Время чтения 6 минут Спросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ | A−

В наши дни компьютерная революция (интернет, телефон) дает огромнейшие возможности для успешного общения по рабочим вопросам с партнерами и коллегами на любом расстоянии.

Однако есть такие производственные вопросы, которые требуют личного присутствия сотрудника. Для этого его руководство отправляет в командировку.

И если ранее законодательством ограничивался ее период, то сейчас он четко не обозначен.

Продолжительность служебной командировки

Сегодня Трудовой кодекс количество дней поездки не ограничивает. Еще до ее начала сроки корректируются работодателем в зависимости от объемов работы и ее сложности (ПП 749).

Началом командировочного периода надо считать день отъезда, а дата прибытия расценивается как его окончание. Если происходит задержка транспорта в пути, то на это время продлевается служебная поездка. В ее период также входят праздничные и выходные дни, которые оплачиваются по двойному тарифу.

Если размер выплаты не увеличивается работодателем, то должен быть оформлен дополнительный выходной для сотрудника.

Есть работодатели, у которых определение срока поездки происходит на основании проездных документов. В случае использования собственного транспорта, то сотрудником должна быть предоставлена служебная записка.

Если билеты отсутствуют, то можно воспользоваться документами с гостиницы, договором аренды жилья. При оформлении поездки заграницу, то документы переводятся на русский язык.

Максимальный срок

Длительность командировки определяет работодатель, согласовывая с сотрудником. Для определения срока берут во внимание:

1. Степень сложности выполняемых поручений.
2. Специфику заданий.
3. Дальность поездки.
4. Объем предполагаемых работ.

Максимальный срок командировки по ТК РФ года неограничен. Зависит от целесообразности, трудности и дальности поездки.

Бесконечно длиться командировочный период также не может. Если сотрудник выполнил все поручения руководства, но продолжает работать на предприятии куда был отправлен, то можно говорить о том, что он переведен в ту организацию (ст.72 ТК РФ).

«Можно ли отказаться от командировки?»

Как продлить срок командировки

Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:

• издается приказ о продлении командировки руководителем предприятия (организации);
• уведомляется изначально работник письменно или устно.

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.

Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.

Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.

Требуется ли согласие работника

Есть ряд категорий трудящихся, которым оформлять командировочные дни можно только с их согласия:

1. Родители, детям которых не исполнилось 5 лет.
2. Работники по ученическому договору.
3. Женщины с детьми до 3 лет.
4. Люди с ограниченными возможностями.
5. Родители, на воспитании которых находится ребенок-инвалид.
6. Кандидаты на должности в органы законодательной власти.

• Беременных женщин в служебные поездки отправлять запрещено.
• Во избежание разногласий, при оформлении на работу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома.
• При возникновении спорных вопросов, граждане могут обращаться в суд.

Порядок оформления

• дата и место прибытия;
• цель поездки;
• персональные данные и должность работника;
• модель и номер транспортного средства (если будет использован собственный);
• сроки.

Командировочное удостоверение и служебное задание законодательством не требуется, но и не запрещено.

Изменения в длительности поездки обязательно отражаются в приказе (новом или корректируется уже созданный) и на выплате командировочных. Для этого сотрудник предоставляет документ, в котором указывает причины возникновения задержки. К ним относят:

1. Поручение выполнить дополнительную работу.
2. Перенос времени отправления транспорта по вине перевозчика.
3. Полученная травма и болезнь в период поездки.
4. Маленький срок, отведенный на выполнение задания.
5. Присутствие интереса сторон отправляющей или принимающей.

Документальный отчет предоставляется в течение трех суток. Если до начала командировочных дней были выданы денежные средства, то в конце командировки производят перерасчет.

За проведенное время в отъезде работник получает:

• заработанную плату;
• компенсацию за покупку билетов на проезд;
• суточные деньги для арены жилья и питания.

В том случае, когда сотрудник принял решение выехать раньше начала командировочного периода, то это время не оплачивается.

Все дополнительные расходы компенсируются после возвращения из командировки и после подписи приказа.

