Увольнение

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

  • В случае, когда работнику, направленному на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы, требуется документальное подтверждение пребывания в командировке, ему выдается справка с соответствующей информацией для предоставления в органы (учреждения).
  • Представленный документ не относится к учетным, однако должен составляться в соответствии с основными требованиями.
  • Он может быть выдан исключительно на руки самому сотруднику и использован последним для личных целей.

В каких случаях оформляется?

Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.

Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:

  • Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
  • Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
  • Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
  • Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
  • Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
  • В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.

Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.

 Кто может оформить?

Трудовой кодекс России наделяет всех трудящихся правом получения документации, подтверждающей их трудовую деятельность. Справка о командировке относится именно к представленной группе документов и выдается по заявлению самого сотрудника.

Как правило, соответствующее ходатайство следует подавать в отдел кадров предприятия (организации), поскольку именно здесь фиксируется вся информация о трудовой деятельности.

Ответ на заявление должен быть предоставлен не позднее трех рабочих дней с момента его подачи.

В некоторых случая представленную подтверждающую бумагу может выдавать начальник или руководитель (например, в небольших юридических лицах, где отсутствует отдел кадров).

Также иногда требуется справка о командировке с расчетом суточных. Такая бумага выдается бухгалтерией предприятия с согласия и по требованию работника (глава 14 Трудового кодекса РФ).

Как составить для суда?

  1. Справка о командировке не относится к отчетным или строгим документам.
  2. Она выдается по требованию и составляется в произвольной форме с соблюдением требований относительно обязательной информации, которая должна в ней содержаться.

  3. Если документ требуется для предоставления в суд, в нем указывается полное наименование судебного учреждения в графе места предъявления.

Также обязательно указываются реквизиты предприятия (организации), данные о сотруднике и датах его командировки (при этом важно указывать лишь временной промежуток, а не место командирования). Также в справке не нужно указывать причину служебной поездки.

https://www.youtube.com/watch?v=hs03xe_rRGM\u0026pp=ygXHAdCa0LDQutC40LzQuCDQvtC_0YDQsNCy0LTQsNGC0LXQu9GM0L3Ri9C80Lgg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtCw0LzQuCDQvNC-0LbQvdC-INC_0L7QtNGC0LLQtdGA0LTQuNGC0Ywg0YTQsNC60YIg0YDQsNCx0L7RgtGLINGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQvtCyINCyINCy0YvRhdC-0LTQvdGL0LUg0LTQvdC4INCyINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrQtT8%3D

Скачать пример оформления справки о нахождении в командировке в суд – образец.

Так выглядит образец:

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Образец для института

Если документ необходим для подачи в институт, в нем указывается название вуза, в который он будет подаваться, а также сведения об официальном трудоустройстве работающего студента, его должность и даты пребывания в командировке.

Справка может быть составлена как на фирменном бланке предприятия (организации), утвержденном в локальных актах, так и на листе формата А-4.

Скачать пример справки о нахождении в поездке для института – образец.

Так выглядит образец:

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Пример для ЗАГСа

Для предъявления справки в ЗАГС она должна содержать информацию о месте предоставления или иметь обозначение, что выдана для использования «по требованию».

Основными сведениями, которые она должна содержать является наименование предприятия, направляющего в командировку, данные о работнике, а также даты отъезда и возвращения из командировки.

Скачать образец справки для ЗАГСа – ссылка.

Так выглядит образец:

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Выводы

Справка о командировки – необязательный документ, который выдается руководителем, отделом кадров или бухгалтерией предприятия по заявлению работнику для подачи по требованию в какие-либо учреждения (органы).

Документ оформляется в произвольной форме и может дополняться иными подтверждающими отсутствие гражданина официальными бумагами.

Командировка в выходной день: особенности направления, оплаты и оформления

Очень часто работа хозяйствующего субъекта выходит за рамки территории одного населенного пункта. Тогда администрация компании направляет своих сотрудников с заданиями в служебные поездки. Иногда, чтобы вовремя оказаться в нужном месте, командируемому необходимо выезжать заранее в выходной день. То есть эта поездка — командировка в выходной день.

Командировка в выходной день — особенности

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?Действующие нормы законодательства устанавливают, что командировкой считается поездка работника компании местность, определенную руководством фирмы для выполнения поставленных перед ним целей и задач.

