО дается в календарных днях без продления на праздничные. Праздники оплачиваются как обычные календарные дни.

2. В случае нетрудоспособности в период ОСО он не продлевается, и больничный в этот период не оплачивается.

   Если ОСО закончился, а нетрудоспособность нет, оплачиваются те дни больничного, когда сотрудник должен был работать.

Об оплате больничного при обычном отпуске узнайте из этой статьи.

• отказать в ОСО;
• перенести ОСО;
• заменить его денежной компенсацией.

1. ОСО не отменяет права на основной отпуск. Допускается присоединение ОСО к основному отпуску (ст. 177 ТК).
2. ОСО не должен совпадать по времени ни с каким другим отпуском. Если сотрудник в другом отпуске, его придется прервать (перенести) для оформления ОСО.

Как правильно перенести другой отпуск, читайте в материале «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».

Итоги

ОСО является гарантией, обеспечивающей право гражданина на получение  образования, поэтому отличается от прочих видов отпуска. Для правильного оформления и оплаты следует учитывать требования по учебному отпуску Трудового кодекса и нюансы, вытекающие из особых характеристик такого отпуска.

Учебный отпуск сотрудника: 5 правил для работодателя

При каких условиях работодатель обязан предоставить учебный отпуск, как правильно его рассчитать и оплатить, в том числе совместителям. Скачайте образец приказа и алгоритм расчета среднего заработка по шагам в конце статьи

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск сотрудникам, которые работают и получают:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
• высшее образование — проходят подготовку кадров высшей квалификации или являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
• среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
• основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

Правило 2. Условия предоставления учебного отпуска — есть нюансы

Условие 1. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).

Форма обучения не является условием предоставления учебного отпуска, но влияет на его оплату:

• если работник обучается по очной форме, то учебный отпуск не оплачивается;
• если по очно-заочной или заочной форме, то на период учебного отпуска сохраняется средний заработок (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ).

Пример. У работника среднее профессиональное образование, он окончил колледж. Позже он решил пройти обучение также в колледже, но по другой специальности — в этом случае он не может повторно рассчитывать на учебный отпуск.

https://www.youtube.com/watch?v=p5CY3p-saEk\u0026pp=ygWeAdCU0L7Qu9C20L3RiyDQu9C4INC80L3QtSDQvtC_0LvQsNGH0LjQstCw0YLRjCDQv9GA0L7QtdC30LQg0LIg0YHQstGP0LfQuCDRgSDQstGL0LfQvtCy0L7QvCDQvdCwINGD0YfQtdCx0YM_INCg0LDQsdC-0YLQsNGOINCyINGH0LDRgdGC0L3QvtC5INC60L7QvNC_0LDQvdC40Lgu

Гарантии и компенсации положены работникам, у которых уже есть профессиональное образование соответствующего уровня и которых работодатель направил получать образование в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Условие 2. Если работник учится одновременно в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются одной из них по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Условие 3. Образовательное учреждение, в котором проходит обучение работник, имеет государственную аккредитацию. Реестр аккредитованных образовательных организаций можно найти на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.

Исключение: работодатель вправе предоставить учебный отпуск работнику, который проходит обучение в образовательном учреждении без государственной аккредитации, если это прописано в трудовом или коллективном договоре.

Условие 4. Учебный отпуск можно предоставить только на основании справки-вызова из образовательного учреждения.

Условие 5. Продолжительность учебного отпуск не может превышать период, указанный в ТК РФ.

Исключение: работодатель может предоставить учебный отпуск и большей продолжительностью, при условии что это прописано в трудовом или коллективном договоре.

Условие 6. Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Совместителю в период сессии необходимо продолжать работу в свободное от учебы время либо оформить на это время отпуск без сохранения зарплаты. Обратите внимание на правила 4 и 5, о которых мы расскажем далее.

Пример. У работника два места работы: постоянное и совместительство. Параллельно он получает высшее образование. Учебный отпуск положен только по одному месту работы, например, в той организации, в которой он работает постоянно.

