Увольнение

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

  • • из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
  • • из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
  • • для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
  • Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

  1. Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
  2. Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

  3. Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Инн нужен? какие документы у вас могут требовать при приеме на работу

Все новости

Какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приеме на работу?

Работодатель может попросить у вас дополнительные документы — всё зависит от того, на какую работу или должность вы устраиваетесь

Екатерина Тычинина / 74.RU

Стоит ли нести целый пакет всяческих документов при приеме на новую работу? Для начала неплохо бы узнать, что вообще нужно.

В законодательстве есть список обязательных документов, но что делать, если работодатель просит принести то, чего там нет? Да еще и угрожает, что не возьмет на работу? Разбираемся, какие документы работодателю нельзя требовать у кандидатов на должность (и что делать, если все-таки требует).

Общий пакет обязательных документов, которые нужно предоставить для приема на работу, указан в статье 65 ТК РФ. К ним относятся:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • трудовая книжка. Предоставлять ее не нужно, если вы заключаете трудовой договор впервые или отказались от ведения бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы (в этом случае нужно предоставить сведения о трудовой деятельности);
  • СНИЛС. Если у вас еще нет индивидуального лицевого счета, работодатель сам передаст в Пенсионный фонд РФ сведения, которые нужны для его открытия;
  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву);
  • документ об образовании или о квалификации/наличии специальных знаний (нужен при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки);
  • справку об отсутствии судимости (при поступлении на работу, куда не допускаются граждане с судимостью).

— Если у вас нет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по вашему письменному заявлению оформить новую трудовую книжку, — отметила руководитель исследовательского и аналитического центра компании по поиску работы Наталья Голованова.

https://www.youtube.com/watch?v=Yijr2Is8q2U\u0026pp=ygWZAdCa0LDQutC40LUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtGLINGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQstC_0YDQsNCy0LUg0L_QvtGC0YDQtdCx0L7QstCw0YLRjCDQvtGCINGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQsCDQv9GA0Lgg0L_RgNC40LXQvNC1INC90LAg0YDQsNCx0L7RgtGDPw%3D%3D

Работодатель имеет право требовать у вас только те документы, которые предусмотрены законом — Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами. Соответственно, если какой-то из документов не указан в законе, у вас не вправе просить его во время приема на работу. К таким документам относятся:

  • ИНН;
  • рекомендации с предыдущего места работы;
  • документы, содержащие сведения о составе семьи;
  • социальные документы (удостоверения, свидетельства и прочее);
  • фотографии;
  • прочие документы, не указанные в законодательстве РФ.
Читайте также:  Как влияет продолжительность отпуска без сохранения заработной платы на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска?

— Документы, которые не определены законом в качестве обязательных, работодатель может лишь попросить у вас. Но требовать их или отказывать в заключении трудового договора, если вы их не предоставили, организация не вправе. Соискатель по своему желанию может предоставить дополнительные документы или отказать в их предоставлении без каких-либо последствий, — пояснила Наталья Голованова.

По словам юриста Артема Страшнова, если работодатель требует какие-то документы сверх списка, указанного в кодексе, то можно жаловаться в Госинспекцию труда, прокуратуру или оспаривать отказ в суде.

— Но нужно будет доказывать, что отказ связан не с профессиональными качествами, а с нежеланием предоставить документы. Доказать это будет не так уж просто. Работодатель может указать в причине отказа, что соискатель не подошел по каким-либо качествам или был кандидат, который подходил лучше, — объяснил юрист.

Необходимость предоставления других документов будет зависеть от того, на какую работу или должность трудоустраивается соискатель или к какой категории относится. К дополнительным документам могут относиться:

  • медицинские заключения (для работы с вредными условиями или в районах Севера);
  • документы, разрешающие трудовую деятельность на территории РФ (для иностранцев);
  • полис ДМС (для иностранцев);
  • согласие родителей и органов опеки (для несовершеннолетних);
  • индивидуальная программа реабилитации (для инвалидов).

Кроме того, по словам Артема Страшнова, дополнительные документы могут потребовать, если вы устраиваетесь на работу по совместительству:

  • разрешение уполномоченного органа юридического лица, где работник является руководителем (если вы — уже руководитель и устраиваетесь на руководящую должность по совместительству);
  • справка о характере работы с основного места (если вы устраиваетесь на работу с вредными и опасными условиями труда по совместительству).

Виктор Старцев

Журналист национальной редакции

РаботаРаботодательДокументыТК РФ

  • ЛАЙК1
  • СМЕХ0
  • УДИВЛЕНИЕ0
  • ГНЕВ1
  • ПЕЧАЛЬ0

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Прокурор разъясняет — Прокуратура Ульяновской области

Может ли работник затребовать копии следующих документов: правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, штатного расписания, а также табели учета рабочего времени по отделу.