В зависимости от них продолжительность служебной поездки может занимать достаточно значительный период времени. В ее состав могут входить выходные дни и праздники.

Внимание: в большинстве случаев дни командировки в выходные попадают на начало или конец служебной поездки. Законодательство устанавливает, что эти дни обязательно должны согласовываться с руководством фирмы и оформляться соответствующим образом.

На практике часто встречается такая ситуация, когда в командировке работник должен приступить к выполнению поставленной ему руководством задачи в начале недели.

Поэтому что быть в месте назначения своевременно, он должен отправляться в поездку должен в выходной день. Требования законодательства таковы, что разрешения на это должно дать руководство, а работник должен согласить приступить к работе в выходной день.

https://www.youtube.com/watch?v=hs03xe_rRGM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Для этого данные дни обязательно необходимо отразить в приказе на оформление командировки с тем, чтобы работник воспользовался существующей гарантией — соответствующая оплата или день отдыха. Свое согласие на отправление в командировку в выходной день сотруднику надо оформить в письменной форме.

Внимание: приказ на командировку должен точно фиксировать дни, выпадающие на выходные, а при необходимости — и часы. Это нужно делать, чтобы работнику правильно произвести оплату командировочных расходов, начисления зарплаты и т. д.

Например, чтобы быть вовремя в понедельник в месте назначения, работнику необходимо вылететь из своего города в 23-30 в воскресенье. Чтобы быть к этому времени в аэропорту, сотрудник должен выйти из дома в 22-00.

Для того, чтобы работнику, направляемому в командировку, было правильно произведено начисление зарплаты за два часа работы в воскресенье, нужно зафиксировать, что этот человек отправляется в командировку в воскресенье в 22-00.

Важно: если этого не сделать, а просто указать, что командировка начинается в воскресенье, оплачивать работнику приходится весь этот день.

Не стоит забывать, что вид компенсации за работу в выходные дни сотрудник компании выбирает самостоятельно. Он может запросить либо двойную оплату этого периода, либо предоставление любого для него дня отдыха.

Важно помнить, что суточные в выходные дни выплачиваются в полной сумме. Производить перерасчет их с учетом отработанного времени не следует.

Внимание: ситуация может сложиться так, что работник самовольно отправиться в командировку в выходной день. Тогда ему оплатить этот день администрация может в одинарном размере как простой рабочий день.

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

В этом случае оплата их производится только в том случае, если данный сотрудник в указанные выходные дни выполняет порученные ему служебные задания.

Также как в предыдущем случае, привлечение к работе работника должно быть предусмотрено распоряжением руководителя. Также администрация обязательно нужно согласовать с работником, получив у него согласие.

Внимание: если в документах, подтверждающих совершение поездки не указано, что работник должен выполнять свои обязанности в выходной день, то и оплату за них делать не нужно.

В этом случае в обязательном порядке подлежат выплате только суточные при командировках в 2019 году. Их размер должен быть закреплен во внутренних документах организации.

  • В целях расчета налога на прибыль, размер суточных не должен быть больше 700 рублей, если совершается по России, и 2500 рублей, если происходит поездка за пределы страны.
  • Внимание: кроме этого, при командировке обязательно должны быть компенсированы командировочные расходы за проезд, проживание и иные допустимые направления затрат.
  • Если день возвращения сотрудника из служебной поездки приходится на выходной либо праздник, то такой день необходимо учитывать по той же схеме, как и отъезд в выходной день.

Таким образом, если был заранее издан приказ, согласно которому работы в выходной день должна производиться только за фактически отработанные часы, на какие пришлась поездка, то оплата должна производиться только за них. Если же такого приказа не было, то придется оплатить полностью весь день.

Читайте также:  Остается ли за добровольцем право вернуться на свое место работы, закрепляется ли за ним это право?  

Внимание: процедура оплаты выходных дней должна быть определена заранее и производиться на основании ранее изданного приказа.

Что если сотрудник сам хочет уехать раньше в выходной день?

В законе закреплено, что работник и администрация должны согласовать между собой дни начала и завершения служебной поездки. После этого они должны быть закреплены путем издания приказа о командировке в формате Т-9.

Однако может возникнуть ситуация, когда работник по своей инициативе хочет уехать в командировку в выходной день, чтобы с понедельника начать работу на новом месте.

