Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

• Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.
• Этап 1: предварительный
• На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.
• Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

• которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
• отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

• ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
• получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

• обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
• указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
• поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

1. Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.
2. Этап 3: контрольный
3. В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

• отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
• прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

• неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
• штрафы;
• судебные задолженности;
• алименты;
• налоги;
• просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

• 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
• 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках.

К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ.

Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

• До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:
• 
• Cкачать таблицу

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки.

При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы.

Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

О правах работающих за границей россиян

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Что нужно знать о защите своих прав и интересов сотруднику, который может работать дистанционно в любой стране, отправляется в заграничную командировку или заключил договор с иностранным работодателем?

На лиц, которые осуществляют профессиональную деятельность за рубежом, не всегда распространяется трудовое законодательство страны пребывания.

Если гражданин работает за пределами своей страны, но трудовые отношения возникли в России с российским работодателем, то на них распространяются нормы российского права. Например, в случае дистанционной работы, нахождения работника в зарубежной служебной командировке, работы в дипломатических представительствах и консульских учреждениях.

Если же гражданин нашел работу за пределами территории Российской Федерации1 и заключил с иностранным работодателем договор (контракт), он подчиняется требованиям трудового законодательства страны работодателя. Факт наличия российского гражданства не влечет за собой автоматического применения норм законодательства РФ.

К российским гражданам, как и к другим иностранцам, применяются существующие в иностранном государстве общие ограничения в отношении занятия отдельными профессиями, особые условия приема на работу и иные специальные правила.

Однако условия труда российских граждан не могут быть хуже условий труда иностранцев – граждан других государств.

В случае заграничных служебных командировок вне зависимости от их продолжительности в отношении работников продолжают действовать общие правила российского трудового законодательства.

Однако граждане РФ подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха, установленному на территории, где они фактически осуществляют свою трудовую деятельность. Это означает, например, что выходные праздничные дни страны пребывания будут для таких сотрудников нерабочими.

Также командированные работники обязаны следовать правилам внутреннего трудового распорядка и техники безопасности, установленным на территории «принимающей» организации. Вместе с тем они не вступают в трудовые отношения с местными работодателями, т.е.

сохраняются трудовые отношения с организацией, направившей их в командировку.

(Оплачиваются ли выходные и праздничные дни, если работник в это время в командировке; заплатят ли за дни выезда, приезда и дни нахождения в пути в выходной или нерабочий праздничный день во время командировки; как совместить служебную командировку и выходные дни или отпуск – читайте об этом в статье «Сколько заплатят за работу в выходные и праздничные дни?»)

Сегодня многие работники трудятся дистанционно. Они не привязаны к конкретному рабочему месту и вправе выполнять свои обязанности из любой точки планеты.

Некоторые наши соотечественники предпочитают в зимнее время года улетать в теплые страны, например на Бали или в Таиланд, и там продолжают работать удаленно.

При наличии трудового договора с работодателем из России на таких сотрудников будут распространяться нормы трудового права нашей страны, и им должны быть предоставлены те же права и гарантии, что и иным работникам.

Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работеБудет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись? А если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе?

Однако несколько лет назад Министерство труда и социальной защиты РФ высказало неоднозначную позицию по вопросу регулирования отношений с работниками, постоянно выполняющими свои трудовые обязанности за границей: с ними нужно заключать не трудовой договор с условием о дистанционном характере работы, а гражданско-правовой договор2.

Данный подход аргументирован тем, что российские нормативные правовые акты в сфере трудовых отношений действуют только на территории России. Плюс работодатель лишен возможности в полном объеме выполнять свои обязанности перед работником.

Например, он не сможет обеспечить расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний3, если работник находится за границей.

Но российское законодательство не содержит запрета на заключение трудового договора с сотрудником, работающим удаленно, вне зависимости от его реального местонахождения, а письма Минтруда носят рекомендательный характер.

Несмотря на это, работодатели послушно следуют рекомендациям министерства и обычно заключают с такими сотрудниками именно гражданско-правовые договоры, лишая их гарантий, предусмотренных трудовым законодательством, таких как предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, выплата пособия по временной нетрудоспособности, обязательное социальное страхование и др.

Важное место в системе защиты прав граждан РФ за рубежом занимают межгосударственные договоры и соглашения о правовом сотрудничестве.

Так, конвенции Международной организации труда, участницей которой является Россия, охватывают практически все вопросы сферы труда, включая отмену принудительного и детского труда, устранение дискриминации в сфере занятости, равное вознаграждение и др.

Цель этой организации – помогать гражданам находить рабочие места достойного качества по всему миру, чтобы они могли трудиться в условиях свободы, справедливости и безопасности.