Должен ли работодатель их предоставить?

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

  • При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
  • перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
  • требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
  • такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

Трудовое законодательство

Прямая ссылка на материал
Поделиться

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

  1. При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
  2. перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
  3. требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
  4. такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Читайте также:  Как необходимо прошивать и какими чернилами нумеровать книгу учета движения трудовых книжек?

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

Трудовое законодательство

Какие документы нужны при приёме на работу

Для трудоустройства соискателю необходимо подготовиться, поскольку от него потребуются определённые документы при приёме на работу.

Они необходимы для заключения трудового договора, поэтому без документов не обойтись.

Расскажем, какие бумаги нужно собрать и какие нюансы нужно учитывать при трудоустройстве по совместительству, а также в случае приёма на работу иностранцев и несовершеннолетних граждан.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
  • СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
  • документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
  • документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
  • справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
  • справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ

Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
  • справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
  • свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
  • справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.

Также работодатель может запросить фотографии для оформления пропуска или для личной карточки работника.

В зависимости от должности список может также включать документы, которые предусмотрены отраслевыми соглашениями и законодательными актами.

Сегодня для подписания трудового договора новым сотрудникам уже не нужно посещать офис с личным визитом. Изменения в трудовом законодательстве позволяют это сделать удалённо. Для этого работодателю необходимо перевести в электронный формат кадровое делопроизводство в организации. Чтобы внедрить кадровый электронный документооборот в вашей организации, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы обеспечите работников необходимыми инструментами для подписания электронных документов и их хранения.

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Трудоустройство по совместительству

Совместительство разделяют на два вида: внутреннее, когда работник выполняет дополнительные функции внутри одной организации, и внешнее, когда сотрудник работает в разных компаниях.

Чтобы трудоустроиться по внешнему совместительству, потребуются (статья 283 ТК РФ):

  1. Паспорт.
  2. Документы, подтверждающие образование или квалификацию (при необходимости).

Дополнительно могут потребоваться:

  • выписка из трудовой книжки;
  • справка с основного места работы, которая подтверждает отсутствие опасности для жизни и здоровья соискателя, если работа совместителя связана с воздействием вредных и опасных факторов;
  • справка, регламентирующая взаимодействие с транспортом или промышленным оборудованием в рамках должностных обязанностей.

Запись о совместительстве в трудовой книжке делается по личной инициативе работника. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя.

Трудоустройство иностранных граждан

  • Чтобы официально устроиться на работу в России, иностранному гражданину нужно разрешение от Государственной Миграционной службой.
  • Приём иностранца на работу происходит в следующем порядке
  • В перечень необходимых документов для приёма на работу иностранного гражданина входят: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
  • работодатель проверяет, в каком статусе кандидат находится на территории РФ (временное пребывание, временное проживание, постоянное проживание) и изучает его миграционные документы;
  • соискатель ознакомляется с внутренними регламентирующими положениями, правилами трудового распорядка;
  • оформляется трудовой договор;
  • работодатель подготавливает и издаёт приказ о приёме сотрудника на работу;
  • оформляется личная карточка работника, сотрудник даёт разрешение на обработку персональных данных.

В перечень необходимых документов для приёма на работу иностранного гражданина входят: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Трудоустройство несовершеннолетних

В список обязательной документации при устройстве несовершеннолетних на работу входят:

  • паспорт;
  • ИНН;
  • медицинские документы (оригинал и копия справки по форме 086у);
  • трудовая книжка (если имеется);
  • справка, свидетельствующая об отсутствии или наличии судимости, а также административных правонарушений;
  • письменное согласие родителей на трудоустройство несовершеннолетнего;
  • письменное согласие родителей на обработку персональных данных;
  • направление из Центра занятости населения.

Документы при приеме на работу: список обязательных и дополнительных

При приеме на работу человек должен предъявить три документа: паспорт, СНИЛС и трудовую книжку или форму СТД-Р

Читательница Оксана спрашивает: «Я открыла компанию, нанимаю первых сотрудников сама. Помогите разобраться: какие документы нужны для трудоустройства на работу?»

Читайте также:  Если повестка пришла на предприятие, как вручить её сотруднику? Что делать, если сотрудник в отпуске?

СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1. В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.

Шаблон формы АДВ-1

Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но нельзя будет учесть его предыдущий стаж. Поэтому надо посоветовать такому работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.

  1. Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
  2. Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
  3. Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.

Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.

https://www.youtube.com/watch?v=Yijr2Is8q2U\u0026pp=YAHIAQE%3D

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или если он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.

Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.

Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 27 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются:

Кто подлежит учету

  • мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
  • мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
  • мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
  • мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
  • женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.

Мужчины от 18 до 27 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить вам удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.

Что делать, если нет военного билета

Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу, к которой по закону не допускаются лица с судимостью. Вот сферы, куда нельзя устроиться с судимостью за определенные преступления:

Требование о несудимости для педагогов — ст.

 331 ТК РФ

  • педагогическая и образовательная деятельность;
  • пассажирские перевозки и такси;
  • работа в организациях, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
  • транспортная безопасность.

Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а сам он до этого проживал в других регионах, нужно получить медицинское заключение о том, что ему не противопоказано жить и работать на Севере.

О приеме на работу в северные регионы — ст. 324 ТК РФ

Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки. Например, у человека, который устраивается на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории. А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.

Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, ведь будет оформлен трудовой договор. Но если вам так удобнее, то пусть работник напишет заявление.

Инструкция по оформлению первого сотрудника

Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.

Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.

О работе с совместителем — ст. 282 ТК РФ

У внешнего совместителя, который принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если там они тоже вредные, такого совместителя нельзя брать на работу.

О документах совместителя — ст.

 283 ТК РФ

  1. Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без вида на жительство или временного разрешения, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно предоставляют национальный паспорт и патент — без него они не имеют права работать в России.

  2. Постоянно или временно проживающие в РФ предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.
  3. Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.

  4. Лица, получившие в РФ временное убежище, предоставляют свидетельство о предоставлении временного убежища.

Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.

О сокращенном дне — ст. 92 ТК РФ

Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:

  • для лиц до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
  • от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.

Эти нормы сокращаются еще как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме периода каникул. Факт учебы нужно подтвердить справкой из учебного заведения.

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Кадровые документы. Что не в праве требовать работник?

Работодатель обязан предоставлять сотруднику документы и копии, связанные с деятельностью специалиста в компании — по статье 62 ТК.

Закон не содержит закрытый перечень таких сведений, поэтому на практике возникают трудовые споры. Организация не обязана выдавать все документы, которые просит сотрудник.

Рассмотрим, какие копии и выписки не может требовать работник, а какие обязаны выдать по закону.

Какие документы может запросить сотрудник?

По письменной просьбе работника организация выдает:

  • трудовую книжку;
  • выписки из трудовой книжки;
  • копию приказа об увольнении;
  • копию приказа о приеме на работу или о переводе;
  • справку о доходах, о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Список неполный, поэтому нужно знать, какие документы может запрашивать сотрудник помимо указанных в законе. Нередко в организации возникают споры, доходящие до судов.

Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы. Поэтому кадровый отдел может оформить выписку, указав в документе только информацию о конкретном сотруднике.

Также суды нередко встают на сторону работника, который получил отказ при запросе выписки из штатного расписания, графика отпусков, из личной карточки (Т-2).

Какие документы не вправе требовать работник?

Работодатель может не предоставлять сведения, которые не относятся к деятельности сотрудника компании.

Докладные и служебные записки

Организация не обязана выдавать по просьбе работника документы, которые связаны с расследованием дисциплинарных проступков — объяснительные, докладные, протоколы заседаний дисциплинарных комиссий и так далее. Такие документы не связаны напрямую с работой специалиста и необходимы только для служебного пользования.

Локальные нормативные акты

Речь о документах, с которыми сотрудника знакомят в период деятельности, в том числе под роспись. В некоторых организациях специалисту по запросу выдают копии таких актов. Решение мотивируется тем, что предоставляемая информация связана с работой сотрудника. К тому же специалист может ориентироваться на документы, в которых закреплены требования к его работе.

Однако суды зачастую встают на сторону работодателя, который отказывает выдавать копию локального акта. Ведь документы не содержат персональную информацию о сотруднике, к тому же работник уже был ознакомлен с содержанием акта и поставил подпись.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения

Если сотрудник не допущен к конфиденциальной информации, выдавать ему соответствующую документацию не обязаны. Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц, работник требовать не может.

Нормативные акты министерств и приказы для организации

Работодатель имеет право не выдавать кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании. То же самое касается нормативных документов, разработанных ведомствами и министерствами. Отказ мотивируется тем, что эти документы составлялись не компанией.

Должностные инструкции других сотрудников

Если копии документов не касаются самого работника, кадровый отдел не обязан их выдавать. К примеру, работник попросил должностные инструкции всех специалистов отдела или начальника.

Как часто работник может запрашивать документы?

Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.

Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.

Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.

Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.

Повышение квалификации

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации

Делопроизводство и документооборот в организации

Источник: https://rostbk.com/o-kompanii/stati/kadrovye-dokumenty-chto-ne-v-prave-trebo/