Больничный лист, если был оформлен во время служебной поездки, оплачивается. Только дни нетрудоспособности в командировочный период не включаются.

Вправе ли работодатель продлевать командировку без согласия работника

14.09.2020
Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал

Эксперты Роструда разъяснили, может ли работодатель продлить командировку без согласия работника.

Ведомство отмечает, что поскольку право на отправление в служебную командировку и установление срока такой командировки принадлежит работодателю, то он вправе продлить командировку без согласия работника.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Согласно п. 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы работодателей и работников.

БУХПРОСВЕТ

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка. Также работодатели несут ответственность за возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.

167 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, по найму жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта. Также ему возмещаются расходы на оформление обязательной медицинской страховки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке также несет работодатель.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Темы: служебная командировка, права работников Подписаться на комментарии Написать комментарий

Продление командировки: причины, можно ли это сделать без согласия работника, как правильно оформить

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить.

Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит.

В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Причины продления командировки

Основными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

• Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.
• Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).
• В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.
• Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку. Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

• Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
• Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
• Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
• Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

• При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
• Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
• Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

• Личные данные работника;
• Первоначальная дата окончания поездки;
• Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
• Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

• Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
• Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
• Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
• Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
• Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы — ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Правила оформления документов для продления командировки

Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать. 

Почему время командировки ограничено? 

Любая служебная поездка выполняется с целью выполнения ряда задач, которые возлагаются на конкретного сотрудника.

Во время отсутствия на рабочем месте он налаживает партнерские отношения, находит новых клиентов, продвигает продукцию или выполняет прочие поручения, необходимые для развития компании.

Работодатель выплачивает сотруднику суточные, а также компенсирует ему расходы на проезд, питание, проживание и прочее. 

Необоснованное продление командировки ведет за собой ряд проблем. В первую очередь, появятся дополнительные траты, которые могут превысить утвержденный бюджет и вызывать вопросы у налоговой службы.

Во-вторых, человек не сможет выполнять обязанности на своем рабочем месте, что может вызывать финансовые и прочие потери.

Поэтому служебная поездка продлевается только в определенных случаях и на утвержденный срок. 

По какой причине можно продлить служебную поездку?

В действующем Трудовом Кодексе РФ нет утвержденного списка причин, по которым командировку можно продлить. Данный вопрос регулируется внутренним положением о командировках. Можно выделить несколько основных причин, которые допускают продление поездки:

• Нетрудоспособность в связи с болезнью или получением травмы во время поездки (должен быть больничный или заверенная справка от врача). 
• Появились новые задачи, которые нужно выполнить в рамках одной командировки и в том же городе. 
• Период был оценен неверно, так как объема работы оказалось гораздо больше, что требует дополнительного времени.
• Непредвиденные обстоятельства привели к росту количества задач или некоторым затруднениям с их выполнением. 
• Рейс или поездка в обратную сторону были отменены по ряду причин (либо отсутствуют билеты). 
• Сотрудник проявил себя некомпетентно, из-за чего некоторые задания необходимо доделывать или переделывать. 
• Прочие проблемы, задержки и уточнения.

Независимо от ситуации, причина продления командировки должна быть уважительной и, в большинстве случаев, подтверждаться документально (или общедоступной информацией, к примеру, отмена рейса из-за метели). Если проблемы связаны с некомпетентностью работника, руководитель имеет право привлечь его к ответственности, наложить штраф, лишить премии или сделать выговор. 

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Каждая командировка входит в трудовые обязанности работника, поэтому получение его согласия на продление не требуется. Руководитель выдает соответствующий приказ, который не подлежит обжалованию. 

Но, существует группа людей, согласие которые все же требуется (в письменном виде). К ним относятся:

• матери с детьми возрастом до 3-х лет;
• отцы или матери-одиночки с ребенком не старше пяти лет;
• сотрудники, которые ухаживают за родственниками, которые являются трудоспособными;
• родители детей-инвалидов.

В иных случаях, любой отказ сотрудника от продления служебной поездки без наличия какой-либо уважительной причины является нарушением трудового договора. Руководитель может не просто сделать замечание или выговор, но и оштрафовать его и даже уволить. 