Внимание: закон устанавливает, что днем начала поездки будет считаться день, указанных в проездных документах, квитанции на жилье и т. д. Поэтому просто проигнорировать это нельзя. Но чтобы не оплачивать эти дни как работу в выходной день, в табеле они отмечаются кодом «К» вместо «РВ».

  1. В обычных условиях для того, чтобы отметить работу в командировке в выходной день в табеле учета рабочего времени, применяется буквенный код «РВ» либо цифровой код «03».
  2. Если поездка в командировку в выходной день будет являться не производственной необходимостью, а желанием самого работника, то в табеле данный день отмечается при помощи буквенного кода «К», не используя код «РВ» (работа в выходной).
  3. Данный шаг позволяет оплачивать эти дни не в двойном размере, как того требовал бы закон, а в одинарном, исходя из среднего заработка.

Как оплачивается командировка в выходной день

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

В случае, когда сотрудник приехал в организацию, и у нее график работы построен по стандартной схеме с двумя выходными, то оплачивать данные дни не нужно. Но из этого правила есть исключение — если приезжему необходимо осуществлять свои обязанности в выходной день, даже несмотря на то, что он не рабочий.

Но в этой ситуации кадровый отдел принимающей стороны должен выпустить соответствующий приказ, и его копия передается на руки командированному.

После того, как работник вернулся на свое постоянное место работы, он передает данный приказ в свою бухгалтерию, и там на его основании производится оплата выходных дней в командировке. Это можно сделать двумя способами, закрепленными в законе — оплатить в двукратном размере, либо однократном с предоставлением дополнительного отдыха.

Внимание: в случае, когда выходные дни приходятся на дни отправления в поездку либо возвращения, то они всегда считаются рабочими, и компания должна действовать по стандартной для этого случая схеме.

https://www.youtube.com/watch?v=fUWzfbLKEkQ\u0026pp=ygXHAdCa0LDQutC40LzQuCDQvtC_0YDQsNCy0LTQsNGC0LXQu9GM0L3Ri9C80Lgg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtCw0LzQuCDQvNC-0LbQvdC-INC_0L7QtNGC0LLQtdGA0LTQuNGC0Ywg0YTQsNC60YIg0YDQsNCx0L7RgtGLINGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQvtCyINCyINCy0YvRhdC-0LTQvdGL0LUg0LTQvdC4INCyINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrQtT8%3D

Если у работника произошла работа в выходной день в командировке, и в течение этого дня он исполнял свои обязанности, то администрация должна предоставить компенсацию за этот день. Закон определяет, что это можно сделать двумя способами.

При первом варианте сотруднику начисляется оплата за данный день по двойному тарифу.

Если выбрать второй вариант, то за данный день ему будет начислена простая оплата, как при обычном рабочем дне. Однако ему еще должен быть предоставлен дополнительный выходной день по выбору самого сотрудника.

Для того, чтобы подтвердить сделанный выбор, после возвращения из поездки необходимо оформить заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать день, который сотрудник хочет получить в качестве дополнительного выходного за работу в командировке.

Как только заявление будет подписано, кадровая служба оформляет указанный день как выходной путем издания распоряжения.

Внимание: кроме этого, компания во внутренних документах (например, Положении по командировкам) может указать иные способы оплаты либо возмещения потерянного дня отдыха. Однако закон определяет, что новые условия должны быть, как минимум, не хуже тех, что предлагает ТК.

Особенности оформления приказа

Приказ о том, что сотрудник будет привлекаться к работе в командировке в выходной день, необходимо оформлять отдельно. Не допускается включать эту информацию в основное распоряжение по командировке.

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

На основании этого документа необходимо будет производить правильное табелирование работника, а также начисление оплаты труда.

В приказе необходимо отразить:

  • Дату и время работы в выходной день;
  • Причину, по которой работнику необходимо это делать;
  • Указание производить оплату в двойном размере.

В качестве основания для составления приказа можно указать подписанное работником письменное согласие на выполнение обязанностей в выходной день.

Важно: с оформленным распоряжением сотрудник знакомится в обязательном порядке, с проставлением на нем подтверждающей росписи.

Как оформить командировку в выходной день

Командировка сотрудника может выпасть не только на рабочие дни, но и на выходные. Как оформить такую поездку приказом? Необходимо ли согласие на работу в выходной день? Как поступить с табелем учета рабочего времени?

Допустить ошибку достаточно просто, если не изучить тонкости. Давайте разберемся, как избежать неточностей и действовать согласно закону.

