Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Инструкция по прошивке

1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Опломбирование книги учета

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

• Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
• На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
• На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
• Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Трудовая книжка. Особые случаи

Трудовая книжка. Особые случаи

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

• приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью (п. 40 Правил);

• чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кто ведет учет бланков трудовых книжек?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции 2.2. […]

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.

Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения.

Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY\u0026pp=ygWsAdCa0LDQuiDQvdC10L7QsdGF0L7QtNC40LzQviDQv9GA0L7RiNC40LLQsNGC0Ywg0Lgg0LrQsNC60LjQvNC4INGH0LXRgNC90LjQu9Cw0LzQuCDQvdGD0LzQtdGA0L7QstCw0YLRjCDQutC90LjQs9GDINGD0YfQtdGC0LAg0LTQstC40LbQtdC90LjRjyDRgtGA0YPQtNC-0LLRi9GFINC60L3QuNC20LXQuj8%3D

Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.

Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже).

Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки.

Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.

Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.

Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.

Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции 1.2. […]

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

А. В. Гайсина, специалист по кадровому учету

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

• трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)}
• трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации}
• вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения.

Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек.

В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

• размер листка – 4×}5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)}
• на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)}
• указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

• правила оформления ведения трудовых книжек}
• бланк книги учета}
• Трудовой кодекс России}
• документы предприятия}
• бланки трудовых книжек}
• печать (штамп) предприятия}
• трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.

Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.

Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

• Кадровое делопроизводство

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек в 2023 году

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.

Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе.

Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши.

Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.

В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам.

Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек.

Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

В книгу учета движения необходимо вносить:

• переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу>
• трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией>
• вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.

Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?

Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе.

Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать.

Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков.

В старых образцах может не быть серии и номера.

В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

https://www.youtube.com/watch?v=-iFh7asly2k\u0026pp=ygWsAdCa0LDQuiDQvdC10L7QsdGF0L7QtNC40LzQviDQv9GA0L7RiNC40LLQsNGC0Ywg0Lgg0LrQsNC60LjQvNC4INGH0LXRgNC90LjQu9Cw0LzQuCDQvdGD0LzQtdGA0L7QstCw0YLRjCDQutC90LjQs9GDINGD0YfQtdGC0LAg0LTQstC40LbQtdC90LjRjyDRgtGA0YPQtNC-0LLRi9GFINC60L3QuNC20LXQuj8%3D

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки.

В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые.

В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника.

В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки.

В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

• Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.
• Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.
• Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Регистрация предполагает четкую фиксацию всех данных о документе, включая факт его создания, получения или отправления.

Трудовые книжки регистрируются в специальных книгах учета.

Так как они ведутся в рукописном виде, часто работники отдела кадров при их заполнении допускают какие-либо неточности, что влечет за собой необходимость исправления в книге учета движения трудовых книжек.

Регистрация трудовых книжек

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Замена книги учета

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

https://www.youtube.com/watch?v=-iFh7asly2k\u0026pp=YAHIAQE%3D

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной.

Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования.

После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу>
2. впервые оформленные подобные документы>
3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку.

В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте. При этом в регистрационном журнале следует указать номер и дату уведомления, а также дату отправки трудовой книжки почтой.

Также можно записать и номера почтовых квитанций, которые далее подшиваются в личное дело работника сотрудниками отдела кадров.

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах.

Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой.

После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Поэтому специалисты советуют делать какие-либо исправления в книге учета движения трудовых книжек, руководствуясь правилами, применяемыми для аналогичной процедуры в содержательной части трудовой книжки. После неправильной записи в той же колонке нужно сделать отметку о ее недействительности и внести верные сведения.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

• он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве>
• все страницы должны быть пронумерованы до начала использования>
• он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны>
• опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника. При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др.

Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления? Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий.

На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?

Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 1. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе 2.

Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.

Требования к оформлению

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.

Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы.

В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.

2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.

В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».

Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало 6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.

Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например,…