Сотрудник может обратиться к руководителю места, где он работает по совместительству, с просьбой о предоставлении ему отпуска за свой счет на период учебы.

Работодатель вправе отказать, сославшись на то, что такое условие не прописано в трудовом или коллективном договоре. 

Правило 3. Оформление учебного отпуска. Порядок действий

1. Работник обращается к работодателю с заявлением, к которому приложена справка-вызов из учебного заведения.
2. Руководитель издает приказ (форма № Т-6 или № Т-6а) о предоставлении работнику гарантии.

3. Бухгалтер оформляет записку-расчет, где будет рассчитан средний заработок.
4. Данные об учебном отпуске фиксируются в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13).

Образец приказа вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Правило 4. Оплата учебного отпуска  

Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды. 

Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без.

Пример. При получении высшего образования по программе бакалавриата работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев.

За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания, то средний заработок уже не платится.

Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.

Подробнее о случаях, когда следует платить средний заработок, а когда нет, написано в ст. 173-176 ТК РФ. Здесь также указаны иные гарантии, на которые может рассчитывать работник, который совмещает работу с обучением.

Например, работникам, успешно осваивающим аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом государственной итоговой аттестации по их желанию устанавливается рабочая неделя, сокращенная на семь часов.

С полученной суммы следует удержать НДФЛ и включить ее в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. При расчете налога на прибыль эти суммы можно включить в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Повышение квалификации

Основы кадрового делопроизводства. Удостоверение, 96 ак. часов

Посмотреть программу

Работодатель помимо учебного отпуска один раз в год оплачивает работнику стоимость проезда до образовательного учреждения и обратно при следующих условиях (ст. 173 ТК РФ):

• обучение проходит по аккредитованной программе бакалавриата, специалитета или магистратуры;
• обучение проходит в заочной форме.

Размер компенсации стоимости проезда определен в следующих пределах (ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ):

• при обучении в вузе — полная стоимость проезда;
• при обучении в профессиональной образовательной организации — 50 % стоимости проезда.

Правила оплаты проезда законодательно не определены. Их целесообразно закрепить в локальных нормативных актах организации. Оплачивать работнику проезд до места учебы и обратно можно по аналогии с оплатой проезда в командировку.

Правило 5. Расчет среднего заработка за время учебного отпуска

Средний заработок за период учебного отпуска следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за 3 дня до отпуска?» 

Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).

• Средний заработок сотрудник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как он принесет справку-подтверждение, ошибочно.

Что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.

Чек-лист по расчету среднего заработка вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Ответы на распространенные вопросы про учебный отпуск

Работник хочет присоединить к учебному отпуску основной. Правильно ли это?

Требование работника неправомерно. Вопрос о присоединении учебного отпуска к ежегодному оплачиваемому решается по соглашению работодателя и работника (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Повышение квалификации в Контур.Школе

Основы кадрового делопроизводства. Удостоверение, 96 ак. часов

Посмотреть программу

Можно ли использовать учебный отпуск частично?

Учебный отпуск — право, а не обязанность работника. Право на отпуск установленной продолжительности дает, в частности, справка-вызов, в которой прописаны сроки. Это следует из ч. 4 ст.

 177 ТК РФ, формы справки-вызова, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Соответственно, воспользоваться своим правом на учебный отпуск работник может только в пределах срока, который указан в справке-вызове.

При этом трудовое законодательство не запрещает использовать такой учебный отпуск частично.

Вправе работодатель отказать работнику в учебном отпуске в связи с производственной необходимостью?

Нет, не вправе. Предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова не зависит от усмотрения работодателя. Работник вправе воспользоваться таким отпуском, даже если работодатель не согласен.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец. Приказ на учебный отпуск 676.4 КБ
• Чек-лист. Расчет среднего заработка на период учебного отпуска 666.1 КБ

Скачать

Проезд во время учебного отпуска — Компания «АПИ»

По общему правилу работодатель не обязан оплачивать поездки в отпуск своих работников, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Вместе с тем если работник организации получает образование, то фирма должна компенсировать студенту расходы на проезд к месту учебы и обратно.