Поэтому она поддерживает постоянный контакт одновременно с работниками, работодателями и правительствами стран.

Среди актов международного права, затрагивающих вопросы трудовых правоотношений, следует выделить Соглашение от 15 апреля 1994 г. «О сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов», заключенное государствами – членами Содружества независимых государств (СНГ).

Соглашение регулирует основные направления сотрудничества стран в области трудовой деятельности и социальной защиты работников и членов их семей. В частности, работники-мигранты пользуются социальным страхованием и социальным обеспечением в соответствии с действующим законодательством страны трудоустройства.

Их медицинское обслуживание осуществляется за счет работодателя (нанимателя) и аналогично тому, которое предоставляется гражданам страны пребывания.

Участники соглашения взаимно признают дипломы, свидетельства об образовании, документы о присвоении звания, разряда, квалификации, другие необходимые для осуществления трудовой деятельности документы, а также трудовой стаж. Дополнительное подтверждение и легализация не требуются.

Подобные договоренности, отменяющие требования легализации (апостилирования) официальных документов России, действуют с рядом государств на основании положений двусторонних договоров о правовой помощи.

К таким государствам относятся: Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Корейская Народно-Демократическая Республика, Куба, Литва, Монголия, Польша, Румыния, Сербия, Хорватия, Черногория, Чехия, Эстония.

То есть при трудоустройстве в этих странах не потребуется дополнительно проставлять апостиль (штамп, удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, а также подлинность печати или штампа), например на дипломе о высшем образовании. Работодателю достаточно будет предоставить диплом и перевод к нему.

Функции защиты прав и интересов российских граждан, осуществляющих трудовую деятельность за границей, возлагаются на дипломатические представительства и консульские учреждения РФ в иностранных государствах.

Если консул установит нарушение прав граждан, он должен будет принять меры для их восстановления4.

Поэтому если вы работаете за рубежом и пострадали от незаконных действий, следует идти в консульство или дипломатическое учреждение.

Но, к сожалению, не всегда усилия российских дипломатов могут положительно повлиять на исход дела. Так, летом 2019 г. в Греции были задержаны российские граждане Константин Семенов и Иван Возниковцев. Их обвинили в незаконной перевозке мигрантов.

Россияне утверждали, что прибыли в Турцию, чтобы работать: они должны были перевозить туристов, но из-за незаконных действий работодателя оказались заложниками сложившейся ситуации. В результате два российских моряка были приговорены к 253 годам колонии за организацию нелегальной миграции, торговлю людьми и незаконное пересечение границы Греции.

Вину свою они не признали и настаивают на том, что работодатель ввел их в заблуждение и вынудил совершить противозаконные действия.

Еще одним способом защиты прав является обращение к Уполномоченному по правам человека в РФ5.

Жалобу уполномоченному необходимо подать до истечения года со дня нарушения прав и свобод заявителя или с того дня, когда ему стало известно об их нарушении. В жалобе нужно указать Ф.И.О.

и адрес заявителя, изложить суть решения или описать действия, нарушающие его права. К ней следует приложить копии решений, принятых по жалобе, рассмотренной в административном или судебном порядке.

Часто к уполномоченному поступают просьбы об оказании содействия в возвращении на родину российских граждан, в том числе моряков, которые удерживаются на территории иностранных государств из-за недобросовестных работодателей, нарушающих правила перевозки грузов.

Так, к уполномоченному обратились родственники членов экипажа российского сухогруза «Мерле» петербургской компании «МТ group», задержанного 5 марта 2017 г. у побережья Ливии и отконвоированного на военно-морскую базу в порт города Триполи.

Экипаж, состоявший из семи человек, был снят с судна и перемещен в тюрьму на базу Митинга (Ливия). Уполномоченный направил обращение в МИД России с просьбой предоставить информацию о принятых мерах по урегулированию возникшей кризисной ситуации.

Благодаря совместным действиям уполномоченного и российского министерства все члены экипажа сухогруза были освобождены6.

Восстанавливать права находящихся за рубежом россиян уполномоченному позволяет сотрудничество с омбудсменами иностранных государств (уполномоченными по правам человека) и международными организациями. Например, в феврале 2019 г. поступило коллективное обращение от российских моряков теплохода «Стримлайн», арестованного в порту Стамбула.

Им не выплачивалась зарплата, а на борту судна заканчивались продовольствие и средства гигиены. Уполномоченный направил обращения в МИД России и Главному омбудсмену Турецкой Республики Ш. Малкочу. В результате продовольственные и бытовые потребности членов экипажа были удовлетворены, а позднее им выплатили заработную плату в полном объеме7.