Процесс зависит от того, отдыхал сотрудник в выпавший на момент командировки выходной день, или занимался своими непосредственными служебными обязанностями.

Самовольные рабочие поездки в выходной день оформления и, соответственно, оплаты не требуют, так как командировка в соответствии с установленным законодательством производится только по распоряжению и на основании приказа от руководителя организации.

Командировка в выходной день возможна по соглашению обеих сторон, в принудительном порядке направить в нее работника работодатель не имеет права. Исключением является только поездка, вызванная чрезвычайной ситуацией или нештатными обстоятельствами. Законодательно эти требования закреплены в статье 113 Трудового Кодекса РФ.

Если командировка выпадает на выходные дни, оформляют ее следующим образом:

  • сотрудник закрепляет свое согласие отправиться в поездку в письменном виде;
  • издается приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день;
  • руководитель организации выпускает приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • подготавливается и оформляется служебное задание;
  • выдается аванс;
  • проставляются отметки в табеле учета рабочего времени.

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Однако есть категории людей, у которых требуется получить такое согласие при любых условиях:

  • родители-одиночки;
  • матери, воспитывающих детей до 3 лет;
  • ухаживающие за детьми-инвалидами или больными родственниками.

Указываем командировку в выходной в табеле учета рабочего времени

День отъезда и возвращения из командировки определяют по проездным документам, предоставленным сотрудником. Могут использоваться железнодорожный или авиабилет, посадочный талон, маршрут-квитанция. Заменить эти документы могут подтверждающие отметки о прибытии и отъезде от организации, которая принимала командированного сотрудника.

Дата, которая проставлена в таком документе, отмечается в табеле учета рабочего времени специальным шифром. Обычно это «К», «06» или собственный шифр организации. Количество часов в табеле во время командировки сотрудника не проставляется.

Такая отметка говорит о том, что плата за этот день при отсутствии сотрудника на своем рабочем месте, начисляется, исходя из среднего значения за каждый день.

За каждый день выплачиваются и суточные, а также оплачивается проезд и проживание при наличии соответствующих оправдательных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=fUWzfbLKEkQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

Размер суточных для командированных сотрудников в России на данный момент равняется 700 рублям, за границу – 2500 рублям. Это суммы, которые не облагаются НДФЛ. Если в учетной политике организации закреплены большие суммы, то превышение предельного размера суточных уже облагается НДФЛ.

Если командировка выпадает на рабочий день, обозначение в табеле рабочего времени меняется. Совместно с обычным обозначением командировки добавляется шифр «РВ» (работа в выходной день). Этот шифр подтверждает начисление двойной оплаты за работу в выходной день.

Если в командировке в свой выходной день сотрудник отдыхал, а не занимался трудовыми обязанностями, используется стандартное обозначение «К», «06» или другое, зарплата за этот день не начисляется, но суточные и оплата проживания сохраняются.

Варианты компенсации

Работодатель может не только оплатить работу в выходной день в повышенном размере, но и в качестве варианта по согласию сотрудника предоставить ему выходной в любой из других рабочих дней.

Размер оплаты труда в выходной или праздничный день закрепляются в трудовом договоре, локальном правовом акте или коллективном договоре.

Онлайн-оформление авансового отчета по командировке

С помощью современных инструментов бизнес-оптимизации необходимость в составлении бумажных отчетов и долгом утверждении полностью отпала. Воспользовавшись приложением от Hamilton Apps, вы сможете максимально упростить поставленную задачу, сэкономив рабочее время и избежав ошибок.

Какими оправдательными документами можно подтвердить факт работы работников в выходные дни в командировке?

Какими преимуществами обладает приложение?

  • Мобильность. Оно доступно с персонального компьютера, смартфона, планшета в любой точке мира, поэтому вы можете пользоваться им в дороге, на работе или дома.
  • Гибкие настройки. Подстраивается под существующие законодательные нормы и локальные особенности, например, валюту, налоговые ставки, суточные, внутренние правила компании.
  • Прозрачность. Авансовый отчет создается онлайн и всегда доступен для контроля и утверждения.
  • Поэтапное утверждение. Курирующий менеджер утверждает авансовый отчет в онлайн режиме, а проводки для бухгалтерии создаются автоматически.
  • Архив первичной документации. Для создания отчета необходимы подтверждающие расходы документы. Подотчетный сотрудник может фотографировать, сканировать и сохранять чеки и квитанции сразу в приложении, прикрепляя их к отчету, доступ к которым получают все ответственные лица.
  • Интеграция. Приложение гибко встраивается в существующую системную архитектуру, используется совместно с другими инструментами бизнес-оптимизации, синхронизируется с ERP-системами (1С, SAP, Oracle, JD Edwards).