Кто имеет право на такие «ученические» льготы и как они предоставляются работодателем, мы и поговорим далее более подробно.

Сегодня наличие в штате работников-студентов — явление довольно обычное для многих компаний. Помимо общих гарантий и компенсаций, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), таким работникам трудовое право предоставляет дополнительные льготы.

Так, в соответствии с положениями главы 26 «Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования» ТК РФ они имеют право на предоставление им дополнительного отпуска, оплату проезда к месту нахождения организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно, на сокращение продолжительности рабочей недели и иные права.

Отметим, что предоставление «ученических» льгот работникам зависит от многих факторов.

В первую очередь на их предоставление определяющее значение оказывает уровень образования, получаемого работающим сотрудником: высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации, высшее образование по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, среднее профессиональное образование, основное общее или среднее общее образование.

Кроме того, немаловажную роль при этом играет наличие у организации, осуществляющей образовательную деятельность, государственной аккредитации на соответствующую образовательную программу, по которой обучается работник.

«Ученические» льготы, установленные ТК РФ, применяются только в отношении программ бакалавриата, специалитета, магистратуры, программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программ ординатуры, ассистентуры-стажировки, программ среднего профессионального образования, образовательных программ основного общего или среднего общего образования, реализуемых организациями, осуществляющими образовательную деятельность, имеющих государственную аккредитацию. Если таковой не имеется, то обучающийся работник фирмы вправе рассчитывать лишь на льготы, установленные компанией самостоятельно и закрепленные ею в коллективном (трудовом) договоре (статья 173 ТК РФ).

В общем случае все гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только при получении работником соответствующего образования впервые.

Поэтому если работник одновременно обучается в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то воспользоваться своими «ученическими» льготами он может лишь в части получения образования в одной из этих организаций, определяемой им самостоятельно.

Имейте в виду, что из общего правила предоставления «ученических» льгот имеется одно исключение — воспользоваться данными льготами может и работник организации, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня.

Но для этого необходимо выполнение дополнительного условия — направить такого работника для получения образования должен сам работодатель в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме, на что указывает статья 177 ТК РФ.

Обратите внимание! Работники, осваивающие программы бакалавриата, специалитета, магистратуры, программы среднего профессионального образования, образовательные программы основного общего или среднего общего образования, могут рассчитывать на получение «ученических» льгот только в случае их успешной учебы.

Отметим, что ТК РФ не объясняет, кто считается успешно обучающимся.

Поэтому критерии успешной учебы обычно устанавливают сами организации, осуществляющие образовательную деятельность, в то же время в общепринятом понимании под успешно осваивающим соответствующую образовательную программу студентом понимается лицо, не имеющее академической задолженности за предыдущий семестр и допущенное к сдаче экзаменов.

Отметим, что в соответствии со статьей 287 ТК РФ гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются работникам только по основному месту работы. Следовательно, совместители, обучающиеся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, воспользоваться «ученическими» льготами не могут.

Итак, одной из «ученических» льгот, предоставляемой ТК РФ лицам, совмещающим работу с получением образования, является оплата проезда к месту учебы и обратно.

В соответствии со статьями 173 и 174 ТК РФ работникам, обучающимся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, расположенных в другой местности, организация обязана один раз в учебном году оплатить проезд к месту учебы и обратно. При этом трудовое право не ограничивает работодателя какими-то определенными видами транспорта, с помощью которых работник, совмещающий работу с получением образования, должен добираться до места нахождения своей образовательной организации.

Заметим, что данная льгота предоставляется только студентам-заочникам, к работникам, обучающимся на очной форме обучения, такая льгота не применяется по определению.

Объем льготы по проезду зависит от образовательной программы, которую осваивает работник.

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, стоимость проезда к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно оплачивается работодателем в полном размере. Тем же, кто осваивает имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной форме обучения, работодатель оплачивает лишь 50% стоимости проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно.

