Работнику

Обязан ли работодатель возместить работнику расходы, связанные с командировкой?

27 Марта 2023

Уезжая по служебному заданию в другой город, работник получает компенсацию за то, что вынужден находиться далеко от дома — так называемые суточные. В коммерческих организациях они могут быть любого размера — устанавливаются коллективным договором или иным положением о командировках.

Для тех же, кто получает деньги из госбюджета, уже много лет эта выплата составляет 100 рублей. Курултай Башкортостана предлагает по всей России повысить эту сумму — соответствующий законопроект внесен в Госдуму.

«Парламентская газета» выясняла, какие еще выплаты положены командированным сотрудникам и что необходимо сделать, чтобы компенсировать все расходы.

Не любая поездка по работе — командировка

Командировка вроде бы всем понятное явление. В Трудовом кодексе содержится его определение — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя. Но на практике возникает масса вопросов, неоднозначных моментов, от которых зависит размер выплат, их налогообложение и кадровое оформление.

Первый такой вопрос — всякие ли поездки или выполнение работы вне места нахождения работодателя являются командировками? Путаница возникает из-за статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, у которых разъездной характер работы, командировками не считаются.

Это могут быть страховые агенты, торговые и медицинские представители, наладчики оборудования, менеджеры по обслуживанию компьютерных программ и приложений, курьеры и даже директора. Нюанс в том, что при обычной служебной поездке платится оклад, а при командировках — средний заработок.

Последний может быть больше, особенно если в компании есть система премирования.

В июне прошлого года Минтруд выпустил письмо № 14-6/ООГ-4075, которое помогает сориентироваться. По мнению ведомства, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки служебными командировками не являются.

Если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.

То есть получается, если в трудовом договоре указано, что в обязанности работника постоянно входит разъездная работа, то выплат, связанных с командировками, ему не положено.

Юрист Олеся Шпилько объяснила «Парламентской газете», что под определение «разъездной характер работ» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации.

При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.

В этих случаях работник и работодатель договариваются о компенсациях за такой вид работы, как им угодно — тут закон допускает любой полет фантазии — компенсация за износ автомобиля, расходов на питание, повышенные коэффициенты, льготные нормы выработки и пр.

  • Локальное положение компании — основной документ
  • Если поездки все же оформляются как командировки, то работнику гарантируется:
  • сохранение рабочего места;

выплата среднего заработка в период командировки;

возмещение расходов, связанных с поездкой.

Первый пункт означает, что командированного нельзя уволить. Второй — что работник получит за время поездки не зарплату, а именно средний заработок. А вот чтобы понять, сколько должны выплатить в качестве компенсаций, нужно ознакомиться с положением о командировках — это локальный внутренний документ компании, закон размер этих выплат не регулирует.

Обычно компенсируют два вида расходов: командировочные и расходы, связные с проживанием вне дома, которые еще называют суточными.

К первым относятся, например, стоимость такси, если аэропорт расположен за пределами города или отсутствует четко налаженное транспортное сообщение, вылет или прилет происходит в ночное время.

Или, скажем, пришлось оплатить провоз сверхнормативного багажа, если это сделано в интересах организации, например, нужно взять с собой много документов, продукцию для демонстрации клиентам, инструмент для наладки оборудования и пр. Сюда же относят расходы на проживание в гостинице или аренду жилья.

Второй вид выплат — суточные, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. К ним относятся расходы, которые работник бы не понес, если бы работал дома. Например, расходы на прачечную.

Размер суточных

Размер суточных может быть любым и должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Из-за особенностей налогообложения в коммерческих организациях чаще всего суточные не превышают 700 рублей, если командировка по России, и 2,5 тысячи рублей — если за границей.

Просто все, что превышает эти суммы, облагается НДФЛ, если же укладываться в них, то налог платить не придется. У госслужащих и бюджетников размер суточных регламентирован законом и по общему правилу составляет 100 рублей.

Много раз в коридорах власти обсуждалась необходимость повысить этот размер. Недавно такая инициатива поступила от депутатов Башкирского Курултая, законопроект находится на рассмотрении в Госдуме. Предполагается установить выплату в размере 1/30 величины МРОТ — это в зависимости от региона будет около 500 рублей.

Однако председатель думского Комитета по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов не в восторге от этой идеи.

Депутат в беседе с «Парламентской газетой» сказал, что такое повышение не сыграет значительной роли для командированных, а нагрузка на бюджет возрастет.

По его мнению, есть другие более значимые проблемы, на решение которых можно потратить бюджетные средства, например, увеличить пособия по уходу за инвалидами.

Есть и особые случаи с особыми условиями компенсаций суточных. Речь идет о командировках в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области. Согласно Указу Президента РФ от 17.10.2022 № 752, в этих случаях суточные —  8 тысяч 480 рублей за каждый день командировки.