Отметим, что приложения Hamilton позволяют не только отчитываться по командировкам, но и заказывать их.

Для этого существует приложение Hamilton Командировки, которое уже синхронизировано с Hamilton Авансовый отчёт.

Таким образом, весь процесс командировки переходит в онлайн формат, а значит становится быстрым и удобным для всех участников цепочки.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Сотрудник остается после командировки по личным делам, за чей счет покупать обратные билеты?

Трудовое законодательство полностью регулирует процесс прохождения командировок сотрудниками: возмещение и расчет командировочных, оформления удостоверения при командировке, регулирует правила расчета, а также содержит информацию об отдельной категории сотрудников, которым запрещены командировки или ограничены согласно законодательной базе. Но согласно постановлению Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 года были отменены командировочные удостоверения и это намного упростило работу бухгалтерии (уменьшилось количество отчетов по командировочным работников, что обязаны были после окончания командировки заполнить соответствующий отчет).

Читайте также:  Мы работаем в вечернее время с 16.00 до 22.00 часов. Положена ли нам 20% надбавка за работу в вечернее время? 

Постановление № 771 от 29 июля 2015 года Правительства страны отменило правила ведения учета журнала работников, что отправились или вернулись из командировки.

Теперь одним из важных документов, что подтверждает направление сотрудника в командировку является приказ о направлении в командировку.

Но несмотря на это, нет утвержденного формата приказа о направлении рабочего в командировку, составляется в свободном виде.

Если по каким-то причинам работник не может выполнить задание за отведенные период командировочных дней, то бухгалтерским отделом составляется новых документ – приказ об изменении сроков командировки.

Самый важный реквизит командировочного приказа – цель командировки, ее нужно обязательно детализировать, так как обозначает деловой характер документа. Этот пункт нежелательно оставлять пустым, во избежания недоразумений с аудиторской службой.

  Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных? Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

  • расстояния до места выполнения служебного поручения;
  • реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
  • объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ? Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

  1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
  2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки? Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2021 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя.

В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2021 г. время составила 7 826,09 руб.

Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.

Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления. Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Командировочные в выходные дни, их расчет

По правилах трудового урегулирования рабочих отношений в праздничные и выходные дни, если работник в это время отправлен в рабочую поездку, то ему начисляется соответствующая компенсация.

  Материальная ответственность работника и работодателя

Ее можно провести двумя способами:

  1. Любой другой день, что должен быть рабочим, можно сделать выходным, соответственно после окончания срока командировки.
  2. Финансовая компенсация (командировочные дни в праздники и выходные, включая время проведенное в пути, должны быть оплачены по повышенной ставке и это регулируется правилами и нормами ТК).
  • Для проведения соответствующей оплаты бухгалтера выходного дня, проведенного в командировке, потребуются документы, фиксирующие нахождения сотрудника в командировке.
  • Для учета зарплаты сотрудникам один из основных документов по начислению заработной платы и командировочных является – табель учета рабочего времени.
  • Для табеля рабочего времени существует специальная унифицированная таблица кодов (для обозначения каждого рабочего дня) или же в небольших организациях (где отсутствует электронный документооборот) можно самостоятельно разработать кодовую систему и это разрешено законодательством.

Бухгалтерия в выходные и праздничные дни, проведенные сотрудником в рабочем отъезде, может компенсировать эти дни по двойному тарифу обычного рабочего дня (согласно норм ст. 153 ТК РФ).

Поскольку существуют ситуации, когда сотрудник командируются для выполнения своих рабочих обязанностей непосредственно в праздничные и выходные дни, тогда соответственно и оплата будут начисляться только по двойному тарифу среднего оклада за день.