Нужно сказать, что трудовое право позволяет работодателям в коллективном (трудовом) договоре предусматривать дополнительные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. В силу этого работодатель может предоставлять студентам образовательных организаций среднего звена компенсацию «проездных» расходов и в полном объеме.

Также право на оплачиваемый проезд во время учебного отпуска имеют работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения. Данным работникам на основании статьи 173.

1 ТК РФ к дополнительному (учебному) отпуску добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно, с сохранением среднего заработка. Указанный проезд оплачивает работодатель.

Обратите внимание, что работодатель должен оплатить проезд от места работы до места обучения и обратно!

Чтобы возместить своему работнику расходы по проезду к месту учебы и обратно (от места работы до места обучения и обратно), работодатель должен иметь соответствующие документы, поскольку любой факт хозяйственной жизни организации, в том числе и выплата компенсации «проездных» расходов работнику, совмещающему работу с получением образования, должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Такое требование к любой российской организации выдвигает бухгалтерское законодательство, а именно Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Работник должен представить в бухгалтерию компании следующие документы:

Обучение за счет работодателя по ТК РФ

Бизнес – это, прежде всего, люди, поэтому руководители престижных компаний заботятся о постоянном повышении квалификации своих сотрудников. Обучение за счет работодателя – довольно частое явление, так как вклад в образование сотрудника – выгодная инвестиция.

Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ

В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате организацией стоимости обучения сотрудника?

В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:

• Медицинским сотрудникам (статья 79 ФЗ №323).
• Гражданским работникам (статьи 48 и 62 ФЗ №72).
• Нотариусам и их помощникам (статья 30 Основ закона «О нотариате»).
• Аудиторам (статья 11 ФЗ №307).

Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.

Виды расходов работодателя на обучение

Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:

• Коллективный договор.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Отдельный договор об обучении.

Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.

Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:

• Основная профессиональная.
• Дополнительная.
• Профессиональное обучение.

Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы.

В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность.

Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:

• Оплата дополнительного отпуска, предоставляемого при обучении.
• Компенсация транспортных расходов, связанных с проездом в учебное учреждение.
• За работником остается его средняя зарплата.

Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена.

Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании.

К примеру, диплом.

Какие суммы компенсировать (выплатить) работнику, с которым заключен ученический договор?

Правила и особенности отработки за обучение

ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.

Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом.

Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок.

Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.

Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.

Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.

Юридическое оформление отработки

Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:

• Трудовом договоре.
• Дополнительном соглашении.
• Ученическом договоре.

В документе обязательно нужно указать следующую информацию:

• Специальность или направление обучения.
• Сроки и стоимость образовательной услуги.
• Обязанность отработки или компенсации расходов работодателя.

Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:

• Стоимости образовательной услуги.
• Ценности получаемых знаний.
• Продолжительности обучения.

Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.

Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении

С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ.

Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики.

К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:

• Сокращение штата.
• Работник получил медицинское заключение, по которому он не может продолжать работать на прежней должности, но работодатель не может предоставить подходящую должность.
• Призыв работника на военную службу.

Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.

Учет расходов на обучение

Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):

• Образовательная услуга оплачивается в интересах компании, такие расходы экономически целесообразны.
• Сотрудник проходит обучение в компании со всеми необходимыми лицензиями.
• Служащий работает на основании трудового договора.

Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):

• Договор с учебным учреждением.
• Приказ руководителя о направлении служащего на учебу.
• Образовательная программа, в которой прописано количество учебных часов.
• Акт об оказании образовательной услуги.
• Копия документа о прохождении обучения (к примеру, аттестат).

ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.

Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.

Как отразить в бухучете компенсацию стоимости обучения за счет работодателя при увольнении работника?

Кому полагается учебный отпуск?

Я работаю в сетевом гипермаркете. Поступил в вуз на заочное, это мое первое высшее образование. Но работодатель меня сразу предупредил, что учебный отпуск в организации не предоставляется. Как мне быть?