Помимо прочего в компетенцию уполномоченного входят вопросы защиты свободы слова и доступа к информации в рамках профессиональной деятельности журналистов. Примером может служить такой случай: журналист Кирилл Вышинский подвергся преследованию за то, что в 2018 г. освещал празднование Дня Победы на Украине.

Распространение этой информации шло вразрез с политическими интересами Киева, поэтому профессиональная деятельность Вышинского была приравнена к государственной измене. Журналисту грозило от 10 до 15 лет лишения свободы.

Уполномоченный по правам человека в РФ неоднократно обращалась с призывом содействовать освобождению Вышинского к Уполномоченному Верховной Рады Украины по правам человека, украинским властям и Комиссару Совета Европы по правам человека, Генеральному секретарю Совета Европы, представителю ОБСЕ по вопросам свободы СМИ.

В результате объединения усилий уполномоченного, властных структур и журналистского сообщества журналист был освобожден8.

Переезжая в другую страну на работу, внимательно изучайте ее трудовое законодательство и внутренние локальные акты работодателя. При этом, рассчитывая на соблюдение принципа равенства прав работников вне зависимости от их гражданства, не забывайте и о возможной ответственности.

При пересечении границы РФ россияне автоматически приобретают статус иностранных граждан, и в отношении них начинают действовать законы страны пребывания. Это правило применимо как к туристам, так и к тем, кто уезжает в зарубежные страны на заработки.

В случае нарушения закона иностранного государства привлечение к ответственности будет осуществляться в соответствии с действующими там правовыми нормами.

1 Статья 10 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в РФ».

2 Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 16 января 2017 г. № 14-2/ООГ-245 «О возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с гражданином РФ, с иностранным гражданином или лицом без гражданства, осуществляющими трудовую деятельность за пределами РФ».

3 Статья 312.3 Трудового кодекса РФ.

4 Федеральный закон от 5 июля 2010 г. № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации».

5 Федеральный конституционный закон от 26 февраля 1997 г. № 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации».

• 6 Доклад о деятельности Уполномоченного по правам человека в РФ за 2017 г.
• 7 Доклад о деятельности Уполномоченного по правам человека в РФ за 2019 г.
• 8 Доклад о деятельности Уполномоченного по правам человека в РФ за 2018 г.

Командировка за границу в 2023 году. Суточные

Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

• Беременные.
• Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
• Лица, не достигшие 18 лет.
• Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

• Женщины с малышами до 3 лет.
• Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
• Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
• Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:

1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
4. Ознакомление работника с оформленными документами.
5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

1. Оформление визы, если это требуется.
2. Бронирование номера в гостинице.
3. Подготовка всех нужных документов.
4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
5. Расчет зарплаты за период командировки.
6. Внесение НДФЛ и взносов.

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:

• ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
• ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.

ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

• Проезд.
• Проживание.
• Выплата суточных.
• Выдача страховки.
• Транспортировка багажа.
• Телефонные разговоры.
• Оформление загранпаспорта.
• Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

• Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
• Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
• Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
• Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
• Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета – АКГ «Деловой профиль»

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов.

Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица.

Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.

03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Как вести дела дистанционно с заграничным сотрудником

У работодателя есть несколько способов сохранить ценного сотрудника. Выбор зависит от того, на какие затраты и риски готова пойти компания.

Вариант 1. Дать работнику отпуск, если он уехал временно

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты ничем не ограничена и определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск нельзя выдавать «авансом». При этом его максимальная продолжительность, с учетом дополнительных дней от работодателя, также не ограничена (ст. 120 ТК РФ). 

Компания может на время нахождения сотрудника за рубежом оформить ему отпуск, а фактически выполненную работу оплатить затем премиями или материальной помощью.

Этот вариант используется некоторыми работодателями, но он противоречит одному из основных принципов трудового законодательства: обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы (ст. 2 ТК РФ).

Компанию могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, со штрафом до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вариант 2. Оформить длительную зарубежную командировку

Сроки служебной поездки работодатель определяет самостоятельно (ст. 166 ТК РФ). 

Он может оформить работнику длительную зарубежную командировку, пока тот не решит вернуться на постоянное место работы. Вопрос в том, во сколько это обойдется компании.

По Положению об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 № 749 (п. 12, 23) сотруднику в иностранной командировке возмещаются:

• расходы на проезд и проживание;
• затраты на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы на право въезда и транзита автомобильного транспорта;
• медицинская страховка для визы;
• суточные;
• иные обязательные платежи и сборы.

На время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

И есть один нюанс. Если командированный сотрудник подлежит мобилизации, то при получении повестки на компанию командировку придется досрочно завершить. Поскольку ее сроки напрямую зависят от работодателя, а он обязан обеспечивать явку работающих призывников (ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).

Вариант 3. Перевести работника на «дистанционку»

Это вариант законен, если у сотрудника сохраняется постоянная регистрация в России, и в самом трудовом договоре не будет сделан акцент на том, что работа будет выполняться из другой страны. Например, будет указано «Место выполнения трудовой функции работник определяет самостоятельно».

Минтруд считает, что принять на работу кандидата, проживающего за рубежом, нельзя (письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755).

Нормы трудового законодательства действуют только на территории РФ, если иное не установлено в самом законе или международном договоре (ст. 10, 13 ТК РФ).

А несоблюдение юрисдикции — это тоже нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может получить штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Двусторонних трудовых соглашений, которые разрешают принимать жителя другой страны на работу в российскую компанию по российскому праву, единицы. Например, такой договор есть с Республикой Польша. Но в большинстве случаев действует право страны проживания. 

Нам неизвестно про случаи привлечения работодателя к ответственности за дистанционные договоры с жителями другой страны, хотя практика может поменяться. И Минфин не считает «дистанционку» из другой страны нарушением, обращая внимание только на особенности налогообложения (письмо Минфина РФ от 18.07.2019 № 03-04-06/53227).

Так что вариант с удаленной работой из-за рубежа вполне жизнеспособен.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Попробовать

Работодатель заключает с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об удаленном характере работы. Его можно подписать через электронный документооборот, но понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись для компании и усиленная неквалифицированная подпись для работника (ст. 312.3 ТК РФ).

Также работодателю придется разработать локальный нормативный акт (ЛНА) с описанием особенностей дистанционной работы:

• порядок взаимодействия работника и компании (ст. 312.3 ТК РФ);
• режим труда и отдыха, предоставление отпусков (ст. 312.4 ТК РФ);
• включение времени взаимодействия с работодателем в рабочее время (ст. 312.4 ТК РФ);
• порядок определения размера и выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудника для выполнения трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ);
• гарантии в командировках (ст. 312.6 ТК РФ);
• проведение инструктажей по охране труда, если компания выдала работнику оборудование для работы, например, ноутбук (ст. 312.7 ТК РФ).

Работодатель может не разрабатывать ЛНА, а включить все перечисленные нюансы в трудовой договор сотрудника. Но если удаленщиков несколько, то лучше принять один внутренний документ.

Компания может проверить, все ли требования к дистанционной работе она выполнила, по чек-листу Роструда (приложение 25 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20).

Работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы: компьютером, программным обеспечением, канцтоварами, интернетом, связью. Если компания не имеет возможности это сделать, то она компенсирует работнику его личные расходы, которые он несет при выполнении трудовой функции (ст. 312.6 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет:

• перечень затрат, которые он компенсирует «дистанционщику», в том числе спецификацию оборудования, объем интернет-трафика, услуг связи, амортизацию имущества;
• размеры возмещения и методику расчета;
• перечень документов, подтверждающих расходы работника;
• порядок и сроки выплаты компенсации.

Размер возмещения должен быть экономически обоснованным (письмо Минфина России от 06.11.2020 №03-04-06/96913). Нужно документами подтвердить не только размер расходов, но и то, что их понес именно работник для выполнения трудовой функции. То есть доказать, что удаленщик использует личный ноутбук, заключил договор с оператором связи и тому подобное. 

При переводе действующего работника на дистанционную работу размер его зарплаты не должен измениться (ст. 312.5 ТК РФ). Если был установлен районный коэффициент (РК), то при указания места работы в другой стране или «по месту фактического пребывания» он становится равным 0 %. То есть зарплата будет меньше.

В этом случае работодатель устанавливает надбавку, нивелирующую разницу из-за потери РК. Итоговый доход сотрудника остается прежним, и это не нарушает трудовое законодательство.

Работник самостоятельно определяет, в какую кредитную организацию перечислять его средства. В трудовом договоре можно даже предусмотреть условие, что зарплата выдается не самому сотруднику, а, например, его родственнику (ст. 136 ТК РФ).

Если есть проблемы с перечислением денег в банк другой страны, то можно договориться с работником о выплате на карту российского банка. Единственное условие — сотрудник должен письменно предупредить работодателя о смене кредитной организации за 15 дней до ближайшей зарплаты.

Рассчитываются с «дистанционщиком» в рублях. Платить зарплату в валюте можно только представителям компании или сотрудникам представительств компании за рубежом (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). 

Если указать в трудовом договоре удаленного сотрудника место проживания и выполнения трудовой функции другую страну, то будет считаться, что тот получает доход за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Работодатель не начисляет и не удерживает НДФЛ с его зарплаты.

Если указывать «место работник выбирает самостоятельно», то компания продолжит удерживать и уплачивать подоходный налог, поскольку не получила от работника документов о смене места проживания.

Текущее законодательство не обязывает работодателя передавать в ФНС данные о фактическом проживании сотрудника. 

Пока работник является налоговым резидентом РФ, подоходный налог он уплачивает самостоятельно.

Как только он становится нерезидентом, то есть будет проживать за рубежом 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд (ст. 207 НК РФ), он уже не будет платить НДФЛ с зарплаты в российской компании.

И это одна из причин, почему ФНС с особым вниманием относится к договорам на дистанционную работу из другой страны.

Здесь стоит отметить, что смена резидентства не происходит автоматически. Для этого работник должен:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием страны проживания;
• подать заявление о статусе налогового нерезидента, приложив к нему копию загранпаспорта с читаемыми отметками о пересечении границы.
• Точно также не будет автоматической смены резидентства при возвращении работника в Россию. Работник опять же должен уведомить работодателя.

Минфин России анонсировал поправки в НК РФ (разъяснения от 27.07.2022). Он предлагает считать дистанционную работу из-за границы на российскую компанию доходом от источника в РФ. В этом случае компания будет начислять и удерживать НДФЛ с резидентов по ставке 13-15 %, с нерезидентов — 30 %. Но в октябре 2022 года поправки еще не приняты.

Большинство обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий на рабочих местах (ст. 214 ТК РФ) на дистанционную работу не распространяется, кроме трех пунктов:

• страхование удаленного сотрудника от «травматизма» (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ);
• расследование несчастных случаев, микротравм и профессиональных заболеваний;
• выполнение предписаний Роструда и других уполномоченных надзорных органов, рассмотрение представлений профсоюза.

Также работодателю придется проводить работнику инструктажи по безопасному использованию оборудования, если он предоставил его вместо компенсации (ст. 312.7 ТК РФ).

И вот здесь кроется одна из причин, по которой Минтруд отрицательно относится к дистанционным договорам с жителями другой страны. Он считает, что работодатель не сможет выполнять требования охраны труда. Например, провести расследование несчастного случая в другом государстве. Исключение — территория ЕАЭС: Казахстан, Беларусь, Армения, Киргизия.

Несчастные случаи с работником на территории стран — участниц ЕАЭС расследуются в соответствии с Соглашением от 31 мая 2013 года (Федеральный закон от 04.11.2014 № 321-ФЗ).

Дистанционный работник подлежит обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Федеральный закон от 16.07.99 № 165-ФЗ). Но для получения выплат по больничному или декрету иностранные медицинские документы придется заменить на российский листок нетрудоспособности, оформленный по требованиям Приказа Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н.

• Больничный от зарубежной клиники нужно будет легализовать, перевести на русский язык с нотариальным заверением перевода и представить на рассмотрение врачебной комиссии российской лицензированной медорганизации. 
• Смотрите разъяснения ФСС о замене иностранного листка нетрудоспособности.
• Дистанционного работника нужно предупредить, что от него потребуется при заболевании или травме для получения выплат.

При переводе на дистанционную работу сотрудник не увольняется. Если он переехал в другую страну, то снять его с воинского учета можно только после получения им статуса «постоянно проживающего за пределами РФ» (ст. 8 Федерального закона 28.03.98 № 53-ФЗ).

Статус «постоянно проживающего за пределами РФ» означает, что гражданин снялся с регистрационного учета в России и получил в иностранном государстве разрешение на постоянное проживание, например, вид на жительство.

Если у работника изменилось только место пребывания, то об этом нужно сообщить в военкомат, где работник стоял на учете. Порядок определен в приложении 13 к Методическим рекомендациям по воинскому учету от 11.07.2017:

1. Заполнить и передать работнику любым доступным способом листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете. Предполагается, что сотрудник должен сам отнести его в военкомат.
2. Внести изменения в личную карточку по форме № 10 (п. 29 МР).
3. В течение двух недель направить в военкомат сведения об изменениях. Форма приведена в приложении 13 к МР. Если листок сообщения вручить работнику не удалось, то в сведениях указывают причину.

Воинский учет на «дистанционщика» ведется так же, как на любого штатного сотрудника. Единственный нюанс: работодатель не сможет вручать под личную подпись повестки в военкомат. При получении на адрес организации нужно отправить их обратно с сопроводительным письмом. В письме в военкомат указать, что повестку вручить лично работнику невозможно из-за дистанционного характера работы.