В размере среднего заработка, как и остальные дни командировки

Порядок действий:

  1. Создать документ Индивидуальный график , в котором указать выходные как рабочие. Чтобы общее количество рабочих дней совпадало в

    Производственным календарем

    , необходимо изменить такое же количество рабочих дней на выходные

  2. Создать документ Командировка , указав фактические дни нахождения с учетом выходных. Документ рассчитает оплату по среднему за все дни, включая и выходные

Следует учесть, что:

  • Необходимо в индивидуальном графике сотрудника на месяц соблюдать количество рабочих дней, установленных законодательством
  • Необходимо порядок оплаты выходных в командировке отразить в учетной политике и оплачивать выходные в сходных ситуациях всем работникам одинаково, во избежание юридических споров

Инструкция

Для оформления командировки нужно следовать следующим этапам:

  1. Указание цели служебной поездки (при этом выписывать командировочное удостоверение нет необходимости).
  2. Указание всех необходимых реквизитов в приказе на командировку.
  3. Создание приказа о командировке (кто издает приказ можно уточнить у главного бухгалтера или генерального директора).
  4. Заполнения учетного журнала по командировкам.
  5. Выбор формы отчета о проделанной работе сотрудником за весь период командировки.

В каждой организации существуют соответственно свои внутренние правила документооборота, и несмотря на то, что работник может не предоставлять никаких отчетов о выполненной работы (согласно новым изменениям в трудовом законодательстве), но все же во многих организациях (особенно частных), руководство все же требует предоставлять данный вид отчетности работником.

Как возместить потерянный выходной день проведенный в рабочем отъезде

  1. Согласно Постановлению РФ № 749 от 13 октября 2008 года сотруднику, что находится в командировке сохраняется средний заработок, но при этом праздничные и выходные дни не оплачиваются по данной схеме.

  2. В праздничные и выходные дни сотруднику, что находился в командировке, оплата возможна, только если он работал в эти дни или находился в пути до места назначения.

  3. Согласно Трудового Кодекса, если сотрудник работает в свой выходной день, то предусмотрена оплата в двойном размере (за рабочее время свыше нормы рабочего времени) или за этот день можно взять отгул (тогда соответственно компенсация будет в одинарном размере).

  4. Для документальной фиксации работы сотрудника в выходной или праздничный день в обязательном порядке создается соответствующий приказ.
  5. Во избежание непонятных ситуаций со днями (к примеру, в последний день отпуска) и рабочими часами, проведенными в пути в течение командировки во многих организациях, создаются специальные локальные акты, регулирующие соответствующие нормы и расчеты.

Если сотрудник задержался в командировке на выходные

Как оплачивать командировку в выходные дни

В некоторых организациях руководство принимает решение о том, чтобы направить сотрудника в командировку для выполнения каких-либо хозяйственных задач или решения определенных вопросов.

При этом дни командировки могут выпасть как на рабочее время, так и выходные дни, в связи с чем бухгалтерский учет в обеих ситуациях будет иметь некоторые различия.

Рассмотрим в статье, как учитывается и оплачивается командировка в выходные дни.

Что такое служебная командировка

Служебная командировка представляет собой поездку работника на определенный срок на территорию, отличную от места работы, с целью выполнения какого-либо служебного задания. При этом командировка имеет срок исполнения, в соответствии с которым сотрудник будет отсутствовать на предприятии.

Основными характеристиками служебной поездки можно считать следующие пункты:

  • в служебную командировку направляются только сотрудники организации;
  • она должна иметь определенную цель, в соответствии с которой работник исполняет свои обязанности;
  • срок поездки определяется в соответствии с особенностями и сложностью порученного задания;
  • служебная командировка оформляется составлением специальных документов;
  • оплата дней командировки осуществляется в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством.

Документы по оформлению командировки

Оформление командировки предполагает составление специальной документации, на основании которой отправка сотрудника на территорию, отличную от места его основной работы, будет считаться законной. При этом необходимо выделить следующие документы по взаимоотношениям подобного рода:

Документ Комментарий
Приказ (распоряжение) на командировку В законодательстве не установлено, что это должен быть именно приказ или распоряжение, там сказано лишь о письменном решении. В большинстве случаев компании оформляют именно эти документы как наиболее часто используемые.
В приказе отражается информация о том, кто именно из сотрудников направляется в командировку, с какой целью и на какой срок.  статью: → «Форма Т-9 и Т-9а. Приказ на командировку».
Служебное задание Документ является необязательным, но при необходимости он может оформляться в организации. В служебном задании подробно отражается цель командировки, порядок ее достижения и какие-либо индивидуальные характеристики обязанностей работника.
Отчет о командировке Документ является необязательным, но при необходимости он может оформляться в организации. В отчете о командировке сотрудник в письменной форме отражает моменты, связанные с исполнением служебного задания.
Авансовый отчет Бухгалтерский документ, который должен составляться сотрудником в обязательном порядке. В нем отражаются все расходы, которые понес работник в связи с командировочной поездкой с приложением соответствующих оправдательных документов.  статью: → «Авансовый отчет АО-1(скачать образец, бланк форма АО-1)».