Закон на вашей стороне. Студенты-заочники, которые впервые получают высшее образование, вправе взять учебный отпуск с сохранением зарплаты. Отказать в этом работодатель не может, даже если запрет есть в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Кроме отпуска заочники могут рассчитывать на другие льготы. Например, раз в год работодатель должен оплатить им проезд до учебного заведения. А за 10 месяцев до итоговой аттестации можно попросить работодателя сократить рабочую неделю на 7 часов. Подробно обо всех льготах для студентов мы уже рассказывали.

Чтобы оформить учебный отпуск, возьмите в деканате вуза справку-вызов на имя работодателя по специальной форме. В ней попросите указать срок, на который вас нужно освободить от работы. Кроме того, напишите работодателю заявление о предоставлении отпуска с указанием причины: например, для сдачи сессии или защиты диплома.

Продолжительность отпуска такая, как в справке-вызове. Если студент захочет выйти на работу раньше, ему нужно будет написать заявление о досрочном выходе из отпуска.

Выше я написал, как должно быть по закону. В реальной жизни работодатели иногда отказывают сотрудникам в учебном отпуске. Причины у всех разные: одни ссылаются на условия трудового договора, другие — на производственную нагрузку, третьи — на внутренние документы компании.

В вашем случае советую сначала поговорить с работодателем, но уже ссылаясь на нормы трудового законодательства. Возможно, после спокойного разговора вы найдете компромисс. Как вариант, можно перейти на сокращенный рабочий день или уменьшить число смен в месяце, если времени на учебу вам будет хватать.

Если работодатель откажет в отпуске, есть несколько вариантов действий.

Но будьте готовы, что вас могут уволить за прогул. В таком случае, чтобы восстановиться на работе и взыскать зарплату за время отпуска с работодателя, скорее всего, придется обращаться в суд.

Например, в Абакане сотрудница предъявила работодателю справку-вызов из института и просила предоставить учебный отпуск, чтобы подготовиться к экзаменам и пройти практику. Получив отказ, она перестала выходить на работу. Работодатель уволил студентку за прогулы.

https://www.youtube.com/watch?v=p5CY3p-saEk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Уволенная работница обратилась в суд, который восстановил ее в прежней должности и обязал работодателя выплатить ей зарплату за время учебного отпуска.

А в Волгограде в похожей ситуации суд встал на сторону работодателя и посчитал увольнение за прогул законным. Сотрудник получал уже второе высшее образование, поэтому рассчитывать на учебный отпуск с сохранением зарплаты не мог.

Взять отпуск за свой счет. Если работа для вас важна и вы не хотите портить отношения с работодателем, можете уйти в отпуск за свой счет. Его еще называют отпуском без сохранения зарплаты.

Какой из вариантов выбрать, решать вам. Надеюсь, вы с работодателем найдете компромисс.

Что делать?Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Задать свой вопрос

Компенсация работникам Севера проезда к месту отпуска и обратно

Работникам Крайнего Севера из-за сложных климатических условий предоставляется льгота: оплата проезда в отпуск за счет работодателя. Расскажем, кто имеет право на такую компенсацию и при каких условиях, как бухгалтеру ее рассчитать и выплатить, в том числе если место отдыха — зарубежное государство.

• Статья 325 ТК РФ — про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно.
• Постановление Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946 — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены.
• Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.

Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району.

При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере.

Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.

Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера».

В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона.

Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.

Регионы, которые попадают под льготуПолностьюЧастично

Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей Республика Саха (Якутия) Камчатский край Области:Автономные округа: Ненецкий Чукотский Ямало-Ненецкий	Ханты-Мансийский автономный округ — Югра Республики: Карелия Коми Тыва Алтай Бурятия Края: Красноярский Хабаровский Забайкальский Пермский Приморский Области: Архангельская Иркутская Сахалинская Амурская Томская Тюменская

Кто обязан компенсировать проезд

Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:

• коммерческие фирмы,
• госучреждения.

В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций

Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.

Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.

https://www.youtube.com/watch?v=P8BlIyZgLCs\u0026pp=ygWeAdCU0L7Qu9C20L3RiyDQu9C4INC80L3QtSDQvtC_0LvQsNGH0LjQstCw0YLRjCDQv9GA0L7QtdC30LQg0LIg0YHQstGP0LfQuCDRgSDQstGL0LfQvtCy0L7QvCDQvdCwINGD0YfQtdCx0YM_INCg0LDQsdC-0YLQsNGOINCyINGH0LDRgdGC0L3QvtC5INC60L7QvNC_0LDQvdC40Lgu

Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:

• Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
• Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
• Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
• Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.

Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.

Какие условия должны быть соблюдены

Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:

• Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
• 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.

На какой вид транспорта распространяется компенсация

Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.

Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.

Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.

Какие документы нужны и в какой срок

За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.

Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.

За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.

В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:

• билеты;
• багажные квитанции;
• другие транспортные документы;
• справки транспортных организаций;
• чеки автозаправочных станций;
• иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.

Вид поездкиДокументы

Поездка по России	Проездные билеты
Поездка по нескольким местам	Проездные билеты только к одному из этих мест и обратно оттуда (по выбору работника). То есть оплатить работодатель обязан поездку только к одному месту отдыха и обратно
Выезд за границу	Перевозочные документы, копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля о месте пересечения государственной границы РФ
Поездка на личном авто	Чеки автозаправочных станций

Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ

Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.

Что делать, если работник едет отдыхать за границу

Если работник едет поездом за границу, возмещайте стоимость проезда до той железнодорожной станции, которая ближе всего к месту пересечения границы РФ.

Если летит отдыхать за границу, нужна информация о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута. Бюджетники в таком случае направляют запрос о стоимости проезда перевозчику.

Коммерческой компании безопасно также придерживаться этого варианта.

Пока ждете, когда работник предоставит справку от авиакомпании, можете сами предварительно рассчитать стоимость перелета по России, используя ортодромическую таблицу расчета расстояний.

Никто не запрещает компенсировать и перелет по зарубежной территории. Правда, нужно понимать, что от НДФЛ и страховых взносов освобождена стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации.

Сотрудник ООО «Лопата» из г. Сургута планирует отпуск на Кипре. Сотрудник летит по маршруту Сургут — Ларнака транзитом через Москву.

В Положении об отпусках в компании указано, что организация оплачивает расходы на весь перелет по России. Это значит, организация обязана оплатить перелет от Сургута до Москвы и часть перелета Москва — Ларнака.

Для предварительного расчета стоимости перелета по России компания использует таблицу «Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов».

С помощью этого документа можно узнать стоимость авиаперелета отдельно над Россией и отдельно над зарубежными странами. Во внимание берется ортодромия — кратчайший путь, используемый для авиаперелетов. И тут важен даже аэропорт вылета.

Пусть в данном случае работник вылетает за границу из Шереметьево.

Бухгалтер определил расчетный коэффициент по формуле: ортодромия по РФ / общая ортодромия. Итого коэффициент составил 26,88% (636 км / 2366 км × 100%).

Если стоимость билета Москва — Ларнака, например, равна 20 000 рублей, бухгалтер первоначально начислит за этот международный рейс 5 376 рублей (20 000 рублей × 26,88%).

Когда работник предоставит справку от транспортной компании, при необходимости бухгалтер скорректирует начисления.

На стоимость билетов от Сургута до Москвы (и обратно) бухгалтер не будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Стоимость перелета от Москвы за границу (и обратно) попадет под налогообложение.

Чтобы быстрее получать подтверждающие документы от работника, переходите на цифру. Трудовой кодекс РФ разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. СБИС КЭДО поможет не только обмениваться документами электронно, но и подготовить нужные локальные документы, заявления, приказы, график отпусков.

Работодателю могут выписать штраф, если он:

• не установил в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре порядок, условие и размер компенсации;
• не выплатил компенсацию;
• выплатил компенсацию в неустановленный срок.

Максимальная сумма санкции:

• на должностных лиц — 20 000–30 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• для ИП — 10 000–30 000 рублей;
• на юрлиц — 50 000–100 000 рублей.