При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам иных организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях.

Юрист Виктория Игнатова рассказала, если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то суточные не выплачиваются.

Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха.

Все расходы нужно подтвердить

  1. Помимо расходов на проезд, наем жилого помещения, суточных, у работника могут возникнуть и иные расходы, например:
  2. на оплату услуг связи;
  3. получение заграничного паспорта;
  4. получение визы.

Такие расходы возмещаются работнику, только если работодатель давал на них разрешение.

Законом не установлено, в какой форме — письменной или устной — оно должно быть оформлено, а значит, работодатель решает этот вопрос по своему усмотрению. А от работника требуется лишь подтвердить эти все расходы, к авансовому отчету нужно прикрепить все чеки.

Довольно часто возникает вопрос: как оформить использование личного автомобиля в служебной командировке и компенсировать затраты?

Специалист по бухучету и финансовому управлению Юлия Мин рассказала нашему изданию, что для этого необходимо заключить дополнительное соглашение.

В нем нужно зафиксировать размер компенсации за использование, износ личного транспорта, условия выплаты такой компенсации, а также размер иных расходов, связанных с использованием автомобиля.

Также эксперт отметила, что по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Срок, в течение которого необходимо сдать отчет, определяет руководитель, как правило, это три рабочих дня. Работники часто интересуются, положены ли им дополнительные выплаты, если их командируют на предприятие с вредными условиями труда. ТК РФ дает отрицательный ответ на этот вопрос.

Работодатель не обязан производить доплату за работу во вредных условиях труда командированным работникам. Вместе с тем в силу ст. 41 ТК РФ в коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя для таких случаев можно предусмотреть другие поощрения и льготы.

Из командировки — на больничный

  • Человек не робот, поэтому может и заболеть в командировке. В этом случае полагаются следующие выплаты:
  • пособие на случай временной нетрудоспособности за все дни болезни;
  • суточные за все время, включая дни временной нетрудоспособности, пока работник не выздоровеет и не сможет приступить к выполнению своего служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства;

расходы по найму жилого помещения, включая такие расходы, приходящиеся на дни болезни работника. Исключение — дни болезни, в которые работник находился в стационаре. За них расходы по найму жилья не возмещаются. Если работник не освободит это помещение на то время, пока он будет находиться в стационаре, ему придется оплачивать его за счет собственных средств;

средний заработок, который сохраняется за работником в командировке, кроме тех дней, которые приходятся на период болезни.

Читайте также:  Может ли работодатель установить более низкую зарплату на период испытательного срока?

На особом счету

  1. Некоторых работников направлять в командировку можно только с их письменного согласия, и только если у них нет медицинских противопоказаний для служебной поездки.

    К таким категориям работников относятся:

  2. инвалиды;
  3. женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  4. матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга детей в возрасте до 14 лет;
  5. работники, имеющие детей-инвалидов;
  6.  работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
  7. родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, либо проходит военную службу по контракту, либо призван по мобилизации, либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ;
  8. работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
  9. Все они могут отказаться от поездки.

Обязан ли работодатель возместить работнику расходы, связанные с командировкой? Обязан ли работодатель возместить работнику расходы, связанные с командировкой?

Источник: Парламентская газета

Затраты на командировочные расходы в 2023 году

Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.

Обязан ли работодатель возместить работнику расходы, связанные с командировкой?

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

https://www.youtube.com/watch?v=n9Yqe5ttSN8\u0026pp=ygWUAdCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQstC-0LfQvNC10YHRgtC40YLRjCDRgNCw0LHQvtGC0L3QuNC60YMg0YDQsNGB0YXQvtC00YssINGB0LLRj9C30LDQvdC90YvQtSDRgSDQutC-0LzQsNC90LTQuNGA0L7QstC60L7QuT8%3D

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании.

И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы.

Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Социальное партнерство » Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Содержание

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций.

Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона.

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания.

Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях.

Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

  • на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
  • На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
  • На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме.

Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами.

После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

  • расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
  • Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
  • Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить
расходы сотрудника на проезд к месту командировки
(ст. 168). В п. 11 другого
нормативного документа —
Положения о служебных командировках — указывается,
что возмещаются и другие расходы, которые работник производит
с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список
транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы
и у командированных, и у бухгалтеров,
и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Оплата дороги до места командировки — забота компании.
Возникает вопрос: считается ли проезд в командировку
с момента посадки на поезд или в самолет или раньше?
Должна ли компания оплатить сотруднику дорогу
до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению
о служебных командировках, то в п. 12 уточняется, что
в расходы на проезд к месту командировки входит
дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они
находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может
добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.
Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или
арендованном авто (каршеринг).
Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при
условии, что эти траты экономически обоснованны и имеют
документальное подтверждение. Разъяснение можно найти в письмах
Министерства финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг в командировке: как пользоваться и
отчитаться 

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику
необходимо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка
строгой отчётности.
Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.
Отправленный на имейл чек также подтвердит
траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию
с отчётом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день
от гостиницы ему нужно добираться до места проведения
работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок
и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте
разберёмся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках
напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки
на городском транспорте во время командировки. Однако
организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем
документе — регламенте о командировках или
коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России.