Командировка в рабочие и выходные дни

Командировочная поездка может случиться в любое время, как в рабочие дни сотрудника, так и в выходные, и при этом законодательством установлена такая возможность в любом из указанных периодов.

Главное, на что необходимо обращать внимание — командировка в выходной день должна быть обоснована, то есть должна существовать объективная необходимость отправлять сотрудника в командировку в его нерабочее время.

Если командировка приходится на рабочие дни сотрудника, то их оплата не представляет особых затруднений, но вот поездка в выходные дни имеет определенные особенности и нюансы.

С одной стороны — это рабочий день сотрудника, а с другой — использование его законного выходного с целью выполнения служебных обязанностей. Как оплачивать дни командировки, выпадающие на выходные — как обычно, по среднему заработку или в двойном размере, как работу в праздничные и выходные дни?

Учет командировочных расходов

Учет командировочных расходов осуществляется в соответствии с принятым российским законодательством, и при этом отражению на счетах бухгалтерского учета подлежат следующие виды расходов:

  • затраты на проезд сотрудника к месту командировки и обратно;
  • затраты по найму жилого помещения;
  • суточные, размер которых зависит от места командировки сотрудника;
  • иные расходы, которые могут осуществляться сотрудником с разрешения руководителя компании;
  • заработная плата командированного сотрудника.

Наиболее интересным вопросом является оплата труда работника, поскольку он вызывает некоторые споры между бухгалтерами. И действительно, каким образом должна производиться оплата труда сотрудника, если он находится в командировке в свое рабочее и нерабочее время?

В соответствии с законодательством оплата дней командировки, приходящиеся на рабочие дни сотрудника по графику, должна быть осуществлена исходя из его среднего заработка.

Его расчет основывается на использовании данных за последние 12 месяцев, предшествующих моменту исчисления среднего заработка. При этом за указанный период следует взять данные о начисленной заработной плате за отработанное время, а также количество дней, отработанных в указанном периоде.

Расчет среднего заработка

  • Расчет среднего заработка соответствует следующей формуле:
  • Ср. заработок = Зарплата / Отработанное время
  • Полученный результат среднего заработка за один день необходимо умножить на количество дней, приходящихся на период командировки, и в итоге получится сумма средств, которую необходимо начислить в качестве оплаты труда.

В том случае, когда дни командировки приходятся на выходные дни сотрудника, расчет командировочной зарплаты рассчитывается иным способом.

Необходимо отметить, что работа в выходные и праздничные дни должна оплачиваться не менее чем в двойном размере, а потому все дни командировки, приходящиеся на выходные, должны быть оплачены по двойному тарифу.

Однако в подобной ситуации можно использовать и другую схему оплаты: командировочные дни, приходящиеся на выходные, оплатить исходя из среднего заработка, а затем предоставить сотруднику неоплачиваемые выходные дни в удобное для него время.

Дополнительные расходы по командировке

Кроме оплаты дней в качестве заработной платы работодатель обязан также предоставить сотруднику суточные, которые представляют собой затраты, необходимые к осуществлению сотрудником для нахождения вне его места постоянного жительства. Размер суточных зависит от того, в какую именно командировку направляется сотрудник:

  • если по территории Российской Федерации, максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет 700 руб.;
  • если за пределы Российской Федерации, максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет 2500 руб.

Необходимо отметить, что законодательством РФ предусмотрена возможность выплаты и большего размера суточных, чем установлено нормативами, однако с суммы сверх этого размера организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Размер суточных при командировке можно закрепить в локальном нормативном акте предприятия, к примеру, в Положении о командировках, куда включить и иную существенную информацию по такому мероприятию.

Суточные выплачиваются абсолютно за все дни командировки, включая время в пути, вынужденные остановки и простои, а также праздничные и выходные дни.

Также законодательством предусмотрено, что однодневные командировки по территории Российской Федерации не предполагают выплату суточных, однако руководство организации может самостоятельно принять решение о том, чтобы каким-либо образом компенсировать работнику вместо выплаты суточных.  статью: → «Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет».

Бухгалтерский учет командировочных расходов (проводки)

Бухгалтерский учет командировочных расходов должен учитывать абсолютно все типы затрат, будь то покупка билетов, суточные или оплата труда. При отправке сотрудника в командировку необходимо сформировать следующие проводки:

Проводка Описание
Дт 71 Кт 50,51 Выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы
Д 20,25,26 К 71 Отражены расходы, связанные с приобретением билетов, наймом жилого помещения, прочие затраты, а также суточные
Дт 20 Кт 70 Отражен размер заработной платы, рассчитанной исходя из среднего заработка или как при оплате за выходной день в двойном размере
Дт 50,51 Кт 71 Возвращен остаток неиспользованных средств, выделенных на командировку, или возмещены средства, не признанные в качестве командировочных расходов согласно Положению
Дт 70 Кт 71 Удержана из зарплаты сумма расходов, не признанных по Положению о командировках

При этом следует отметить, что удержание из заработной платы не может превышать 20%, что зафиксировано в ст. 138 Трудового Кодекса РФ, в противном случае превышение этого показателя будет считаться нарушением трудовых взаимоотношений со стороны работодателя.

Вопросы и ответы по командировкам

Вопрос №1. Каким образом выдаются сотруднику командировочные суммы?

  1. При отправке сотрудника в командировку вы можете выдать ему денежные средства через кассу организации, как и любому другому подотчетному лицу. При этом будет составлена проводка:
  2. Дт 71 Кт 50
  3. Однако законодательством не запрещается выдача подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника, и если такая операция проводится на предприятии, то она оформляется следующей проводкой:
  4. Дт 71 Кт 51
  5. В обоих случаях после возвращения из командировки работник обязан составить авансовый отчет, а в ситуации, когда останутся неиспользованные денежные средства, вернуть их организации либо в кассу, либо на расчетный счет.

Вопрос №2. Подлежат ли обложению страховыми взносами суточные по командировкам?

Суточные, которые выплачиваются командированному сотруднику, не подлежат обложению страховыми взносами, поэтому они исключаются из базы для расчета. Однако следует заметить, что эти суммы обязательно должны показываться в РСВ-1 и в разделе 6 персонифицированного учета.

Поскольку с 2017 года планируются серьезные изменения в части отчетности по сотрудникам, а в частности при передаче некоторых полномочий от ПФР в ведение ИФНС, отчетность будет несколько видоизменена.

О том, каким образом необходимо будет отражать суточные по командировкам в персонифицированном учете, необходимо будет узнавать из пояснений и уточнений, которые предоставят контролирующие органы всем страхователям.

Вопрос №3. Учитываются ли командировочные расходы при расчете налога на прибыль?

Да, подобные расходы учитываются при расчете налога на прибыль, но особенно тщательно следует рассмотреть и изучить вопрос о том, как учесть расходы, выраженные в иностранной валюте. Так, государственные органы рекомендуют использовать для расчета тот курс валют, который был официально обозначен на дату обмена иностранной валюты.

Для этого используется специальная справка об обмене валюты, в которой как раз и указывается курс валют. Однако если такого документа нет в наличии, иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу Центрального Банка РФ на ту дату, когда сотрудник получил подотчетные денежные средства.

Вопрос №4. В течение какого срока сотрудник обязан отчитаться по полученным командировочным суммам?

В соответствии с законодательством сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам на командировку в течение трех рабочих дней после приезда, при этом он обязан составить соответствующий авансовый отчет. К нему он прикрепляет все оправдательные документы, подтверждающие факт оплаты тех или иных расходов, к примеру, при покупке билетов или при найме гостиничного номера.

Следует отметить, что в авансовом отчете должны отражаться только те расходы, которые указаны в Положении о командировках. Именно они будут возмещаться сотруднику, а не указанные в Положении расходы возмещению не подлежат.

Вопрос №5. Если сотрудник возвращается из командировки поздно ночью (после 24:00), как ему оплатить суточные — за один день или за два?

В такой ситуации суточные необходимо оплатить за два дня, поскольку вторые сутки начались после 24:00, а в это время он еще находился в командировке. При этом неважно, сколько именно часов после полуночи он был в командировке — сутки должны быть оплачены в полном размере.