Оформление продления деловой поездки

Как уже говорилось выше, в ТК РФ нет никакого порядка или указаний, которые регулируют процедуру продления командировки для сотрудников. Именно поэтому для этих целей используется внутренний регламент компании. Чаще всего, для продления необходимы следующие документы:

• служебная записка, написанная директором организации, с его реквизитами, подписью и печатью (оформляется на имя сотрудника, который находится в командировке, с обязательным указанием причины). 
• письменное уведомление от работодателя сотруднику, которое пересылается ему в электронном виде; 
• приказ, выполненный по установленному образцу, о продлении командировки, заверенный подписью директора. 

Нет стандартных образцов для приказа, так как они разрабатываются непосредственно компанией.

Но, документ должен обязательно содержать данные: должность, отдел, ФИО сотрудника, который в конкретный момент времени находится в служебной поездке; обоснованную причину продления командировки; новую дату возвращения; отдельная записка для бухгалтерии, которая поручает выделить дополнительные суточные и другие средства на расходы (в зависимости от количества дней). 

Произвольная форма, несмотря на отсутствие регламента, должна соответствовать распространенным требованиям и отвечать на все вопросы сотрудника и налоговой службы. Причина изменения длительности поездки должна быть точной и понятной, а дата завершения – реалистичной. 

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Работодатель может в любой момент продлить командировку, если по какой-либо причине задания не были выполнены в срок, либо их количество увеличилось. Кроме того, работник самостоятельно может написать начальнику записку о необходимости продления поездки, если он понимает, что не успеет выполнить все поручения в срок.

Порядок продления командировки

При необходимости командировку можно продлить. Это решение принимает работодатель, который обязан выпустить новый приказ о командировке. Изменять действующие документы, чтобы продлить срок поездки, нельзя.  

Причины продления командировки

Срок командировки можно увеличить, если:

• объём работ в поездке оценили неправильно, и остались невыполненные задачи;
• появились новые задачи, которые важно сделать во время поездки;
• работник заболел и не успел справиться со своими задачами;
• сотрудник не успел выполнить свои задачи из-за некомпетентности;
• по какой-либо причине сотрудник не смог купить билеты для возвращения домой;
• объём работы резко и непредвиденно увеличился, независимо от действий сотрудника и его руководителя.

При любых уважительных причинах продления поездки сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Например, больничный лист. О независящих от сотрудника обстоятельствах лучше предупредить работодателя как можно раньше. 

Если работодатель вынужден увеличить срок поездки по прямой вине сотрудника, например, из-за его ошибки или некомпетентности, работодатель может привлечь его к ответственности. Например, наложить штраф. 

Продление командировки без согласия сотрудника

Если работодатель видит необходимость в продлении поездки, он может увеличить её срок без согласия сотрудника. В этом случае работодатель в общем порядке издаёт приказ о продлении командировки. 

Если сотрудник отказывается от продолжения поездки без уважительных причин, он может понести дисциплинарную ответственность. Так как поездка в командировку — трудовая обязанность, отказ от неё может рассматриваться как невыполнение служебных задач. По закону, работодатель имеет право объявить выговор, замечание, а при нескольких нарушениях дисциплины даже уволить сотрудника.

Однако, по ст. 259 ТК РФ, некоторые работники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Поэтому они имеют право отказаться от продления поездки. Это:

• — женщины с детьми до трех лет;
• — воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
• — воспитывающие ребенка-инвалида;
• — осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
• Все эти гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.  
• Оформить продление командировки можно в несколько шагов:

1. Составляется служебная записка на имя главы предприятия. В ней пишется причина продления поездки и новая дата возвращения домой. Также добавляется ссылка на первый приказ о командировке.
2. Работодатель отправляет сотруднику письменное уведомление об изменении длительности командировки.
3. Работодатель составляет приказ о продлении поездки. В нём нужно объяснить причину продления и приложить служебнную записку. Приказ подписывают директор предприятия и командированный. Там также должны быть реквизиты всех дополнительных документов.
4. Когда сотрудник возвращается из командировки, он сдаёт авансовый отчёт и получает компенсацию. Работник может рассчитывать на суточные, возмещение расходов на жильё, транспорт и питание, а также выплату среднего заработка за отработанные часы и время в дороге. Все расходы при этом важно подкрепить документами, например, счётом из отеля или посадочными талонами.

• Советы, как организовать командировку за границу в 2023 году
• Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
• Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Документальное оформление служебной командировки

Когда работодателю нужно отправить сотрудника в командировку, перед специалистами кадровой службы возникают вопросы, как правильно это оформить. Давайте разберемся в нюансах

Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.

• Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).  

Из этого определения следует:

1. В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
2. Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.

1. Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.

Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.

Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу.

Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Положение о направлении в командировки работников организации

Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.

Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. 

Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Запреты и ограничения

Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

Семинар для кадровиков

Командировки и служебные поездки. Алгоритм действий. Практические ситуации

Программа семинара

1. Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

• нет письменного согласия на командировку;
• командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
• сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.

1. Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
2. Работников, имеющих детей-инвалидов.
3. Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно

В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Образец уведомления вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Приказ о направлении работника в командировку

Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку. 

Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.

Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение.

С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении.

Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.

Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.

Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».

Изменение срока командировки

На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:

1. Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
2. Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
3. Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.

Формы приказов смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Отчетность по командировке

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.  

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Запрос согласия на командировку 413.1 КБ
• Положение о командировках 480.1 КБ
• Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ
• Приказ о продлении командировки 487.5 КБ
• Приказ о сокращении командировки 398.9 КБ

Скачать

Продление командировки: как оформить и какие нужны документы — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Обычно продолжительность командировки оговаривается с руководством заранее. Иногда в силу обстоятельств деловую поездку приходится продлевать. Продление командировки – решение, которое принимает руководитель сотрудника. Для этого необходимо создать приказ о продлении командировки. 

Но для начала давайте рассмотрим причины, по которым может потребоваться продление служебной командировки. 

Причины продления командировки

В ТК РФ не указаны четкие причины, по которым деловую поездку можно или нельзя продлевать. Они формируются согласно внутренним актам компании. Ниже самые распространенные причины продления:

• Во время командировки работник взял больничный и по состоянию здоровья не смог выполнить обязанности в срок;
• Возникла дополнительная работа, которую необходимо выполнить в процессе поездки;
• Объем работы определили неверно, к концу поездки осталось еще несколько задач;
• Количество дел значительно выросло из-за непредвиденных обстоятельств;
• Работник не смог приобрести билеты на обратный путь;
• По окончании поездки осталась недоделанная работа из-за некомпетентности отправленного сотрудника;
• И другое.

При наличии уважительной причины работник должен предоставить документы, подтверждающие ее. 

Если же продление срока командировки происходит по вине работника, работодатель может привлечь его к ответственности. К примеру, сделать замечание или наложить штраф.

Продление командировки без согласия работника

Так как деловая поездка является трудовой обязанностью, согласие на продление командировки от сотрудника не требуется. Руководителю достаточно написать заявление о продлении командировки (приказ). 

Если же сотрудник противится и не хочет продлевать командировку без уважительной причины, по закону работодатель может сделать замечание, выговор или даже уволить сотрудника. 

Однако, продление командировки для некоторых сотрудников невозможно без их письменного согласия. Это:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Как оформить продление командировки сотрудника

Законодательством РФ не установлен порядок оформления продления командировки. Поэтому обычно он регламентирован внутренними правилами компании. Документы, которые будет необходимо оформить:

• Служебная записка о продлении командировки. Руководитель должен написать ее на имя директора компании. В ней должны быть описаны причины продления командировки и установлена обновленная дата ее окончания. 
• Уведомление в письменном виде о продлении командировки от работодателя сотруднику. Может быть отправлена по электронной почте. 
• Приказ о продлении командировки (образец). Образец приказа на продление командировки сотрудника также не утвержден законодательством. Однако, обязательно нужно включить следующее:

• ФИО и должность сотрудника, находящегося в деловой поездке;
• Причину увеличения продолжительности поездки;
• Обновленную дату возвращения из командировки;
• Поручение отделу бухгалтерии о переводе дополнительных средств на добавленные дни поездки.