Если говорить про такси во время командировки, то,
например, поездку от аэропорта к отелю и обратно
можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти
расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими
документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения
служебного поручения, то любая организация предпочтёт, чтобы
сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил
на общественном транспорте. Другой вопрос, если
в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет
остановок. Этот вопрос решается на усмотрение
работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может
разрешить сотрудникам с определённым статусом использовать
такси, заранее прописав это локальном нормативном акте —
регламенте о командировках.

Постельное бельё и питание в поезде

В соответствии с п. 12 Положения о служебных командировках,
постельные принадлежности включены в список возмещаемых
расходов по командировке. А вот дополнительное питание
в поезде, которое не входит в стоимость
билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены
суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане
прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолёта

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле
аварийного выхода. За выбор места в салоне многие
авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту
прихоть работодатель?

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ,
в расходы на командировку включаются стоимость дороги
в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,
включая плату за смену места в самолете. Выбрать
и оплатить конкретное сиденье в салоне можно
на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо
сдать вместе с авансовым отчётом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании
в выборе транспорта для проезда к месту командировки.
Работник может отправиться в командировку на служебном
или личном автомобиле. 

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина
и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять
чеки на топливо с автозаправок, а также чеки
на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы
на содержание служебного транспорта — если ссылаться
на подпункт 11 первого пункта ст. 264 Налогового кодекса РФ,
а также Постановление ФАС Северо-Западного округа
от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ
от 27.04.2006 г. №03-03-04/1/404.

Если использовался
личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров
с налоговиками, считать траты на стоянку лучше
по нормам, указанным в Постановлении
№92 от 08.02.2002 года.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Ещё можно почитать
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка во время пандемии
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Какие
    документы нужны для командировки

Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2023 годах

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Когда сотрудник в командировке или в разъездах: выплаты и налоги — Юникон

28 апреля 2023

У некоторых работодателей возникает искушение сэкономить на налогах и взносах, оформляя часть зарплаты в виде выплат, не подлежащих налогообложению. Какими рисками чреват такой подход, знают Евгений Кивенко и Елена Ситникова (Юникон)

Случается, что у работодателя возникает потребность направить работника выполнять трудовые обязанности вне места постоянной работы, а то и места проживания: к клиенту в другой город, в суд, на стройплощадку и т.п.

Существуют и профессии, у представителей которых вся работа проходит в пути (водители-дальнобойщики, курьеры и др.).

Как в первом, так и во втором случае, ряд выплат таким работникам не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами — с учётом установленных НК РФ особенностей.

https://www.youtube.com/watch?v=n9Yqe5ttSN8\u0026t=64s

Как следствие, у некоторых работодателей возникает искушение сэкономить на налогах и взносах, оформляя часть зарплаты в виде выплат, не подлежащих / частично не подлежащих налогообложению (суточные, полевое довольствие и пр.). Давайте попробуем разобраться, какими рисками чреват такой подход.

Командировка

Самый простой случай — командировка, т.е. поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Важно: командировка не может быть бесконечной. Ее срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Хотя законодательно срок командировки не ограничен и сотрудник может быть командирован в другой город хоть на день, хоть на полгода, командировка не может быть приравнена к переезду на работу в другую местность. Ведь переезд, как правило, связан с переводом работника в другое структурное подразделение работодателя, расположенное в этой местности.

Там работник занимает новую должность в соответствии со штатным расписанием, при этом в его трудовой договор вносятся соответствующие изменения и т.д., чего не бывает в случае командировки.

К тому же при переезде заработная плата, как правило, выплачивается работнику уже на новом месте, и положены ему не суточные, а совсем иные выплаты — расходы по переезду, подъёмные и др. (ст. 169 ТК РФ).

Представляется, что слишком долгие командировки одного и того же работника в одну и ту же местность могут вызвать у проверяющих органов подозрения: не скрывают ли работодатели таким образом его переезд, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах при выплате суточных?

В обычной ситуации и сам работодатель, как правило, не заинтересован в слишком длительных поездках сотрудников — ведь командированному, помимо зарплаты, приходится компенсировать ещё и расходы, связанные с командировкой (ст. 168 ТК РФ):

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

При этом компенсировать расходы на гостиницу (квартиру) и выплачивать суточные нужно будет постоянно.

Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческих организаций, законодательно не установлен и отдан на откуп сторонам трудового договора (как правило, устанавливается в локальных актах конкретной организации). То есть, помимо зарплаты, работодатель всё время должен выплачивать работнику дополнительные суммы.

Сэкономить на НДФЛ и страховых взносах при оплате командированному гостиницы и проезда (например, выплатив больше, чем было потрачено) невозможно — ни первым, ни вторым не облагаются только суммы, указанные в соответствующих подтверждающих документах. 

Кроме того, НДФЛ и страховыми взносами, по общему правилу, не облагаются суточные в пределах установленных норм: 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации, 2500 руб.

— за каждый день нахождения в командировке за границей (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Если же локальным актом работодателя предусмотрена выплата суточных в размере, превышающем указанные нормативы, то суммы превышения указанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Возмещение командировочных расходов

Командировка — это служебное поручение, связанное с поездкой в другой город или страну. Поскольку работник оправляется туда не по своему желанию, а по приказу работодателя, то у организации, в которой он трудится, есть обязательство возместить его траты.

Средства, потраченные работником для выполнения служебного задания, называются командировочными расходами.

Давно известен тот факт, что работодатели любят экономить на своих сотрудниках. Довольно часто такая экономия является прямым нарушением трудового законодательства.

Если у вас есть подозрения, что ваша компания поступает с вами несправедливо, вам стоит обратиться к юристу. А о том, какие расходы вам должны возместить после возвращения из командировки, мы расскажем далее.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 648 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Что входит в состав командировочных расходов?

Состав командировочных расходов четко не определен законодателем. В статье 162 Трудового Кодекс РФ перечислены только основные:

  • проезд до места командировки и обратно — если работник едет на своем личном автомобиле, то необходимо компенсировать ему ГСМ;
  • компенсация средств, потраченных на загранпаспорт и визу;
  • медстраховка при поездке за границу;
  • оплата проживания (в гостинице или арендованной квартире);
  • компенсация затрат на служебные телефонные разговоры (в том числе на междугородние и международные);
  • суточные.

Кроме этого, необходимо компенсировать и другие расходы — например, связанные с арендой помещения для проведения презентации, с покупкой подарков партнерам, с передвижением по городу и т. д.

Отметим, что полагается возмещение только тех трат, которые не были оплачены организацией заранее. Например, компания предварительно оплачивает билеты и номера в гостинице для сотрудников.

В других случаях компания выдает командированным наличные или перечисляет определенную сумму на карту. По расходу этих денег работникам предстоит отчитаться.

Если работник решил сэкономить — например, поселиться у своего знакомого, то часть командировочных расходов ему просто не зачтут.

Если купил сувениры, сходил в ночной клуб или даже пообедал на сумму, большую, чем заранее рассчитано, то эти расходы также возмещению не подлежат.

Кстати, часто возникают претензии, что размер суточных не покрывает расходы работника на питание и передвижение по городу до места работы. К сожалению, здесь закон на стороне работодателя: размер возмещения расходов определяет организация.

По закону, минимальный размер суточных по России — 100 рублей, а максимальная сумма, которая не облагается НДФЛ — 700 рублей. Именно поэтому компании определяют расходы на суточные в этих пределах.

Основанием для бухгалтерской проводки данных затрат является командировочное удостоверение.

Возмещение непредвиденных расходов

Как правило, все расходы, которые предполагается совершить работником, заранее подсчитаны. Но в некоторых случаях возникает необходимость в непредвиденных тратах.

Закон выделяет два основных обстоятельства, которые приводят к дополнительному расходованию средств: невозможность покинуть место командировки из-за погодных условий или болезни работника.

Если выехать или вылететь домой командированному помешала разгулявшаяся стихия, то ему полагается возмещение расходов, связанных:

  • с обменом билета на другую дату;
  • с продлением найма жилого помещения;
  • с суточными за новый период.

В случае болезни сотрудника компенсации подлежат те же дополнительные командировочные расходы, что указаны выше. Кроме этого, сотруднику начисляется оплата больничного.

Для возмещения дополнительных трат, которые были произведены в командировке, работник должен направить служебную записку с их обоснованием на имя директора.

Если новый билет на поезд или самолет пришлось покупать в связи с тем, что сотрудник опоздал, возмещению такие дополнительные командировочные затраты не подлежат.

Даже если опоздание случилось по вине принимающей стороны, то доказать работодателю, что следует оплатить продление командировки, будет проблематично. Именно поэтому командированному работнику следует соблюдать условия и сроки своей служебной поездки.

Источники:

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой